HR สามารถตักเตือนพนักงานอย่างไรได้บ้าง เมื่อพนักงาน กระทำความผิด หรือบกพร่องในหน้าที่ บทความนี้เรามีวิธีการตักเตือนพนักงานมาฝาก
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:
- องค์ประกอบสำคัญบนใบเตือนพนักงาน และข้อควรระวังที่ HR ควรรู้
- Q&A ไขข้อสงสัย นายจ้างออกใบเตือนซ้ำกี่ครั้ง จึงเลิกจ้างได้?
- ส่งจดหมายเตือนพนักงานได้ทันใจ ด้วยโปรแกรม HR
- ปัญหาบุคคลในองค์กรที่ HRM ควรเตรียมรับมือ
การตักเตือนพนักงาน
ปัญหาพนักงานในองค์กรนั้นเป็นปัญหาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ ล้วนต้องเจอกับปัญหาดังกล่าว ในฐานะ HR ย่อมต้องทำการตัดไฟแต่ต้นลมเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาใหญ่ลุกลามตามมาในภายหลัง ด้วยการตักเตือนพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ
การตักเตือนไม่ใช่การลงโทษ แต่เป็นการสื่อสารเชิงสร้างสรรค์เพื่อกระตุ้นให้พนักงานตระหนักถึงพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม และเป็นโอกาสให้พวกเขาปรับปรุงแก้ไข เป้าหมายหลักคือ การช่วยให้พนักงานพัฒนาตนเอง ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และบรรลุเป้าหมายขององค์กร
วิธีตักเตือนพนักงานเมื่อพนักงานกระทำผิด
เมื่อพนักงานกระทำผิด หรือมีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม HR ควรที่ทำการตักเตือนพนักงานตามความเหมาะสม โดย HR สามารถดำเนินการได้ดังนี้
พูดคุยส่วนตัว
ควรเลือกสถานที่และเวลาที่เหมาะสม พูดคุยกับพนักงานอย่างใจเย็น สอบถามถึงสาเหตุในการกระทำดังกล่าวเพื่อให้พนักงานได้มีโอกาสอธิบายข้อเท็จจริง และอธิบายสาเหตุของการตักเตือน ผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการกระทำของพนักงาน และที่สำคัญไม่ควรพูดจาดูถูกหรือตำหนิพนักงาน
ให้โอกาสพนักงาน
ควรให้โอกาสพนักงานแก้ไขพฤติกรรม เน้นการให้กำลังใจ
ติดตามผล
เมื่อทำการตักเตือนพนักงานด้วยวาจาไปแล้ว ควรติดตามผลอย่างใกล้ชิด สังเกตพฤติกรรมของพนักงาน ให้คำปรึกษาและแนะนำแนวทางแก้ไข
แจ้งเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร
กรณีที่พนักงานมีการกระทำผิดที่ร้ายแรง หรือยังคงกระทำผิดซ้ำในเรื่องเดิม HR ควรออกเอกสารการตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยใบเตือนพนักงานควรองค์ประกอบสำคัญของใบเตือนอย่างครบถ้วน พร้อมทั้งระบุสาเหตุ รายละเอียด และผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้นหากพฤติกรรมยังไม่ดีขึ้น
เมื่อไหร่ที่ HR ควรตักเตือนพนักงาน?
การตักเตือนพนักงานควรเกิดขึ้นเมื่อพนักงานมีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม ส่งผลกระทบต่อองค์กร เพื่อนร่วมงาน หรือตัวพนักงานเอง ตัวอย่างสถานการณ์ที่ HR ควรตักเตือนพนักงาน เช่น
- ขาดงานบ่อย
- เข้างานสายหรือออกงานก่อนเวลา
- ทำงานผิดพลาดบ่อย
- มีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมต่อเพื่อนร่วมงาน เช่น กลั่นแกล้ง พูดจาไม่สุภาพ
- ละเลยหน้าที่ความรับผิดชอบ
- ฝ่าฝืนกฎระเบียบขององค์กร
สิ่งที่ HR พึงระวังในการตักเตือนพนักงาน
- ไม่ควรตักเตือนพนักงานต่อหน้าคนอื่น: HR ควรพูดคุยกับพนักงานเป็นการส่วนตัวเพื่อรักษาศักดิ์ศรีของพนักงาน
- ไม่ควรใช้อารมณ์: ควรพูดคุยอย่างใจเย็น อธิบายเหตุผลอย่างสุภาพ
- ไม่ควรพูดจาดูถูกหรือตำหนิ: ควรเน้นพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม ไม่ควรพูดจาทำร้ายจิตใจ
- ไม่ควรขู่หรือคุกคาม: ควรใช้วิธีการตักเตือนอย่างเป็นทางการ
สรุปเมื่อพนักงานกระทำผิด HR ตักเตือนพนักงานอย่างไรได้บ้าง
การตักเตือนพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นกุญแจสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี ส่งเสริมการทำงานอย่างมืออาชีพ และช่วยให้พนักงานเติบโต พัฒนาศักยภาพ บทความนี้ HumanSoft หวังว่าจะเป็นแนวทางให้ HR และผู้บริหาร สามารถจัดการกับพฤติกรรมของพนักงานอย่างสร้างสรรค์ นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีสำหรับทั้งพนักงานและองค์กรนะคะ
นอกจากนี้โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft ยังมีฟีเจอร์จดหมายเตือนเพื่อใช้ในการส่งจดหมายการตักเตือนพนักงานในกรณีที่พนักงานกระทำความผิดหรือมีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว Real Time และปลอดภัย สามารถทดลองใช้งานฟรี 30 ได้เลย