มาทำความรู้จักกับ “HR Audit” ว่าคืออะไร ทำไมองค์กรจึงควรมีการตรวจสอบการทำงานของ HR รวมถึงกระบวนการที่องค์กรต้องตรวจสอบในด้านต่าง ๆ ของ HR มีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

HR Audit คืออะไร?

HR Audit คือ การตรวจสอบและประเมินผลกระบวนการต่าง ๆ ในแผนกทรัพยากรมนุษย์ (HR) ขององค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานและนโยบายต่าง ๆ มีความเหมาะสม มีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับ การทำ HR Audit ช่วยค้นหาจุดอ่อนหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์ และนำไปสู่การปรับปรุงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดความเสี่ยงในองค์กร

การตรวจสอบงาน HR มีอะไรบ้าง?

การ Audit งาน HR มีทั้งแบบละเอียดครอบคลุมทุกเรื่อง หรือเลือกแบบเฉพาะเจาะจง แต่โดยทั่ว ๆ ไป การตรวจสอบงาน HR จะคลอบคลุมเรื่องต่าง ๆ ดังนี้

วัตถุประสงค์งาน HR

กลยุทธ์และวัตถุประสงค์ของ HR

โดยจะตรวจสอบว่าทั้ง 2 ประการนี้เชื่อมโยงและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ กลยุทธ์ ค่านิยม และโครงสร้างองค์กรหรือไม่

ตรวจสอบสถานที่ อุปกรณ์ เครื่องมือ

ควรตรวจสอบสถานที่ อุปกรณ์ และเครื่องมือให้มั่นใจว่ามีความปลอดภัยก่อนการใช้งาน โดยต้องคำนึงถึงความเหมาะสมสำหรับพนักงานทุกเพศ ทุกวัย รวมถึงผู้ที่มีความบกพร่องทางกายภาพ เช่น การมีที่จอดรถสำหรับผู้พิการ เป็นต้น

การบริหารทรัพยากรมนุษย์

คือ การมุ่งเน้นในการสรรหา คัดเลือก พัฒนา และรักษาฐานพนักงานในองค์กร เพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ค่านิยมในการบริหาร HR

คือ หลักการและทัศนคติที่เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจและดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการคนในองค์กร ค่านิยมเหล่านี้สะท้อนถึงวิธีการที่องค์กรมองเห็นและให้ความสำคัญกับบุคลากร ซึ่งมักจะมีความสัมพันธ์กับวัฒนธรรมองค์กร การพัฒนาและการเติบโตของพนักงาน รวมถึงการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

ตรวจสอบผลกระทบหรือผลลัพธ์

การตรวจสอบผลกระทบหรือผลลัพธ์ที่การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HR) มีต่อกิจกรรมโดยรวมขององค์กร รวมถึงความสามารถในการแข่งขัน รายได้ และผลกำไร

โครงสร้างขององค์กร

การตรวจสอบโครงสร้างองค์กรในลักษณะนี้ เป็นการตรวจสอบว่าโครงสร้างนั้นมีผลกระทบต่อการดำเนินงานให้เป็นไปตามนโยบายขององค์กรในด้านใดบ้าง และโครงสร้างนั้นถูกนำไปปฏิบัติจริงหรือไม่ ไม่ใช่ว่ามีโครงสร้างองค์กรไว้แค่เป็นการแนะนำองค์กร แต่ต้องสามารถนำหลักการไปใช้ในการทำงานได้จริงด้วย

การประกาศแจ้งเตือน

ควรตรวจสอบแผ่นโปสเตอร์ หรือการประกาศข้อมูลต่าง ๆ ในเรื่องที่พนักงานทุกคนควรรับทราบ เพื่อดูว่า HR มีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับพนักงานได้ทั่วถึงหรือไม่ เช่น มีการปิดประกาศตำแหน่งงานว่างในบริษัทเพื่อให้พนักงานทุกคนทราบ ไม่ใช่ปิดประกาศเฉพาะในแผนกเดียวเท่านั้น

ตรวจสอบความพึงพอใจและความผูกพัน

ควรมีการตรวจสอบความร่วมมือร่วมใจที่พนักงานมีต่อองค์กร เพื่อเป็นการรักษาฐานพนักงานเดิมให้อยู่กับองค์กรต่อไปในระยะยาวอีกด้วย

ตรวจสอบกระบวนการทำงาน

ควรตรวจสอบกระบวนการการทำงานทั้งหมดของ HR ว่าเป็นไปตามนโยบายที่องค์กรกำหนดไว้หรือไม่

ตรวจสอบระบบการเก็บข้อมูล

ควรมีการตรวจสอบระบบการเก็บข้อมูลของพนักงานแต่ละคน รวมถึงการรักษาความลับหรือข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน เพื่อความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

ตรวจสอบนโยบายและสิทธิประโยชน์

ควรมีการตรวจสอบนโยบาย ระบบการให้รางวัลผลตอบแทน สิทธิประโยชน์ และสวัสดิการที่มอบให้กับพนักงานโดยทั่วไป และอาจมีการตรวจสอบเพื่อเปรียบเทียบนโยบาย สิทธิประโยชน์ และระบบการให้ผลตอบแทนขององค์กรกับองค์กรอื่น ๆ ภายนอกร่วมด้วย

ตรวจสอบความสัมพันธ์หรือข้อตกลงต่าง ๆ

ตรวจสอบข้อตกลงหรือสัญญาที่ HR มีร่วมกับสหภาพแรงงาน พนักงานรายบุคคล ผู้ขายสินค้า/บริการ หรือหน่วยงานที่รับจ้างงาน (Outsourcing) ว่ามีความชัดเจนและเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย รวมถึงการรักษาผลประโยชน์ที่เป็นธรรมแก่ทุกฝ่าย

ตรวจสอบการบรรจุคนลงตำแหน่งงาน

ตรวจสอบกระบวนการในการบรรจุพนักงานลงตำแหน่งต่างๆ และการจัดทำ Competencies ของแต่ละตำแหน่งงาน เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานที่บรรจุมีทักษะและความสามารถที่ตรงกับความต้องการของตำแหน่งงานนั้นๆ และสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตรวจสอบผลลัพธ์โดยรวมของ HR

ตรวจสอบผลลัพธ์ที่เกิดจากการบริหารทรัพยากรมนุษย์ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ เช่น ผลกระทบต่อประสิทธิภาพองค์กร ความพึงพอใจของพนักงาน หรือความสำเร็จของโปรแกรมการพัฒนาพนักงาน

ตรวจสอบนโยบายและระบบการจัดจ้างพนักงาน

ตรวจสอบนโยบายและระบบการจ้างงานขององค์กร รวมทั้งการจัดทำเอกสารหรือคู่มือที่เกี่ยวข้องกับการจัดการพนักงาน หากบางส่วนไม่ได้จัดทำเอกสารอย่างเป็นทางการ ควรตรวจสอบว่ามีวิธีปฏิบัติอย่างไร ซึ่งอาจต้องใช้วิธีสัมภาษณ์เพื่อเก็บข้อมูลในการตรวจสอบ

สรุป HR Audit คืออะไร มีกระบวนการการตรวจสอบอย่างไรบ้าง?

โดยสรุปแล้ว HR Audit คือ การตรวจสอบและประเมินผลการทำงานของ HR เพื่อให้องค์กรมั่นใจได้ว่ากระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์มีความเหมาะสม และมีประสิทธิภาพ การทำ HR Audit จึงช่วยให้องค์กรสามารถระบุจุดอ่อน ปัญหา หรือข้อบกพร่องในระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์ และสามารถปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดความเสี่ยงความผิดพลาดภายในองค์กรได้