หลายคนสงสัยว่า HRIS คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไรกับ HR มาหาคำตอบกันในบทความนี้เลย
บทความเกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ :
- ระบบ HR ของ HumanSoft มีขั้นตอนการบริการอย่างไร?
- ERP System คืออะไร? เมื่อไรควรเลือกใช้?
- ไขข้อข้องใจ ระบบ PMS คืออะไร และสำคัญกับองค์กรอย่างไร?
- HRM คืออะไร ทำไมทุกองค์กรขาด สายงาน HRM ไม่ได้
- HR Software ตัวช่วยบริหารงานบุคคลสำหรับ HR ยุคใหม่
HRIS คืออะไร
HRIS (Human Resource Information System) คือ ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการข้อมูลทรัพยากรมนุษย์และกระบวนการทางด้านบุคคลภายในองค์กร ซึ่งสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนตัว ประวัติการทำงาน การสัมภาษณ์ การวิจัยทรัพยากรมนุษย์ การจัดการเงินเดือน การลางาน และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร
ระบบ HRIS ช่วยให้องค์กรสามารถประสานงานและบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ด้วยการทำงานอัตโนมัติและประมวลผลข้อมูลที่ถูกต้อง อีกทั้งยังสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และช่วยในการตัดสินใจทางกลยุทธ์ขององค์กรในด้านทรัพยากรมนุษย์ด้วยข้อมูลที่มีคุณภาพมากขึ้นด้วย
HRIS ใช้จัดการข้อมูลใดบ้าง
ในงานด้านทรัพยากรมนุษย์นั้น มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากมายให้ต้องบริหารจัดการ ซึ่งข้อมูลนั้นสามารถช่วยสนับสนุนการทำงานของฝ่ายอื่นได้ เช่น ฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฝ่ายผลิต และฝ่ายอื่นๆ โดยข้อมูลที่ระบบ HRIS ส่วนใหญ่สามารถจัดการได้จะประกอบด้วยดังนี้
- ข้อมูลส่วนบุคคล
ระบบ HRIS จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เช่น ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์, อีเมล, และรหัสบัตรประชาชนหรือหมายเลขพนักงาน
- ประวัติการทำงาน
ระบบ HRIS จัดเก็บประวัติการทำงานของพนักงาน รวมถึงตำแหน่ง, ระยะเวลาการทำงาน, และประสบการณ์ทางวิชาชีพ
- การจัดการเงินเดือน
ระบบ HRIS ช่วยในการคำนวณเงินเดือน, ค่าตอบแทน, การหักเงิน, และการจ่ายเงินให้กับพนักงาน
- การลางานและการขออนุมัติ
HRIS ช่วยในการบันทึกการลางานของพนักงานและการขออนุมัติลา รวมถึงการจัดการกำหนดเวลาที่พนักงานอนุญาตให้ลา
- การสร้างรายงาน
ระบบ HRIS มีความสามารถในการสร้างรายงานทรัพยากรมนุษย์ต่าง ๆ เพื่อให้ผู้บริหารและทีมงานทรัพยากรมนุษย์สามารถดึงข้อมูลที่ต้องการเพื่อการตัดสินใจและวางแผนกลยุทธ์
- การจัดการผู้สมัครงาน
HRIS สามารถจัดการข้อมูลของผู้สมัครงานในกระบวนการสรรหาและสร้างบันทึกการสัมภาษณ์
- การบริหารการพัฒนาบุคลากร
ระบบ HRIS ช่วยในการติดตามการพัฒนาอาชีพและการอบรมของพนักงาน
- การประเมินผล
HRIS สามารถช่วยในกระบวนการการประเมินผลและการจัดการประสิทธิภาพของพนักงาน
- การบริหารสิทธิ์
ระบบ HRIS ช่วยในการกำหนดและจัดการสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ในระบบ
- ความปลอดภัย
HRIS ช่วยในการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานและความปลอดภัยในที่ทำงาน
ระบบ HRIS ที่ใช้ในแต่ละองค์กรอาจมีความสามารถเพิ่มเติมหรือปรับแต่งตามความต้องการขององค์กรเองเพื่อให้เข้ากับกระบวนการทรัพยากรมนุษย์และนโยบายของบริษัทในแต่ละที่
ประโยชน์ของ HRIS
การใช้ระบบข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) มีประโยชน์มากมายสำหรับองค์กรและ HR ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในลักษณะต่าง ๆ ดังนี้
ประสิทธิภาพในการจัดการ
HRIS ช่วยลดภาระงานที่ต้องทำด้วยมือและกระบวนการทางด้านทรัพยากรมนุษย์ที่อาจเป็นซ้ำซาก ทำให้ทีมงานทรัพยากรมนุษย์สามารถใช้เวลาในการดำเนินการที่มีความสำคัญมากขึ้น
การเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง
HRIS ช่วยลดความผิดพลาดในข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ เนื่องจากมันทำงานอย่างอัตโนมัติและประมวลผลข้อมูลตามข้อกำหนดและกฎระเบียบที่กำหนดไว้
การบริหารเงินเดือนและสวัสดิการ
HRIS ช่วยในการคำนวณเงินเดือนและการสวัสดิการให้แก่พนักงานอย่างถูกต้อง และช่วยในการจัดการเรื่องเกี่ยวกับหักเงินภาษีและประกันสังคม
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์
HRIS ช่วยในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์โดยให้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับบุคลากร และช่วยในกระบวนการสรรหาและพัฒนาพนักงานที่เหมาะสม
การวิเคราะห์ข้อมูล
HRIS ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลทรัพยากรมนุษย์เพื่อช่วยในการตัดสินใจทางกลยุทธ์ และวางแผนในด้านทรัพยากรมนุษย์และการจัดการ
การประเมินผลและพัฒนาพนักงาน
HRIS ช่วยในกระบวนการประเมินผลและการวางแผนพัฒนาพนักงาน โดยช่วยในการติดตามประสิทธิภาพของพนักงานและการอบรม
ความปลอดภัยข้อมูล
HRIS ช่วยในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลทรัพยากรมนุษย์และสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลด้วยการควบคุมการเข้าถึงและการรักษาความลับ
การสร้างรายงาน
HRIS ช่วยในการสร้างรายงานทรัพยากรมนุษย์ต่าง ๆ ที่สามารถใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร
การบริหารสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล
HRIS ช่วยในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลทรัพยากรมนุษย์เพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูล
การสนับสนุนการตัดสินใจทางกลยุทธ์
ระบบ HRIS ช่วยในการให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับการตัดสินใจทางกลยุทธ์เพื่อการพัฒนาองค์กร
รวมถึงประโยชน์อื่น ๆ ในแต่ละระบบ HRIS ซึ่งอาจมีความสามารถและคุณสมบัติที่แตกต่างกันตามผลประโยชน์ที่ต้องการขององค์กรและการปรับแต่งตามความต้องการของบริษัทด้วย
สรุป HRIS สำคัญกับ HR อย่างไร
HRIS มีความสำคัญกับ HR อย่างมาก เพราะมีผลกระทบที่สำคัญต่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์และการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพขององค์กรในหลายด้านไม่ว่าจะเป็น การจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ ลดภาระงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างมาก บริหารเงินเดือนและสวัสดิการได้อย่างง่ายดาย จัดการเอกสารลางานและสร้างการรายงานผลได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังมีความปลอดภัยของข้อมูลมากขึ้นด้วย ทำให้ HRIS มีส่วนช่วยในการบริหารทรัพยากรมนุษย์มให้มีประสิทธิภาพและเติบโตตามเป้าหมายขององค์กรได้อย่างสบายใจ ดังเช่น ระบบ HRIS จากโปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft ที่สามารถจัดการข้อมูลต่างๆ ของ HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมด้วยฟังก์ชันเพิ่มเติมอีกมากมายที่ช่วย HR ให้สามารถบริหารจัดการงานต่างๆ ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นกว่าเดิม