การทำงานของ HR ล้วนต้องเกี่ยวข้องกับการเอกสาร และ HR หลาย ๆ ท่านคงเกิดความสงสัยว่าประวัติพนักงานลาออกนั้น HR ต้องจัดเก็บกี่ปี มาหาคำตอบกันในบทความนี้เลย
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:
- เอกสารที่ HR ต้องจัดทำข้อมูลในการบริหารงาน
- แจกฟรี! "ใบผ่านงาน" และเรื่องที่นายจ้าง ลูกจ้างต้องรู้
- วิธีการคำนวณ Turnover Rate และกลยุทธ์ลดการเกิด Turnover Rate
- เมื่อลูกจ้าง"ลาออก" โดยไม่แจ้งล่วงหน้า จะเป็นอะไรไหม?
บทบาทของ HR งานเอกสาร
HR กับการทำประวัติพนักงานเรียกได้ว่าเป็นของคู่กันเลยก็ว่าได้ เพราะการทำประวัติพนักงานเป็นงานสำคัญของ HR ที่มีความสำคัญต่อการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กรเป็นอย่างมาก ทั้งในเรื่องของหลักฐานสำคัญของความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกับพนักงาน เช่น ประวัติพนักงาน ค่าตอบแทน และสวัสดิการ เป็นต้น ซึ่ง HR นั้นจะต้องคอยดูแลเอกสารของพนักงานตั้งแต่แรกเริ่มเข้าทำงานไปจนถึงกระบวนการสิ้นสุดการจ้างงาน บทความนี้เราจะมาพูดถึงเรื่องเมื่อพนักงานลาออกไปแล้ว HR จะต้องจัดเก็บประวัติพนักงานลาออกกี่ปีกัน
ประวัติพนักงานลาออก HR ต้องจัดเก็บกี่ปี
การจัดเก็บประวัติพนักงานหรือทะเบียนของพนักงานที่ลาออกไปแล้วตามกฎหมายแรงงานนั้นต้องเก็บกี่ปีไปดูกันเลยค่ะ
การจัดเก็บประวัติพนักงานตามกฎหมายแรงงาน
พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 115 กำหนดให้ “นายจ้างจัดเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี นับตั้งแต่วันสิ้นสุดของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย และให้นายจ้างเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุดให้แก่ลูกจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี นับแต่วันจ่ายเงินดังกล่าว”
ในกรณีที่มีการยื่นคำร้องตามหมวด 12 แห่งพระราชบัญญัตินี้ หรือมีข้อพิพาทแรงงานตามกฎหมายว่าด้วยแรงงานสัมพันธ์ หรือมีการฟ้องร้องคดีแรงงาน ให้นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุดไว้จนกว่าจะมีคำสั่งหรือคำพิพาทษาถึงที่สุดเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าว
ดังนั้น ประวัติพนักงานลาออกไปแล้ว HR หรือนายจ้างควรจัดเก็บเอกสารไม่น้อยกว่า 2 ปี นับตั้งแต่สิ้นสุดสัญญาจ้างพนักงานในแต่ละราย หรือสามารถจัดเก็บได้จนกว่าจะมีคำสั่งหรือคำพิพาทษาถึงที่สุด ในกรณีที่มีข้อพิพาทแรงงานตาม พ.ร.บ.แรงงานสัมพันธ์ หรือการฟ้องร้องคดีดังกล่าว ทั้งนี้ควรจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเท่าที่จำเป็นเท่านั้นเพื่อเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของกฎหมาย PDPA
หมายเหตุ
HR สามารถจัดเก็บประวัติพนักงานและเอกสารที่เกี่ยวข้องตามอายุความคดีแรงงานทั่วไป 2-10 ปี เพื่อเป็นหลักฐานสำคัญในการคุ้มครองสิทธิของลูกจ้าง
สรุปประวัติพนักงานลาออก HR ต้องจัดเก็บกี่ปี
HR มีหน้าที่จัดเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างและเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้างไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 2 ปี นับตั้งแต่วันสิ้นสุดของการจ้างลูกจ้างแต่ละรายและนับแต่วันจ่ายเงินดังกล่าวตามลำดับ เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบและปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน รวมถึงเพื่อประโยชน์ในการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เช่น การเรียกร้องค่าจ้าง การเรียกร้องสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ เป็นต้น