Office Relocation กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการย้ายออฟฟิศหรือสถานประกอบการจากสถานที่เดิมไปสถานที่ใหม่ โดย HR ต้องบริหารจัดการอะไรบ้าง มาหาคำตอบในบทความนี้ได้เลย

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:

Office Relocation: การย้ายออฟฟิศ

Office Relocation หรือ การย้ายออฟฟิศ หมายถึง กระบวนการย้ายสำนักงานจากสถานที่เดิมไปยังสถานที่ใหม่ โดยทั่วไปแล้ว การย้ายออฟฟิศมักเกิดขึ้นเมื่อบริษัทมีการเติบโต ขยายธุรกิจ ต้องการพื้นที่ที่ใหญ่ขึ้น หรือต้องการเปลี่ยนบรรยากาศการทำงาน

การย้ายออฟฟิศ (Office Relocation) เรียกได้ว่าเป็นอีกหนึ่งในสัญญาณเชิงบวกที่สะท้อนถึงการเจริญเติบโตของบริษัท แต่ก็มาพร้อมกับความท้าทายที่ HR ต้องบริหารจัดการ โดยบทความนี้ HumanSoft จะมาพูดถึงเรื่อง HR ควรบริหารอย่างไรเมื่อต้องย้ายออฟฟิศ (Office Relocation) โดยจะมีเนื้อหา สาระอย่างไรบ้างมาดูกันในบทความนี้เลย

HR ควรพิจารณาเรื่องใดบ้างเมื่อต้องย้ายออฟฟิศ (Office Relocation)

เมื่อองค์กรต้อง Office Relocation ไปยังสถานที่ใหม่ ฝ่าย HR มีบทบาทสำคัญในการจัดการและดูแลพนักงานในช่วงการเปลี่ยนแปลง ซึ่ง HR ควรต้องพิจารณาในหลาย ๆ เรื่อง และจำเป็นต้องให้ความสำคัญในหลาย ๆ ประเด็น ดังนี้

1. การสื่อสารกับพนักงาน

Office Relocation เป็นเรื่องที่ใหญ่และสำคัญเป็นอย่างมาก ดังนั้นการสื่อสารภายในองค์กรจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ HR ควรพิจารณา เพราะจะช่วยให้ลดความกังวล สร้างความเข้าใจ และเสริมสร้างความร่วมมือระหว่างพนักงานกับองค์กร ดังนั้น HR จึงควรมีการแจ้งพนักงานล่วงหน้า และควรคำนึงถึงช่องทาง และวิธีการสื่อสาร ว่าควรสื่อสารอย่างไรให้พนักงานเข้าใจตรงกันกับองค์กร

2. ประเมินผลกระทบต่อพนักงาน

Office Relocation ย่อมเกิดผลกระทบต่อพนักงานโดยตรง ดังนั้น HR ควรพิจารณาว่าสถานที่ใหม่มีความเหมาะสมต่อการทำงานหรือไม่ มีพื้นที่เพียงพอ และตอบสนองต่อความต้องการของบริษัทหรือไม่

3. ประเมินว่าสถานที่ใหม่ดีกว่าหรือไม่

การพิจารณาว่าสถานที่ใหม่ดีกว่าสถานที่เดิมหรือไม่นั้น เป็นสิ่งที่ HR ควรให้ความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะหากสถานที่ไม่เหมาะสม หรือไม่เอื้ออำนวยต่อการทำงานของพนักงาน ดังนั้น ผู้ประกอบการ และ HR ควรจะตอบให้ได้ว่าสถานที่ใหม่นั้นดีกว่าหรือไม่ อย่างไรบ้าง

4. พนักงานได้ประโยชน์หรือไม่

การย้ายออฟฟิศไม่ใช่แค่เรื่องของบริษัทเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อคุณภาพชีวิตของพนักงานด้วย บริษัทควรคำนึงถึงความต้องการของพนักงานควบคู่ไปกับประโยชน์ขององค์กร เช่น สภาพแวดล้อมดีหรือไม่ การเดินทางสะดวกไหม และมีพื้นที่ที่เพียงพอหรือไม่ เป็นต้น

5. งบประมาณเพียงพอไหม

การย้ายออฟฟิศ (Office Relocation) เรียกได้ว่าต้องใช้เม็ดเงินอย่างมหาศาล ทั้งค่าก่อสร้าง ค่าเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ต่าง ๆ และค่าวัสดุอุปกรณ์ในการทำงานใหม่ ๆ เป็นต้น ดังนั้น ทีมผู้บริหารควรวางแผนอย่างรอบคอบ เพื่อให้การย้ายเป็นไปอย่างรอบรื่นและไม่กระทบต่อโครงสร้างทางการเงินขององค์กร

HR ควรเตรียมพร้อมอย่างไรเมื่อต้องย้ายออฟฟิศ (Office Relocation)

เพราะการ Office Relocation เรียกได้ว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ ดังนั้น HR ควรที่จะต้องมีการเตรียมความพร้อมเมื่อต้องย้ายออฟฟิศ ดังนี้

สื่อสารกับพนักงาน

อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่า Office Relocation หรือการย้ายออฟฟิศนั้นเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ ดังนั้น เป็นหน้าที่ของ HR ที่จะต้องสื่อสารหรือแจ้งข่าวสารให้พนักงานภายในองค์กรได้ทราบล่วงหน้า พร้อมทั้งกับการอธิบายเหตุผล สถานที่ตั้งใหม่ กำหนดเวลา และผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้น เพื่อให้พนักงานได้เตรียมตัว

เช็กลิสต์และเก็บของตามเช็กลิสต์ที่วางไว้

HR ควรสร้างเช็กลิสต์ (Checklist) เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน และเรียงลำดับความสำคัญในการจัดเก็บวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ของสำนักงาน

เตรียมเอกสารในการย้ายออฟฟิศ

เมื่อมีการย้ายออฟฟิศหรือย้ายสถานประกอบการแน่นอนว่าย่อมมีเอกสารตามมามากมายทั้งเอกสารภายใน เอกสารที่ต้องยื่นต่อหน่วยงานราชการ เอกสารที่ต้องแจ้งแก่ลูกค้าและพันธมิตร (Partner) ในการเปลี่ยนแปลงสถานประกอบการ

วางแผนการจัดโซนและที่นั่งพนักงาน

เนื่องจากการย้ายออฟฟิศนั้นเป็นการไปอยู่ ณ สถานที่ใหม่ ดังนั้น HR ควรวางแผนผังการจัดโซนห้องต่าง ๆ และตำแหน่งที่นั่งของพนักงานร่วมกับผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ง่ายต่อการจัดวางเมื่อต้องย้ายออฟฟิศใหม่นั่นเอง

สรุป HR ควรบริหารอย่างไรเมื่อต้องย้ายออฟฟิศ (Office Relocation)

Office Relocation หรือการย้ายออฟฟิศนั้น ถือเป็นโอกาสที่ดีในการพัฒนาองค์กร แต่ต้องมีการวางแผนและการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ฝ่าย HR มีบทบาทสำคัญในการทำให้การย้ายออฟฟิศเป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ การย้ายออฟฟิศยังเป็นการตัดสินใจที่สำคัญ บริษัทควรคำนึงถึงผลกระทบทั้งต่อองค์กร พนักงาน และผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างถี่ถ้วน เลือกแนวทางที่เหมาะสมที่สุด เพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพชีวิตที่ดี และความพึงพอใจของพนักงาน