ผู้ประกอบการหน้าใหม่ที่กำลังเริ่มต้นทำธุรกิจคงเกิดความสงสัยว่า Credit Note คืออะไร ต้องจัดทำเมื่อไหร่ และทำอย่างไรจึงจะถูกต้องตามหลักของสรรพากร บทความนี้มีแนะนำ
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:
- ไขข้อสงสัยใบกำกับภาษีคืออะไร ใครมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษี
- ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลคืออะไร ใช้เมื่อไหร่ ต่างกันอย่างไร?
- ทำธุรกิจส่วนตัวยื่นภาษี แบบไหน
- PR และ PO คืออะไร แตกต่างกันอย่างไร
Credit Note คืออะไร
Credit Note คือ “ใบลดหนี้” เป็นเอกสารสำคัญในการทำธุรกิจ ซึ่งเรียกได้ว่าเป็นเอกสารใบกำกับภาษีชนิดหนึ่ง ที่ออกเมื่อเกิดข้อผิดพลาดกับสินค้า หรือมีการปรับลดราคาขายคืนสินค้า ภายหลังการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า เช่น สินค้าเกิดความเสียหาย/ชำรุด ไม่ครบตามจำนวนที่สั่ง เป็นต้น ซึ่ง Credit Note หรือใบลดหนี้นั้น เป็นการออกเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดจากใบกำกับภาษีที่เคยออกโดยการปรับภาษีมูลค่าเพิ่มลดลงนั่นเอง
ข้อมูลสำคัญ Credit Note (ใบลดหนี้) ที่ถูกต้องตามหลักสรรพากร
สรรพากรได้กำหนดให้ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ได้ทำการขายสินค้าหรือให้บริการไปแล้ว แต่ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่เนื่องจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการมีจำนวนลดลง ผู้ประกอบการจะต้องทำการออกใบลดหนี้โดยมีข้อมูลสำคัญดังนี้
- เห็นคำว่า "ใบลดหนี้" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขที่ประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบลดหนี้ (กรณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกใบลดหนี้ในนามของผู้ประกอบการให้ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย)
- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้ใช้บริการ
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่มถ้ามี มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสองและจำนวนภาษีที่ใช้คืนสำหรับส่วนต่างนั้น
- คำอธิบายสั้น ๆ ถึงสาเหตุในการออกใบลดหนี้ (ให้แสดงเฉพาะสาเหตุและรายการสินค้าหรือบริการที่คลาดเคลื่อนเท่านั้น)
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด
ตัวอย่าง Credit Note (ใบลดหนี้)
Credit Note (ใบลดหนี้) ออกได้ในกรณีไหน
การออกใบ Credit Note หรือ ใบลดหนี้นั้น ไม่ใช่ว่าอยู่ ๆ ก็ออกใบ Credit Note (ใบลดหนี้) โดยไม่มีเหตุผลได้ โดยสรรพากรได้กำหนดให้ผู้ประกอบการที่จดทะเบียน ซึ่งเป็นผู้ขายสินค้าหรือให้บริหารแก่ลูกค้าจะทำการออกใบ Credit Note หรือใบลดหนี้ให้กับลูกค้าภายหลังที่ได้ออกใบกำกับภาษีเมื่อเกิดกรณีดังต่อไปนี้
- มีการลดราคาของสินค้าที่ขายเนื่องจากเกิดข้อผิดพลาด เช่น สินค้าเกิดความเสียหายหรือชำรุด สินค้าขาดจำนวน เป็นต้น
- คำนวณราคาของสินค้าหรือบริการที่สูงกว่าที่เป็นจริง
- เมื่อผู้ประกอบการได้รับสินค้าตีกลับ สาเหตุจากสินค้าเกิดความเสียหาย ชำรุด ไม่ตรงตามตัวอย่าง
- มีการคืนหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลงทางการค้าระหว่างผู้ประกอบการจดทะเบียนด้วยกัน
- มีการบอกเลิกสัญญาการบริการ เนื่องจากการให้บริการบกพร่องหรือให้บริการผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน
- มีการบอกเลิกสัญญาบริการ เนื่องจากไม่มีการให้บริการตามสัญญา
- มีการจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้ซื้อ จากการจ่ายล่วงหน้า (เงินประกัน, เงินมัดจำ) ตามข้อตกลงทางการค้า
สามารถออก Credit Note (ใบลดหนี้) เมื่อไหร่
ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะต้องทำการออกใบ Credit Note หรือใบลดหนี้ ภายในเดือนที่มีเหตุการณ์หรือเดือนที่เกิดกรณีที่กล่าวไปข้างต้น เว้นแต่ในกรณีที่มีเหตุจำเป็นที่ไม่สามารถออกใบ Credit Note ได้ทันในเดือนภาษีที่มีเหตุการณ์ข้างต้นเกิดขึ้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนสามารถออกใบลดหนี้ให้แก่ผู้ซื้อหรือผู้ใช้บริการในเดือนถัดไปได้
สรุปความสำคัญของ Credit Note (ใบลดหนี้)
จะเห็นได้ว่า Credit Note (ใบลดหนี้) เป็นเอกสารสำคัญในการติดต่อซื้อขายหรือการให้บริการต่าง ๆ ซึ่งการออกใบลดหนี้ต้องเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง รวมไปถึงข้อมูลสำคัญที่สรรพากรกำหนดควรให้รายละเอียดครบถ้วน เพื่อปฏิบัติตามกฎหมายอย่างถูกต้อง
