หากพูดถึงระบบอัตโนมัติ มักจะนึกถึงเรื่องที่ทำให้สะดวกสบายมากขึ้น ระบบ Payroll อัตโนมัติก็เช่นกัน การใช้ระบบ Payroll อัตโนมัติจึงสะดวกสบายกว่าการไม่ใช้อย่างแน่นอน

ระบบ Payroll อัตโนมัติ คืออะไร
	ระบบ Payroll อัตโนมัติ คือ การคำนวณค่าแรง หรือค่าตอบแทน ของพนักงานในธุรกิจ โดยจะต้องนำเอาข้อมูลทางการเงินทั้งหมด เช่น เงินเดือนสำหรับพนักงาน เงินโบนัส เงินได้อื่น ๆ และการหักเงินทุก ๆ ประเภทนำมารวมและคำนวณหาจำนวนเงินที่จ่ายให้กับพนักงานการให้บริการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นรายเดือน แต่ก็อาจจะมีการจ่ายประเภทอื่น ๆ เช่นรายวัน รายสัปดาห์ รวมไปถึงการส่งข้อมูลให้กับธนาคารเป็นผู้กระจายเงินเดือนเข้าบัญชีพนักงานแต่ละคน
	ซึ่งในการทำ Payroll แบบเดิมนั้น มักจะเป็นงานที่ต้องใช้พลังงานและเวลาในการทำค่อนข้างมาก เนื่องจากข้อมูลเงินได้ของพนักงานนั้นมีหลายประเภทที่จะต้องนำมาคำนวณโดยอาศัยเงื่อนไขที่แตกต่างกันไปของแต่ละองค์กร การนำระบบ Payroll อัตโนมัติเข้ามาช่วยจึงทำให้การคำนวณเงินเดือนขององค์กรสะดวกสบายมากขึ้นและทำให้การทำงานของ HR ง่ายมากขึ้นด้วย

แล้วถ้าไม่ใช้ระบบ Payroll อัตโนมัติ จะเกิดปัญหาอะไร
	การคำนวณเงินเดือนเป็นแค่ส่วนหนึ่งของงานหลัก Payroll ยังไม่รวมถึงการคิดเวลาเข้า-ออกงานหรือ Time Attendance ที่เกิดขึ้น อีกอย่างผู้ที่ทำหน้าที่ดูแลระบบ Payroll ให้กับองค์กรนั้น นอกจากจะต้องมีความละเอียดรอบคอบในการสังเกตรายละเอียดต่าง ๆ ได้อย่างดี ทำให้เห็นเลยว่างาน Payroll ที่ต้องทำทุกเดือนนั้นกินเวลา เปลืองพลังงานและต้องใช้ความอดทนมากแค่ไหน


ตัวอย่างเช่น
พนักงานแผนกช่าง จำนวน 59 คน จากบริษัท เอบีซี ซึ่งเจ้าของกิจการสั่งให้ทำโอที (OT) เต็มเดือน
HR : แจ้งพนักงานแผนกช่างที่ทำโอทีให้ส่งเอกสารทำโอที (OT) ก่อนถึงเวลาคำนวณเงินเดือน
พนักงาน : กำลังเร่งงานด่วน ไม่มีเวลาทำเอกสารจึงมาส่งเอกสารทำโอที (OT) ในวันสุดท้าย ก่อนคำนวณเงินเดือน
HR : จมอยู่กับกองเอกสารที่พนักงานแผนกช่างมากองไว้ก่อนเลิกงาน 15 นาที ทำให้เจ้าหน้าที่ HR เลิกงานดึก
HR : คำนวณโอที (OT) ไม่ทันจึงส่งข้อมูลที่คำนวณเงินเดือนปกติ ให้เจ้าของกิจการเพื่อดำเนินการตรวจสอบและยืนยันไปก่อน เพราะจะทำให้พนักงานแผนกอื่นได้รับเงินเดือนช้าไปด้วย
HR : เมื่อคำนวณโอที (OT) เสร็จจึงส่งข้อมูลตามไป หลังจากโอนเงินเดือน 3 วัน พนักงานทุกคนจึงได้รับเงินค่าโอทีช้าไป 3 วัน
เจ้าของกิจการ :  เมื่อ HR คำนวณโอทีไม่ทันกำหนด จึงต้องดำเนินการตรวจสอบและยืนยันหลายรอบ
	เห็นได้ชัดว่า หากเป็นองค์กรที่มีพนักงานเพิ่มมากขึ้นอีกและยังใช้ Payroll จากโปรแกรม Excel อยู่นั้นอาจทำให้เกิดปัญหามากมายตามมา ดังเช่น

	1. มีความยุ่งยากซับซ้อน
	องค์กรที่ยังไม่มีการใช้ระบบ Payroll อัตโนมัตินั้น มักจะใช้งานโปรแกรม Excel คำนวณ Payroll หากองค์กรมีจำนวนพนักงานมากขึ้น หรือมีการคิดคำนวณด้วยเงื่อนไขที่ค่อนข้างซับซ้อน จะเป็นเรื่องที่ยุ่งยากเพราะ Excel เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet ที่ออกแบบมาเพื่อใช้ในการคำนวณในระดับหนึ่งเท่านั้น และยังไม่ได้มีฟังก์ชั่นการซัพพอร์ตการทำงานพร้อม ๆ กันหลายคน และองค์กรปัจจุบัน ที่มักจะมีพนักงานอยู่หลายสาขา อีกทั้งแต่ละสาขายังมักจะคำนวณเงินเดือนคนละรูปแบบ แต่ก็กลับมาคิด Payroll รวมกันที่ศูนย์กลางเพียงจุดเดียว ทำให้การคิดคำนวณ Payroll โดยอาศัยแต่โปรแกรม Excel เพียงอย่างเดียว จึงเป็นเรื่องที่ยากขึ้นเรื่อย ๆ

	2. จ่ายเงินเดือนล่าช้า
	จากที่กล่าวมาว่าการทำระบบ Payroll นั้นไม่ได้มีเพียงแค่การคำนวณเงินเดือนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการตรวจสอบวัน เวลาการทำงาน เรื่องของกฎหมายแรงงาน สวัสดิการวันหยุด วันลา และการดำเนินการด้านภาษี ซึ่งเต็มไปด้วยความยุ่งยากซับซ้อนทำให้ต้องใช้เวลาในการทำค่อนข้างเยอะ จึงเกิดความล่าช้าในการจ่ายเงินเดือนตามไปด้วย

	3. โอกาสผิดพลาดสูง
	ความรับผิดชอบของส่วนงาน HR กับการทำระบบ Payroll ที่ต้องอาศัยความรอบคอบในการสังเกตุตัวเลขอย่างละเอียด พร้อมกับขั้นตอนในการคำนวณเงินเดือนตามเงื่อนไขของกฎหมายอีกมากมาย และที่สำคัญคือ ต้องทำภายใต้ระยะเวลาที่จำกัดด้วยนั้น ทำให้มีความกดดันเพิ่มมากขึ้นจึงมีโอกาสเกิดความผิดพลาดสูงตามมาด้วย


	4. เพิ่มต้นทุนการจ้างงาน
	เมื่อการทำระบบ Payroll ของ HR มีขั้นตอนของการคำนวณเงินเดือนมากมาย ภายใต้ระยะเวลาที่จำกัด หากองค์กรมีพนักงานแผนกอื่นมากขึ้นก็ต้องจ้างพนักงาน HR เพิ่มมากขึ้นเช่นกัน ทำให้องค์กรมีต้นทุนการจ้างงานที่เพิ่มขึ้นตามมา

	5. มีความปลอดภัยต่ำ
	องค์กรที่ยังใช้ระบบ Payroll แบบเดิม หรือจากโปรแกรม Excel นั้น เป็นการทำงานและเก็บข้อมูลบนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว หากเป็นวันที่ไฟฟ้าเกิดมีปัญหา คอมพิวเตอร์อาจเสียหายได้ และสูญเสียข้อมูลในเครื่องไป ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลน้อยหรือข้อมูลมาก ก็ถือว่าเป็นข้อมูลที่สำคัญกับองค์กร อาจก่อให้เกิดปัญหาทั้งเล็กและใหญ่ตามมาได้ จึงถือเป็นการทำระบบ Payroll ที่มีความปลอดภัยต่ำมากสำหรับการใช้งานในองค์กร

สรุประบบ Payroll อัตโนมัติ ใช้กับไม่ใช้ ต่างกันอย่างไร
	การทำระบบ Payroll ถือเป็นอีกงานหนึ่งในความรับผิดชอบของส่วนงาน HR ที่ดูเหมือนว่าจะไม่มีอะไรซับซ้อน แต่ถ้าหากยังเป็นการทำระบบ Payroll แบบเดิมนั้น จะเต็มไปด้วยความยุ่งยาก ความกดดันด้านความถูกต้อง อีกทั้งยังเรื่องของกฎหมายต่าง ๆ ซึ่งทั้งหมดต้องทำให้เสร็จในระยะเวลาที่จำกัดอีกด้วย ทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ตามมา
	ระบบ Payroll อัตโนมัติ จากโปรแกรม HR HumanSoft นั้น สามารถรองรับปัญหาต่าง ๆ ที่กล่าวมาได้ทั้งหมด และยังมีความสะดวกรวดเร็วมากขึ้นด้วย ทำให้การทำระบบ Payroll ขององค์กรนั้นมีประสิทธิภาพมากที่สุด ต่างกับการไม่ใช้อย่างสิ้นเชิง