ปวดหัวกับการคำนวณเงินสมทบประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และอื่น ๆ อยู่ใช่ไหม งาน HR จะง่ายขึ้นเมื่อมีบริการรับทำเงินเดือนที่จัดการให้ครบจบในที่เดียว!

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ว่าด้วยเรื่องเงินสมทบที่ HR ต้องรับมือมีอะไรบ้าง

หนึ่งในหน้าที่สำคัญที่ HR ต้องรับผิดชอบคือการจัดการเรื่อง “เงินสมทบ” ซึ่งเป็นภาระผูกพันตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับทั้งนายจ้างและลูกจ้าง การดูแลเรื่องเงินสมทบ ไม่เพียงแต่ส่งผลต่อสิทธิประโยชน์ของพนักงานเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อความถูกต้อง โปร่งใส และการปฏิบัติตามกฎหมายขององค์กรด้วย ดังนั้น HR จึงจำเป็นต้องเข้าใจและบริหารจัดการเงินสมทบอย่างรอบคอบ เพื่อป้องกันปัญหาทางกฎหมายและสร้างความเชื่อมั่นให้กับพนักงาน

โดยหลัก ๆ แล้วเรื่องของเงินสมทบที่ HR ต้องรับมือ มีดังนี้

เงินสมทบประกันสังคม (กองทุนประกันสังคม)
เงินสมทบกองทุนเงินทดแทน
เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
เงินสมทบกองทุนประกันชีวิต และอื่น ๆ (กรณีเป็นสวัสดิการเพิ่มเติม)

ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการเงินสมทบ

การจัดการเรื่องเงินสมทบแม้จะดูเป็นงานประจำ แต่ในทางปฏิบัติก็มีปัญหาจุกจิกที่ HR มักจะต้องเผชิญอยู่บ่อยครั้ง ซึ่งถ้าไม่จัดการให้รอบคอบ ก็อาจส่งผลต่อทั้งพนักงานและตัวองค์กรเองได้ ทั้งในแง่กฎหมาย ความน่าเชื่อถือ และสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการเงินสมทบ มีดังนี้

หักเงินสมทบผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วน: เช่น หักเงินพนักงานน้อยกว่าที่กฎหมายกำหนด หรือหักเกินอัตราสูงสุด ทำให้เกิดความไม่พอใจจากพนักงาน หรือเสี่ยงผิดกฎหมาย
ส่งเงินสมทบล่าช้าหรือเกินกำหนดเวลา: โดยเฉพาะเงินประกันสังคม ที่ต้องส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป หากเลยกำหนดอาจต้องเสียค่าปรับ
ข้อมูลพนักงานไม่อัปเดต: เช่น มีพนักงานลาออก แต่ยังคงส่งเงินสมทบ หรือมีพนักงานใหม่ที่ลืมขึ้นทะเบียน ทำให้ระบบของประกันสังคมหรือกองทุนผิดพลาด
ไม่เข้าใจกฎหมายหรืออัตราการสมทบที่เปลี่ยนแปลง: บางครั้งรัฐมีการปรับอัตราเงินสมทบชั่วคราว เช่น ลดอัตราช่วงโควิด หาก HR ไม่ติดตามข่าวสาร ก็อาจใช้ข้อมูลเก่าทำให้คำนวณผิด
เอกสารและหลักฐานการส่งเงินไม่เป็นระบบ: หากมีการสูญหายอาจกลายเป็นปัญหาความน่าเชื่อถือขององค์กร

บริการรับทำเงินเดือนช่วยดูแลเรื่องเงินสมทบได้อย่างไร

ด้วยความซับซ้อนและรายละเอียดปลีกย่อยของการจัดการเงินสมทบ หลายองค์กรจึงเลือกใช้บริการ “Payroll Outsourcing” หรือบริการรับทำเงินเดือนจากผู้เชี่ยวชาญภายนอก เพื่อช่วยลดภาระของฝ่าย HR โดยข้อดีของการใช้บริการรับทำเงินเดือน มีดังนี้

ลดข้อผิดพลาดในการคำนวณ

การใช้ระบบคำนวณอัตดนมัติสามารถกำหนดอัตราเงินสมทบได้อย่างแม่นยำตามประเภทของกองทุน และอัปเดตอัตราใหม่หากมีกฎหมายเปลี่ยนแปลง

ช่วยให้ส่งเงินสมทบตรงเวลา

ผู้ให้บริการมักมีความเชี่ยวชาญด้านกฎหมาย มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับกำหนดการณ์ในการส่งเงินสบทบต่าง ๆ จึงสามารถจัดการคำนวณให้ผู้ใชิบริการได้อย่างทันท่วงที ช่วยให้ไม่พลาดกำหนดส่ง ทั้งต่อประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน หรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

เก็บบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ

ประวัติการส่งเงินสมทบ เอกสารแนบ รายงานประจำเดือน รวมถึงหลักฐานต่าง ๆ ที่สามารถเรียกดูย้อนหลังได้ตลอดเวลา

ช่วยให้ HR มีเวลาจัดการงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

แทนที่จะต้องใช้เวลากับการตรวจสอบตัวเลขหรือเตรียมเอกสารรายเดือน HR สามารถโฟกัสไปที่การวางแผนพัฒนาบุคลากรหรือวางระบบสวัสดิการที่ตอบโจทย์พนักงานได้มากขึ้น

สรุป คำนวณเงินสมทบประกันสังคมและกองทุนอื่น ๆ ครบด้วยรับทำเงินเดือน

การจัดการเงินสมทบเป็นภารกิจสำคัญของ HR ที่ต้องอาศัยความแม่นยำและความเข้าใจในกฎหมาย เพื่อรักษาสิทธิพนักงานและความถูกต้องขององค์กร หากขาดระบบที่ดีอาจเกิดปัญหาทั้งทางกฎหมายและภาพลักษณ์ได้ การใช้บริการรับทำเงินเดือนจึงเป็นอีกทางเลือกที่ช่วยให้การบริหารจัดการเป็นระบบ ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ HR