“ปฐมนิเทศพนักงานใหม่” กระบวนการที่ใช้แนะแนวพนักงานที่เข้ามาใหม่ให้รู้จักกับองค์กรมากขึ้น โดย HR ต้องเตรียมข้อมูลอะไร รูปแบบการปฐมนิเทศควรเป็นแบบไหน มาดูในบทความนี้เลย

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:

ปฐมนิเทศพนักงานใหม่

ปฐมนิเทศพนักงานใหม่ หรือ Orientation เปรียบเสมือนประตูต้อนรับสมาชิกใหม่เข้ามายังองค์กร ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการสร้างความประทับใจแรกพบให้แก่พนักงานใหม่ และยังเป็นการเตรียมความพร้อมทั้งด้านความรู้ ความเข้าใจ และจิตใจ เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้อย่างราบรื่น และมีความสุขกับการทำงาน

HR ในฐานะผู้ดูแลพนักงานจึงมีบทบาทสำคัญในการเตรียมข้อมูล จัดรูปแบบ และดำเนินการ “ปฐมนิเทศพนักงาน” ให้บรรลุตามเป้าหมาย

วัตถุประสงค์ของการปฐมนิเทศพนักงาน

อย่างที่ทราบกันดีว่าการปฐมนิเทศพนักงาน เป็นการชี้แจงหรือแนะแนวเบื้องต้นให้แก่พนักงานที่เข้ามาใหม่ได้ทำความรู้จักกับองค์กรเพิ่มมากขึ้น โดยการปฐมนิเทศพนักงานมีวัตถุประสงค์หลัก ดังนี้

เพื่อเตรียมความพร้อมให้แก่พนักงาน
เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถเริ่มงานใหม่ในองค์กรได้อย่างถูกต้อง
เพื่อให้พนักงานทำความรู้จักกับองค์กรเพิ่มมากขึ้น
เพื่อช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับองค์กรได้เร็วยิ่งขึ้น
เพื่อลดอัตราการเกิด Turnover Rate

ปฐมนิเทศพนักงาน HR ต้องเตรียมอะไรบ้าง

HR ในฐานะผู้รับผิดชอบหลักในการจัด “ปฐมนิเทศพนักงานใหม่” ซึ่งมีหน้าที่ต้องเตรียมความพร้อมทั้งด้านข้อมูล สถานที่ สื่อการสอน ระยะเวลา และวิทยากรในการปฐมนิเทศพนักงาน โดยมีรายละเอียดดังนี้

1. ข้อมูลในการปฐมนิเทศพนักงาน

สิ่งสำคัญของการปฐมนิเทศพนักงานใหม่คือการเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร เงื่อนไขการทำงาน สวัสดิการ ความรู้หรือสิ่งที่องค์กรต้องการเน้นย้ำ และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น

ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับองค์กร: ประวัติความเป็นมา วิสัยทัศน์ โครงสร้างองค์กร แผนกต่าง ๆ เป็นต้น
ข้อมูลเกี่ยวกับกฎระเบียบองค์กร: การแต่งกาย การลางาน และเวลาเข้า-ออกงาน เป็นต้น
ข้อมูลเกี่ยวกับการทำงาน: Job description ของตำแหน่งงาน ขั้นตอนการทำงาน การประเมินพนักงาน เป็นต้น
สวัสดิการ: แจ้งเกี่ยวกับสวัสดิการของบริษัท เช่น ประกันสังคม ประกันสุขภาพ โบนัส และสิทธิการลา เป็นต้น

Tips! อ่านบทความเพิ่มเติม >> ปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ต้องบอกอะไรบ้าง?

2. สถานที่ที่ใช้ปฐมนิเทศพนักงาน

สถานที่ในการจัดปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ควรเป็นสถานที่ที่มีความเหมาะสม สะดวก และรองรับต่อจำนวนพนักงานใหม่ ๆ ได้ นอกจากนี้ควรมีอุปกรณ์ที่ครบครัน เช่น เครื่องฉาย เครื่องเสียง ไวท์บอร์ด เป็นต้น ทั้งนั้น HR อาจใช้ห้องประชุมเป็นสถานที่ในการจัดปฐมนิเทศพนักงานได้

3. สื่อที่ใช้ประกอบการปฐมนิเทศ

กรณีที่มีสื่อที่ใช้ในการประกอบการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เช่น สไลด์แนะนำองค์กร วิดีโอ เอกสารประกอบ เป็นต้น HR ควรเตรียมมาอย่างครบถ้วน และควรตรวจเช็กสื่อก่อนเริ่มทำการบรรยายเพื่อตรวจสอบว่าสามารถใช้งานได้อย่างสมบูรณ์หรือไม่

4. ระยะเวลาในการปฐมนิเทศพนักงาน

ในเรื่องของระยะเวลาในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ โดยทั่วไปแล้ว มักใช้เวลาในการปฐมนิเทศประมาณ 3 ชั่วโมง หรือ 1 วันเต็ม หรือในบางบริษัทอาจใช้เวลาในการปฐมนิเทศพนักงานประมาณ 1 สัปดาห์ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน หรือนโยบายบริษัทนั้น ๆ เพื่อให้พนักงานได้มีการปรับตัวให้เข้ากับองค์กรได้ดียิ่งขึ้น

คำแนะนำ กรณีที่ใช้ระยะเวลาการปฐมนิเทศพนักงานที่ค่อนข้างยาวนาน อาจมีกิจกรรมเสริมที่หลากหลาย เพื่อให้พนักงานไม่รู้สึกถึงความเบื่อหน่าย

5. วิทยากรในการปฐมนิเทศพนักงาน

HR จะต้องจัดเตรียมวิทยากรให้พร้อมต่อการปฐมนิเทศพนักงาน หรือหากกรณีที่ตัวของ HR เองเป็นวิทยากรในการปฐมนิเทศพนักงานในครั้งนี้ ก็ควรที่จะเตรียมตัวให้พร้อมในทุก ๆ ด้านก่อนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่เพื่อแสดงความเป็นมืออาชีพ และสร้างความประทับใจตั้งแต่ครั้งแรกที่พบกัน

รูปแบบการปฐมนิเทศพนักงาน

รูปแบบของการปฐมนิเทศพนักงานใหม่เรียกได้ว่ามีรูปแบบที่หลากหลาย และไม่ตายตัว ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ ขององค์กร หรือเทคนิคของ HR ท่านนั้นว่าจะรังสรรค์รูปแบบการปฐมนิเทศพนักงานออกมาแบบไหน นอกจากนี้รูปแบบของการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ที่ดี ควรมีความน่าสนใจ สื่อสารเข้าใจง่าย และที่สำคัญ HR เปิดโอกาสให้พนักงานใหม่ได้มีส่วนร่วมในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

รูปแบบการปฐมนิเทศพนักงานหลัก ๆ ที่ HR หลาย ๆ องค์กรนิยมใช้สามารถแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบด้วยกัน ได้แก่ 1. รูปแบบการบรรยายประกอบ Presentation 2. รูปแบบการอบรมแบบ Workshop และ 3. รูปแบบ E-Learning โดยแต่ละรูปแบบมีรายละเอียดดังนี้

1. รูปแบบการบรรยายประกอบ Presentation

เป็นลักษณะที่ใช้วิทยากรคนเดียวหรือหลายคน ในการนำเสนอเนื้อหาเกี่ยวกับองค์กร วัฒนธรรมองค์กร สวัสดิการ และกฎระเบียบขององค์กร เป็นต้น โดยรูปแบบปฐมนิเทศนี้ เป็นรูปแบบที่เตรียมเนื้อหาง่าย ใช้เวลาน้อย และอธิบายได้เห็นภาพมากขึ้น แต่ก็มีข้อเสียคือพนักงานอาจรู้สึกเบื่อหน่ายได้นั่นเอง

2. รูปแบบการอบรมแบบ Workshop

การปฐมนิเทศในรูปแบบการอบรมรวมในห้องประชุมค่อนข้างมีลักษณะใกล้เคียงกับรูปแบบของการบรรยายประกอบ Presentation แต่ต่างกันที่รูปแบบการอบรมรวมในห้องประชุม (Workshop) จะเน้นที่การปฏิบัติ และการทำกิจกรรมต่าง ๆ ข้อดีคือพนักงานได้มีโอกาสลงมือปฏิบัติจริง ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน แต่ข้อเสียคืออาจควบคุมได้ยาก และใช้เวลานาน

3. รูปแบบ E-Learning

หลาย ๆ องค์กรเริ่มหันมาใช้เทคโนโลยีในการทำงานมากขึ้น ดังนั้น การปฐมนิเทศพนักงานในรูปแบบ E-Learning จึงเป็นอีกหนึ่งวิธีที่องค์กรเลือกใช้ โดยพนักงานใหม่สามารถเรียนรู้ผ่านระบบ Onboarding ออนไลน์ของบริษัทได้ ซึ่งพนักงานสามารถเรียนรู้ได้ทุกที่ ทุกเวลา ตามความสะดวกของพนักงาน

นอกจากการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ 3 รูปแบบที่เราได้กล่าวไปข้างต้นแล้วนั้น ยังมีรูปแบบการปฐมนิเทศอื่น ๆ อีกมาก HR สามารถเลือกใช้รูปแบบการปฐมนิเทศได้ตามความเหมาะสมกับองค์กร ลักษณะงาน งบประมาณ และวัฒนธรรมขององค์กรได้

สรุปปฐมนิเทศพนักงานใหม่ HR ต้องเตรียมอะไรบ้าง

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่เป็นอีกหนึ่งกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่เข้ามาทำงานในองค์กร จะช่วยให้พนักงานสามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้เร็วยิ่งขึ้น ดังนั้น HR จึงควรให้ความสำคัญกับการเตรียมตัวให้พร้อมต่อการปฐมนิเทศพนักงานใหม่อย่างรอบคอบ เพราะจะช่วยให้การปฐมนิเทศพนักงานใหม่บรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ