พา HR ทุกท่านมาส่องความต่างของการใช้ตารางคิดเงินเดือนพนักงานรูปแบบ Excel กับ การจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน ทั้ง 2 วิธีมีความแตกต่างกันอย่างไร บทความนี้มีคำตอบ
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
- รับทำเงินเดือน คำนวณเวลาคิดภาษี ประกันสังคมแบบครบวงจร
- ไม่มี HR Payroll ก็คิดเงินเดือนได้ด้วยบริการรับทำเงินเดือน
- เลือกใช้ Payroll Outsource กับ HumanSoft ต้องเตรียมอะไรบ้าง
- ส่องความต่างการคำนวณเวลาทำงานระหว่างโปรแกรมออนไลน์กับ Excel
ตารางคิดเงินเดือนพนักงาน และ บริการรับทำเงินเดือน
เมื่อพูดถึงการบริหารจัดการเงินเดือนของพนักงาน บริษัทมี 2 ทางเลือกหลัก คือ ใช้ตารางคิดเงินเดือนพนักงาน ในรูปแบบ Excel และ การจ้างบริการรับทำเงินเดือน ซึ่งแต่ละวิธีมีข้อแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับความต้องการของบริษัท ทั้ง 2 วิธีจะมีความแตกต่างกันอย่างไรบ้าง บทความนี้มีคำตอบค่ะ
ความต่างของการใช้ตารางคิดเงินเดือนพนักงานด้วย Excel กับ การจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน มีอะไรบ้าง
การใช้ ตารางคิดเงินเดือนพนักงานด้วย Excel และ การจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน มีข้อดีและข้อแตกต่างที่สำคัญ ดังนี้
1. ต้นทุน
- Excel: การใช้ Excel สำหรับการคิดเงินเดือนพนักงานจะมีค่าใช้จ่ายต่ำที่สุด เพราะคุณสามารถทำได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องเสียค่าบริการเพิ่ม อาจมีค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานหรือการซื้อซอฟต์แวร์เพิ่มเติม (ถ้าจำเป็น) แต่โดยรวมแล้วจะเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว
- บริษัทรับทำเงินเดือน: มีค่าใช้จ่ายสูงกว่าเนื่องจากบริษัทต้องจ่ายค่าบริการรายเดือนให้กับบริษัทรับทำเงินเดือน โดยจะขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานและบริการที่ได้รับ
2. ความสะดวกและประหยัดเวลา
- Excel: ต้องใช้เวลาในการตั้งค่าและดูแลระบบเอง รวมถึงการคำนวณที่อาจต้องอัปเดตด้วยมือในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง (เช่น การเพิ่ม/ลดพนักงาน หรือการเปลี่ยนแปลงกฎหมาย)
- บริษัทรับทำเงินเดือน: บริการนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนทั้งหมด ตั้งแต่การคำนวณ การหักภาษี ไปจนถึงการจัดการการชำระเงินและส่งรายงานที่จำเป็น
3. ความแม่นยำ
- Excel: ความแม่นยำขึ้นอยู่กับทักษะของผู้ใช้งาน หาก HR ตั้งค่าตารางคำนวณได้ถูกต้อง ก็จะไม่เกิดปัญหาแต่หากมีการตั้งค่าผิดพลาด อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณที่ต้องเสียเวลาในการแก้ไข
- บริษัทรับทำเงินเดือน: มีความเชี่ยวชาญในการคำนวณเงินเดือนและเข้าใจรายละเอียดของกฎหมายภาษีและสวัสดิการ ซึ่งจะลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาด โดยเฉพาะในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงกฎหมายแรงงานหรือข้อบังคับต่าง ๆ
4. การจัดการข้อมูล
- Excel: ต้องใช้ความระมัดระวังในการจัดการข้อมูลและการปกป้องข้อมูลของพนักงาน เช่น ข้อมูลเงินเดือน, ประวัติการทำงาน และรายละเอียดส่วนตัว ซึ่งอาจต้องมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือระบบสำรองข้อมูล
- บริษัทรับทำเงินเดือน: มีระบบการจัดการข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง พร้อมทั้งการสำรองข้อมูลที่สามารถลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหายได้
5. การจัดการภาษีและสวัสดิการ
- Excel: HR ต้องมีความรู้ในเรื่องของภาษีและสวัสดิการต่าง ๆ เพื่อตั้งค่าให้ถูกต้อง ซึ่งอาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยากหากต้องคอยอัปเดตข้อมูลอยู่เสมอ
- บริษัทรับทำเงินเดือน: จะดูแลเรื่องนี้ให้ทั้งหมด โดยจะคำนวณภาษี, สวัสดิการ, ประกันสังคม และอื่น ๆ ตามที่กฎหมายกำหนด
6. การรายงานและการตรวจสอบ
- Excel: การสร้างรายงานที่ต้องการอาจจะต้องใช้เวลาคำนวณและออกแบบฟอร์มด้วยตัวเอง
- บริษัทรับทำเงินเดือน: จะมีระบบรายงานที่พร้อมใช้งาน และสามารถออกใบรายงานต่าง ๆ ได้ทันที เช่น รายงานภาษีหรือรายงานการจ่ายเงินเดือน
7. การอัปเดตและความปลอดภัย
- Excel: เมื่อต้องมีการเปลี่ยนแปลงกฎหมายเกี่ยวกับภาษีประกัน สังคม หรือเงินเดือน HR จะต้องอัปเดตข้อมูลและสูตรคำนวณด้วยตัวเอง ซึ่งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้หากไม่มีความเชี่ยวชาญ
- บริษัทรับทำเงินเดือน: บริษัทมักมีระบบที่สามารถอัปเดตกฎหมายล่าสุดได้อัตโนมัติ แต่การควบคุมและตรวจสอบอาจเป็นเรื่องยากหากองค์กรไม่มีระบบติดตามที่ดี หรือหากไม่คุ้นเคยกับการทำงานของบริษัทรับจ้าง
สรุป ใช้ตารางคิดเงินเดือนพนักงาน Excel VS จ้างบริษัทรับทำเงินเดือน
โดยสรุปแล้ว ตารางคิดเงินเดือน Excel และบริการรับทำเงินเดือน ล้วนมีข้อดีที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับ ขนาดองค์กร งบประมาณ และความซับซ้อนของระบบเงินเดือน ที่ต้องการจัดการ
หากธุรกิจของคุณให้ความสำคัญกับ ความสะดวก แม่นยำ และต้องการลดภาระงานของ HR บริการรับทำเงินเดือน จาก HumanSoft คือทางเลือกที่ช่วยให้การบริหารจัดการเงินเดือนเป็นไปอย่าง ราบรื่น แม่นยำ และเป็นระบบมากยิ่งขึ้น