ไขข้อข้องใจ ตำแหน่ง Payroll และ Payroll Officerคืออะไร มีหน้าที่อะไรบ้าง วันนี้ HumanSoft มีเกร็ดความรู้ดี ๆ มาฝาก มาหาคำตอบได้จากบทความนี้

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
ไขข้อสงสัย Payroll คืออะไร ต่างจาก Salary อย่างไรบ้าง?
ความท้าทายของการเป็น HR สาย Payroll
เคล็ดลับการเลือกใช้บริการ payroll service
 ระบบ Payroll อัตโนมัติ มีประโยชน์อย่างไร

ตำแหน่ง Payroll คืออะไร  มีหน้าที่อะไรบ้าง

ตำแหน่ง payroll หรือเรียกว่า HR สาย Payroll เป็นตำแหน่งที่เกี่ยวกับการคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม รวมไปถึงชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เพื่อที่จะทำการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานภายในองค์กร โดยนำข้อมูลทางการเงินทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น เงินโบนัส เงินเดือนสำหรับพนักงาน นำมารวมและคำนวณหาจำนวนเงิน เพื่อที่จะจ่ายให้กับพนักงานทุกคน
 
การจัดทำระบบการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ค่าแรง ค่าตอบแทน หรือรายได้ และรายการหักต่าง ๆ คือสิ่งที่จะต้องมาคิดคำนวณ เพื่อจ่ายค่าตอบแทนให้พนักงาน ดังนั้นงาน Payroll จึงประกอบไปด้วยสองขั้นตอนหลัก ๆ คือ งานด้านการบันทึกเวลาการทำงาน และงานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน
 
โดยแต่ละส่วนประกอบไปด้วยรายละเอียดดังนี้


งานด้านการบันทึกเวลาการทำงาน (Time Attendance)
เป็นงานเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลเวลาการทำงานของพนักงานแต่ละคน ไม่ว่าจะเป็น การเข้างาน / ขาด /ลา / มาสาย หรือการทำงานล่วงเวลา ฯลฯ ซึ่งการเก็บข้อมูลดังกล่าว ก็ขึ้นอยู่กับความพร้อมของแต่ละองค์กร บางองค์กรใช้เครื่องตอกบัตร, การลงชื่อ หรือบางองค์กรลงเวลางานผ่าน App ลงเวลาทำงาน ซึ่งก็เป็นอีกหนึ่งช่องทางที่ทำให้การลงเวลาการทำงานไม่ยุ่งยากอีกต่อไป
 
งานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน
ขั้นตอนนี้ ต้องนำข้อมูลเวลาการทำงานมาประกอบในการคำนวณ ซึ่งในการคำนวณจะต้องใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคล เพื่อช่วยให้การทำงานไม่ซับซ้อน ตอบโจทย์การทำงานในยุคดิจิทัล ได้ทั้งความรวดเร็ว ทันสมัย และถูกต้องครบถ้วน
 
สิ่งที่ต้องคำนวณมีสองประเภท ดังนี้

ข้อมูลรายได้ของพนักงาน เช่นเงินเดือน ค่าทำงานล่วงเวลา ค่าทำงานวันหยุด ค่าตำแหน่ง เบี้ยเลี้ยง ค่าน้ำมัน ค่าเดินทาง ค่าครองชีพ โบนัส เป็นต้น
ข้อมูลรายจ่ายของพนักงาน เช่น ภาษี การหักขาดงาน การหักมาสาย หักจ่ายกองทุนประกันสังคม หักจ่ายกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น ทั้งนี้รายการหักและรายจ่ายของแต่ละองค์กรย่อมแตกต่างกันออกไปตามระเบียบโครงสร้างองค์กร ขึ้นอยู่ที่ความสะดวกและดุลยพินิจขององค์กร

Payroll Officer คืออะไร มีหน้าที่อะไรบ้าง

Payroll Officer คือ เจ้าหน้าที่เงินเดือน เป็นตำแหน่งที่ต้องคำนวณค่าตอบแทนของพนักงาน อัปเดตฐานข้อมูลเงินเดือน จ่ายค่าตอบแทนให้ตรงตามเวลา เพื่อให้พนักงานได้รับสิทธิประโยชน์สูงสุด โดยความรับผิดชอบของงาน payroll officer มีดังนี้
 

รวบรวมตารางการทำงาน รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน
คำนวณโบนัสและค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน
เตรียมคำนวณค่าตอบแทนพนักงานทุกสิ้นเดือนโดยใช้โปรแกรมคำนวณเงินเดือน
กำหนดการชำระเงินผ่านธนาคารหรือจ่ายเงินให้กับพนักงานโดยตรง
แจ้งใบแจ้งยอดการชำระเงินและรวบรวมใบเสร็จรับเงินที่ลงนามแล้ว (ดิจิทัลหรือกระดาษ)
ทำรายงานค่าใช้จ่ายเงินเดือน
ตรวจสอบค่าจ้างและการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ
ลงทะเบียนข้อมูลพนักงานใหม่ (เช่น บัญชีธนาคารและหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี) ลงในฐานข้อมูลภายในองค์กร
ตอบคำถามเกี่ยวกับการชดเชย ผลประโยชน์ ภาษี และการหักค่าประกัน

สรุปตำแหน่ง Payroll และ Payroll Officer คืออะไร มีหน้าที่อะไรบ้าง

โดยสรุปแล้ว ตำแหน่ง Payroll และ Payroll Officer เป็นตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม รวมไปถึงชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เพื่อที่จะทำการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานภายในองค์กร โดย  Payroll Officer หรือ เจ้าหน้าที่จ่ายเงินเดือน ต้องคอยอัปเดตฐานข้อมูลเงินเดือน และจ่ายเงินเดือนให้พนักงานให้ตรงตามเวลา เพื่อให้พนักงานได้รับสิทธิประโยชน์สูงสุด