เขียนหนังสือตักเตือนพนักงานอย่างไรให้ได้ผล? เรามีตัวอย่างพร้อมวิธีการใช้หนังสือตักเตือนพนักงานอย่างเหมาะสมและได้ผลให้คุณดาวน์โหลดฟรีและนำไปปรับใช้ได้ง่าย ๆ

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ความสำคัญของหนังสือตักเตือนพนักงาน

หนังสือเตือนพนักงาน (Warning Letter) เป็นเอกสารที่ออกโดยนายจ้างหรือตัวแทนที่มีอำนาจเท่านั้น เช่น ผู้จัดการหรือผู้บังคับบัญชา ซึ่งเป็นการแจ้งตักเตือนอย่างเป็นทางการในรูปแบบลายลักษณ์อักษร โดยใบเตือนมีอายุไม่เกิน 1 ปี นับจากวันที่ลูกจ้างกระทำผิดครั้งแรก ทั้งนี้ หัวหน้างานไม่มีอำนาจเลิกจ้างโดยตรง แต่สามารถออกใบเตือนเพื่อกำหนดแนวทางแก้ไขพฤติกรรมได้

หนังสือเตือนมีความสำคัญอย่างมากในด้านการบริหารงานบุคคล เพราะช่วยให้การจัดการปัญหาเป็นไปอย่างเป็นธรรมและโปร่งใส เป็นหลักฐานที่ชัดเจนในการแจ้งข้อผิดพลาดและให้โอกาสพนักงานปรับปรุงตนเอง นอกจากนี้ ยังช่วยลดความขัดแย้งและป้องกันข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต โดยเฉพาะในกรณีที่ต้องดำเนินการขั้นเด็ดขาด เช่น การพิจารณาเลิกจ้าง

การมีหนังสือเตือนที่ถูกต้องจะช่วยให้นายจ้างสามารถดำเนินการตามกฎหมายแรงงานได้อย่างถูกต้องและเป็นธรรม

วิธีการใช้หนังสือตักเตือนพนักงานให้ได้ผล

แนวทางการใช้หนังสือตักเตือนพนักงานให้ได้ผล เพื่อให้ผู้บริหารและฝ่ายบุคคลสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. ตรวจสอบข้อเท็จจริงก่อนออกหนังสือ

รวบรวมหลักฐานและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมหรือการกระทำผิดของพนักงาน
พิจารณาว่าการกระทำดังกล่าวผิดระเบียบของบริษัทจริงหรือไม่
ให้โอกาสพนักงานชี้แจงก่อนออกหนังสือตักเตือน

2. ระบุรายละเอียดอย่างชัดเจน

ระบุชื่อพนักงาน วันที่ และรายละเอียดของการกระทำผิด
อธิบายเหตุผลที่ต้องตักเตือน และแนวทางแก้ไขที่คาดหวัง
ระบุผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นหากพนักงานไม่ปรับปรุงพฤติกรรม

3. ใช้ภาษาที่เหมาะสม

ควรใช้ภาษาที่เป็นทางการ สุภาพ และชัดเจน
หลีกเลี่ยงการใช้คำพูดรุนแรงหรือแสดงอารมณ์

4. แจ้งให้พนักงานรับทราบและลงนาม

ส่งหนังสือตักเตือนโดยตรงให้พนักงาน และอธิบายเนื้อหาให้เข้าใจ
ขอให้พนักงานลงนามรับทราบเพื่อเป็นหลักฐานว่าพนักงานได้รับหนังสือแล้ว
หากพนักงานปฏิเสธการลงนาม ควรให้พยานหรือฝ่ายบุคคลลงชื่อรับทราบแทน

5. ติดตามผลและให้โอกาสปรับปรุง

กำหนดระยะเวลาให้พนักงานปรับปรุงตนเอง
ตรวจสอบพฤติกรรมและให้คำแนะนำเพิ่มเติมหากจำเป็น
หากพนักงานยังคงกระทำผิด อาจพิจารณามาตรการขั้นต่อไป เช่น การตักเตือนขั้นสุดท้ายหรือการพิจารณาเลิกจ้าง

ตัวอย่างหนังสือตักเตือนพนักงาน

ดาวโหลด “ตัวอย่างหนังสือตักเตือนพนักงาน” ได้ที่นี่

>> ตัวอย่างหนังสือตักเตือนพนักงาน ไฟล์ word <<

>> ตัวอย่างหนังสือตักเตือนพนักงาน ไฟล์ pdf <<

หมายเหตุ วิธีการ Download นำไปใช้

วิธีที่ 1 ไปที่ File > Download > เลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ
วิธีที่ 2 ทำการ Copy คัดลอกแบบฟอร์มจากนั้นนำไปวางที่ Microsoft word ของตนเองได้เลย

สรุป ตัวอย่างหนังสือตักเตือนพนักงาน โหลดฟรี! นำไปปรับใช้ได้เลย

หนังสือเตือนพนักงาน (Warning Letter) เป็นเอกสารแจ้งตักเตือนพนักงานกรณีกระทำผิดกฎระเบียบบริษัทที่ออกโดยนายจ้างหรือตัวแทนที่มีอำนาจ ใช้เป็นหลักฐานที่ชัดเจนในการแจ้งข้อผิดพลาดและให้โอกาสพนักงานปรับปรุงตนเอง การใช้หนังสือตักเตือนอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ไม่เพียงช่วยให้การบริหารบุคคลเป็นไปอย่างมีระเบียบ แต่ยังช่วยส่งเสริมวินัยและความเข้าใจระหว่างนายจ้างกับพนักงาน ทำให้เกิดบรรยากาศการทำงานที่เป็นธรรมและสร้างสรรค์