“แบบสอบถามพนักงานลาออก” ประเภทคำถามสำคัญที่ควรมี และแนวทางการนำข้อมูลจากแบบสอบถามไปปรับปรุงองค์กรสำหรับ HR เพื่อการบริหารบุคคลอย่างยั่งยืน

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ความสำคัญของการทำแบบสอบถามลาออก

แบบสอบถามลาออก คือ เครื่องมือที่องค์กรใช้สอบถามพนักงานที่กำลังจะลาออก เพื่อค้นหาสาเหตุที่แท้จริงในการตัดสินใจลาออกของพนักงาน การทำแบบสอบถามสำหรับพนักงานลาออกเป็นกระบวนการที่สำคัญในการรับฟังเสียงสะท้อนจากพนักงานที่กำลังจะออกจากองค์กร ข้อมูลที่ได้จากแบบสอบถามนี้สามารถช่วยให้องค์กรเข้าใจสาเหตุที่แท้จริงของการลาออก ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร การบริหารจัดการ ความไม่พอใจในสวัสดิการ หรือความท้าทายในการทำงานที่พนักงานพบเจอ การรู้ถึงปัญหาเหล่านี้สามารถช่วยให้องค์กรปรับปรุงแนวทางการทำงาน การสื่อสาร และการดูแลพนักงานให้ดียิ่งขึ้น

ประเภทคำถามที่ควรมีในแบบสอบถามลาออก

การออกแบบแบบสอบถามลาออกที่ดีควรครอบคลุมประเภทคำถามสำคัญ เพื่อเก็บข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการวิเคราะห์และปรับปรุงการบริหารจัดการ ลดอัตราการลาออก และเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานในระยะยาว ดังนี้

1. คำถามเกี่ยวกับเหตุผลหลักในการลาออก

คำถามเกี่ยวกับเหตุผลหลักในการลาออกมีความสำคัญอย่างมากในการเข้าใจปัจจัยที่ทำให้พนักงานตัดสินใจลาออก ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นหลายหมวด เช่น สภาพแวดล้อมการทำงาน การจัดการของผู้บังคับบัญชา ความท้าทายในการทำงาน หรือปัจจัยส่วนตัว ตัวอย่างเช่น

• อะไรคือเหตุผลหลักที่ทำให้คุณตัดสินใจลาออก

• มีปัจจัยใดในองค์กรที่ทำให้คุณรู้สึกไม่พึงพอใจจนตัดสินใจลาออก

2. คำถามเกี่ยวกับความพึงพอใจในการทำงาน

ความพึงพอใจในการทำงานเป็นตัวชี้วัดที่สำคัญว่าพนักงานมีความสุขและมีความทุ่มเทในการทำงานมากน้อยเพียงใด คำถามในประเภทนี้จะช่วยให้องค์กรเข้าใจว่าพนักงานมีปัญหาหรือความไม่พึงพอใจในด้านใด ตัวอย่างเช่น

• คุณพึงพอใจในงานที่ทำอยู่หรือไม่

• มีส่วนใดของงานที่ทำให้คุณรู้สึกว่ายังไม่พอใจ

• คุณคิดว่าการทำงานของคุณได้รับการสนับสนุนจากองค์กรเพียงพอหรือไม่

3. คำถามเกี่ยวกับความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชา

ความสัมพันธ์ภายในทีมงานและกับผู้บังคับบัญชามีบทบาทสำคัญต่อการทำงานร่วมกันและการสร้างบรรยากาศที่ดี คำถามในหมวดนี้สามารถสะท้อนความสุขของพนักงานในที่ทำงาน และช่วยให้เห็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น

• คุณพึงพอใจในความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานมากน้อยเพียงใด

• คุณรู้สึกว่าผู้บังคับบัญชาของคุณให้การสนับสนุนในการทำงานหรือไม่

• คุณมีปัญหาใดในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้บังคับบัญชาบ้าง

4. คำถามเกี่ยวกับสวัสดิการและผลตอบแทน

สวัสดิการและผลตอบแทนเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อการตัดสินใจของพนักงานว่าจะอยู่หรือออกจากองค์กร คำถามในหมวดนี้จะช่วยให้องค์กรประเมินว่าพนักงานพึงพอใจในระดับไหนกับค่าตอบแทนและสวัสดิการที่ได้รับ ตัวอย่างเช่น

• คุณพอใจกับสวัสดิการและผลตอบแทนที่องค์กรจัดให้หรือไม่

• คุณรู้สึกว่าค่าตอบแทนของคุณสอดคล้องกับความสามารถและหน้าที่ความรับผิดชอบหรือไม่

• คุณมีข้อเสนอแนะในการปรับปรุงสวัสดิการหรือผลตอบแทนขององค์กรอย่างไร

5. ข้อเสนอแนะในการปรับปรุงองค์กร

การขอข้อเสนอแนะจากพนักงานที่ลาออกเป็นการเปิดโอกาสให้พวกเขาได้แสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรสามารถปรับปรุงได้ คำถามเหล่านี้ช่วยให้องค์กรสามารถนำข้อมูลไปพัฒนาการทำงานหรือวัฒนธรรมองค์กร ตัวอย่างเช่น

• คุณมีข้อเสนอแนะใดที่องค์กรควรปรับปรุงเพื่อให้การทำงานราบรื่นขึ้น

• คุณคิดว่าองค์กรสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อรักษาพนักงานไว้ในอนาคต

• ถ้าคุณสามารถเปลี่ยนแปลงอะไรบางอย่างในองค์กรได้ คุณอยากเปลี่ยนอะไร

แนวทางการนำข้อมูลจากแบบสอบถามลาออกไปปรับปรุงองค์กร

เมื่อได้ข้อมูลสำคัญอันเป็นฟีดแบ็กจากพนักงานที่ลาออกแล้ว หน้าที่ต่อไปของ HR คือการนำข้อมูลจากแบบสอบถามไปพัฒนาและปรับปรุงการบริหารทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อความมั่นคงในระยะยาว โดยสามารถทำได้ดังขั้นตอนต่อไปนี้

1. การพัฒนานโยบายด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล

• วิเคราะห์สาเหตุหลักของการลาออก ข้อมูลจากแบบสอบถามสามารถชี้ให้เห็นถึงปัญหาหลักที่พนักงานเผชิญ เช่น การขาดโอกาสในหน้าที่การงานหรือความไม่สมดุลในงานหรือชีวิตส่วนตัว

• ปรับนโยบายให้สอดคล้องกับความต้องการของพนักงาน หากพบว่ามีการลาออกเนื่องจากปัญหาด้านการบริหารจัดการ เช่น ความไม่ยุติธรรมในกระบวนการพิจารณาเลื่อนตำแหน่งหรือการประเมินผลการปฏิบัติงาน ควรมีการปรับปรุงระบบการประเมินให้โปร่งใสและชัดเจนขึ้น

• การพัฒนาแผนฝึกอบรมและพัฒนาทักษะ หากข้อมูลจากพนักงานแสดงให้เห็นถึงความต้องการในการพัฒนาทักษะเฉพาะหรือความไม่พอใจในเรื่องการฝึกอบรม ควรปรับแผนพัฒนาทักษะที่ตอบโจทย์การทำงานและอนาคตของพนักงาน

2. การปรับปรุงสวัสดิการ สภาพแวดล้อมการทำงาน และโอกาสในการเติบโต

• ปรับปรุงสวัสดิการที่เหมาะสม จากข้อมูลแบบสอบถาม องค์กรสามารถพิจารณาว่าสวัสดิการที่พนักงานได้รับเพียงพอหรือไม่ เช่น สิทธิประโยชน์ด้านสุขภาพ การลาพักร้อน การลาป่วย หากพบว่าสวัสดิการปัจจุบันเป็นสาเหตุของการลาออก ควรมีการปรับปรุงให้เหมาะสมกับความต้องการและสอดคล้องกับมาตรฐานตลาดแรงงาน

• พัฒนาโอกาสในการเติบโต ข้อมูลอาจแสดงให้เห็นถึงปัญหาที่พนักงานรู้สึกว่าไม่มีโอกาสเติบโตในองค์กร ควรปรับปรุงเส้นทางการเติบโตที่ชัดเจน สร้างโปรแกรมพัฒนาผู้บริหารรุ่นใหม่ หรือการให้โอกาสในการรับผิดชอบงานที่ท้าทายมากขึ้น

• พัฒนาสภาพแวดล้อมการทำงาน จากการสอบถามพนักงานที่ลาออก หากพบว่ามีปัญหาด้านสภาพแวดล้อมการทำงาน เช่น ความไม่ปลอดภัย ความเครียดสูง หรือการขาดพื้นที่สร้างสรรค์ องค์กรสามารถปรับปรุงพื้นที่ทำงานให้เหมาะสมกับลักษณะงานและความต้องการของพนักงาน

3. การสร้างวัฒนธรรมที่เน้นการรับฟังและพัฒนาความพึงพอใจของพนักงาน

• เสริมสร้างการสื่อสารที่เปิดกว้าง ข้อมูลจากแบบสอบถามอาจแสดงถึงความไม่พอใจในการสื่อสารในองค์กร องค์กรควรเน้นการสื่อสารแบบสองทาง เปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็นและนำความคิดเห็นเหล่านั้นไปใช้ในการตัดสินใจ

• สร้างระบบฟีดแบ็กที่มีประสิทธิภาพ องค์กรควรมีระบบการฟีดแบ็กที่ชัดเจนและทำงานได้จริง โดยไม่ใช่แค่เก็บข้อมูลจากพนักงาน แต่ต้องดำเนินการตามข้อเสนอแนะและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจริงจัง

• สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่เน้นความร่วมมือและการสนับสนุนซึ่งกันและกัน หากข้อมูลที่ได้จากการลาออกอาจชี้ให้เห็นถึงการขาดการสนับสนุนระหว่างทีม หรือปัญหาการทำงานร่วมกัน องค์กรควรส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานทุกคนรู้สึกถึงความร่วมมือและได้รับการสนับสนุน

สรุป แบบสอบถามลาออก ปรับปรุงองค์กรจากการรับฟังเสียงของพนักงาน

แบบสอบถามลาออก คือ เครื่องมือที่องค์กรใช้สอบถามถึงสาเหตุในการตัดสินใจลาออก เพื่อนำฟีดแบ็กที่ได้ไปปรับปรุงองค์กร การออกแบบแบบสอบถามที่ดีควรครอบคลุมประเภทคำถามสำคัญ ได้แก่ คำถามเกี่ยวกับเหตุผลหลักในการลาออก คำถามเกี่ยวกับความพึงพอใจในการทำงาน คำถามเกี่ยวกับความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชา คำถามเกี่ยวกับสวัสดิการและผลตอบแทน และข้อเสนอแนะในการปรับปรุงองค์กร ในส่วนของการนำข้อมูลจากแบบสอบถามไปปรับปรุงองค์กร สามารถทำได้โดยการพัฒนานโยบายด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล การปรับปรุงสวัสดิการ สภาพแวดล้อมการทำงาน และโอกาสในการเติบโต ตลอดจนการสร้างวัฒนธรรมที่เน้นการรับฟังและพัฒนาความพึงพอใจของพนักงาน