ทุกคนรู้จักสลิปเงินเดือนกันดีอยู่แล้ว แต่อาจยังไม่ทราบว่าโปรแกรมแกรมสลิปเงินเดือน คืออะไร และมีความจำเป็นอย่างไร มาดูกันได้ที่บทความนี้เลย

โปรแกรมสลิปเงินเดือน คืออะไร

	โปรแกรมสลิปเงินเดือน คือ ซอฟท์แวร์หรือระบบที่ใช้ในการสร้างสลิปเงินเดือน หรือเอกสารทางการเงินที่แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนของพนักงาน โดยประกอบไปด้วยข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับรายได้, การหักเงิน, เบี้ยประจำตำแหน่ง, และสิทธิประโยชน์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนของพนักงานแบบอัตโนมัติ ซึ่งการสร้างสลิปเงินเดือนนั้น จะทำหลังจากการจ่ายเงินเดือนเสร็จเรียบร้อยแล้ว 
      โดยทั่วไประบบที่ใช้สร้างสลิปเงินเดือน จะรวมอยู่ในโปรแกรมคิดเงินเดือน เพราะหลังจากคิดเงินเดือน และจ่ายเงินเดือนเสร็จแล้ว ก็จะเป็นขั้นตอนการสร้างสลิปเงินเดือนออนไลน์แบบอัตโนมัติในทันที เพราะตัวระบบมีการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของพนักงานอยู่แล้ว ทำให้ฝ่ายบุคคลหรือ HR สามารถจัดการงานได้อย่างเป็นระบบและสะดวกรวดเร็วมากขึ้น
 
      อีกทั้งโปรแกรมสลิปเงินเดือนยังสามารถพิมพ์สลิปเงินเดือนในรูปแบบที่กำหนดได้ เช่น สลิปเงินเดือนในรูปแบบเอกสาร หรือ ไฟล์ PDF ซึ่งจะแสดงข้อมูลเงินเดือนและรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ เช่น การลาหยุดงาน การหักเงินหรือเพิ่มเงินเดือน ตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้
 
      และในปัจจุบันโปรแกรมสลิปเงินเดือนมีให้เลือกใช้งานมากมาย หลากหลายรูปแบบ ทั้งแบบใช้ฟรี แต่มีเวลาหมดอายุ และแบบมีค่าใช้จ่ายที่แตกต่างกันไป การเลือกใช้โปรแกรมจึงควรเลือกให้เหมาะสมกับการใช้งานของแต่ละองค์กร

Tips! อ่านเพิ่มเติมได้ที่ >> สลิปเงินเดือนคืออะไร


บทบาทของโปรแกรมสลิปเงินเดือนในองค์กร

	แน่นอนว่าสลิปเงินเดือนเป็นเอกสารที่พนักงานต้องได้รับในทุกๆ เดือน ถือว่าเป็นหนึ่งในเอกสารที่สำคัญ แต่การจัดทำสลิปเงินเดือนในยุคที่ผ่านมานั้น มีรายละเอียดในการทำงานค่อนข้างเยอะ เช่น การกรอกรายได้ของพนักงานที่ละคน การพิมพ์สลิปเงินเดือนออกมาเป็นกระดาษ แล้วแจกจ่ายให้กับพนักงานตามรายชื่อนั้นๆ ทีละคน ซึ่งหากเป็นองค์กรที่มีพนักงานจำนวนไม่มาก จะยังไม่ค่อยมีปัญหา แต่หากองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมากๆ นั้น จะทำให้ขั้นตอนนี้เป็นงานที่หนักหน่วงและใช้เวลานานสำหรับ HR เลยทีเดียว
     
	โปรแกรมสลิปเงินเดือนจึงเข้ามามีบทบาทที่สำคัญสำหรับ HR เพราะสามารถสร้างสลิปเงินเดือนพร้อมถูกส่งให้พนักงานดูได้ทันทีแบบอัตโนมัติ ขั้นตอนที่เคยเป็นภาระอันหนักหน่วงและยาวนาน จึงกลายเป็นงานง่ายๆ ที่สามารถทำได้ในพริบตาเดียว อีกทั้ง HR หรือฝ่ายบุคคล สามารถลดภาระงานได้และมีเวลาในการจัดการงานด้านอื่นๆ เพิ่มขึ้น และสุดท้าย ก็จะทำให้ให้องค์กรเดินหน้าไปตามเป้าหมายที่วางไว้ในที่สุด

วิธีการใช้งานโปรแกรมสลิปเงินเดือน

	จากที่กล่าวมานั้น ส่วนใหญ่ระบบสลิปเงินเดือนจะทำงานควบคู่ไปกับระบบการคิดเงินเดือนด้วย ในบทความนี้จึงขอยกตัวอย่างโปรแกรมเงินเดือน เช่น โปรแกรม HumanSoft ที่มีฟังก์ชันสลิปเงินเดือนออนไลน์ ไว้รองรับการคิดเงินเดือนพร้อมกับการออกสลิปเงินเดือนแบบอัตโนมัติ โดยมีขั้นตอนการใช้งานง่ายๆ ดังนี้

ขั้นตอนการออกสลิปเงินเดือนออนไลน์

    หลังจากคิดเงินเดือนและปิดงวดบัญชีเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ให้อัตโนมัติ ซึ่งระบบของ HumanSoft นั้น สามารถดูสลิปเงินเดือนได้ 2 แบบ ทั้งแบบ HR ส่งไฟล์ให้ หรือดูจากทางแอปพลิเคชันของพนักงานได้ด้วยตัวเองเลย โดยมีวิธีการดังนี้


	1. HR เป็นผู้ส่งให้
     ซึ่งวิธีนี้ HR สามารถเข้าไปโหลดสลิปเงินเดือนทั้งหมดได้ที่เมนูคำนวณเงินเดือน และไปที่หน้าปิดงวดบัญชี จะพบหัวข้อสลิปเงินเดือน จากนั้น HR ก็สามารถดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนมาเป็นไฟล์ .Pdf แล้วส่งให้กับพนักงานตามช่องทางออนไลน์ที่สะดวกได้เลย หรือสามารถพิมพ์ลงกระดาษแล้วนำไปแจกก็ได้เช่นกัน
     
	ข้อดีของวิธีนี้คือ HR ไม่ต้องกรอกข้อมูลของแต่ละคนเพื่อสร้างสลิปเงินเดือน แต่ข้อมูลจากการคิดเงินเดือนของระบบจะนำมาสร้างสลิปให้แบบอัตโนมัติ และเหมาะสำหรับองค์กรที่ไม่มีการใช้แอปพลิเคชัน หรือพนักงานบางคนไม่สามารถใช้แอปพลิเคชันได้ วิธีนี้จึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกสำหรับ HR ได้



	2. ดูผ่านแอปพลิเคชัน
      วิธีนี้ หลังจากการคิดเงินเดือนพร้อมปิดงวดเสร็จเรียบร้อยแล้วระบบจะออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ให้แบบอัตโนมัติ พนักงานจึงสามารถเข้าไปดูสลิปเงินเดือนของตนเองได้ทุกที่ทุกเวลา โดยไปที่เมนูเงินเดือน ซึ่งเมนูนี้จะต้องใส่รหัสผ่านก่อนเข้าไปดูข้อมูลใดๆ  หลังจากใส่รหัสผ่านเรียบร้อยแล้วเข้าไปที่เมนูย่อย “สรุปเงินเดือน” แล้วเลือกเดือนและปีที่ต้องการจะดูข้อมูล จากนั้นข้อมูลการสรุปเงินเดือนก็จะขึ้นมาพร้อมกับพนักงานสามารดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนจากปุ่มได้เลย

      ข้อดีของวิธีนี้คือ นอกจาก HR จะไม่ต้องกรอกข้อมูลเพื่อสร้างสลิปเงินเดือนแล้ว ระบบยังสร้างสสลิปเงินเดือนให้อัตโนมัติ โดยที่ตัวพนักงานเองจะเป็นผู้เข้าไปดูข้อมูลและโหลดเอกสารสลิปเงินเดือนออนไลน์ จากทางแอปพลิเคชันด้วยตนเอง HR ไม่ต้องทำการใดๆ ในขั้นตอนนี้เลย จึงเป็นวิธีที่สะดวกรวดเร็ว และเป็นวิธีที่องค์กรต่างๆ นิยมใช้กันมากที่สุดก็ว่าได้      

Tips! อ่านเพิ่มเติมได้ที่ >> สลิปเงินเดือนออนไลน์


ประโยชน์ของโปรแกรมสลิปเงินเดือน

     
	โปรแกรมสลิปเงินเดือนนั้น นอกจากจะมีขั้นตอนการใช้งานที่แสนง่ายดายแล้ว ยังช่วยให้ชาว HR แต่ละองค์กร มีเวลาในการบริหารจัดการงานด้านอื่นๆ เพิ่มมากขึ้น และยังมีประโยชน์อีกมากมาย ดังเช่น

มีความสะดวกในการใช้งานและเรียกดูข้อมูล  
ลดภาระงานและขั้นตอนการทำงานได้อย่างมาก
ประหยัดเวลาในการทำงานในส่วนนี้
ข้อมูลมีความถูกต้องและปลอดภัย
ลดโอกาสเกิดความผิดพลาดให้กับ HR
ประหยัดทรัพยากรขององค์กร
ลดต้นทุนการจ้างงาน HR 

สรุปบทบาทของโปรแกรมสลิปเงินเดือน

	 จากขั้นตอนการทำงานและประโยชน์ของโปรแกรมสลิปเงินเดือนที่กล่าวมาทั้งหมด ทำให้ทราบว่าการใช้โปรแกรมสลิปเงินเดือนมาเป็นตัวช่วย จะสามารถลดภาระงานและขั้นตอนการทำงานของ HR ประหยัดเวลาในการทำงานในส่วนนี้ ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น ทำให้องค์กรได้มีการพัฒนางานด้านบุคลากรอย่างเต็มที่ และก้าวสู่เป้าหมายขององค์กรในที่สุด