การเลือกใช้ระบบลงเวลาการทำงานให้เหมาะกับองค์กรนั้น จะช่วยให้การบริหารงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีปัจจัยในการเลือกอย่างไรบ้าง ดูในบทความนี้

บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :

ระบบลงเวลาการทำงานคืออะไร

ระบบลงเวลาการทำงาน (Time Attendance System) คือ ระบบที่ใช้ในการบันทึกเวลาทำงานของพนักงานในองค์กร โดยทั่วไปมีวัตถุประสงค์หลักที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกเวลา ได้แก่ การจัดการทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management) และการจัดการเงินเดือน (Payroll Management) ซึ่งการใช้ระบบลงเวลาการทำงานที่เหมาะสมจะช่วยให้องค์กรมีการจัดการทรัพยากรบุคคลและการจัดการทรัพยากรอื่นๆ อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และยังช่วยลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลเวลาของพนักงานได้อีกด้วย

วิธีเลือกระบบลงเวลาทำงานให้เหมาะสม

ในปัจจุบันระบบลงเวลาทำงานนี้ มีลักษณะการทำงานที่หลากหลาย ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละองค์กร และเพื่อให้การลงเวลาทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงควรเลือกระบบลงเวลาทำงานให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมการทำงาน โดยระบบลงเวลานั้น มีปัจจัยในการเลือกหลักๆ ให้เหมาะสมกับองค์กร ดังนี้

1. วิเคราะห์ความต้องการ

ก่อนจะเลือกระบบการลงเวลาให้เหมาะสม ก็จะต้องรู้ให้ได้ก่อนว่าองค์กรของเราต้องการการบันทึกเวลาการทำงานไหม? และต้องการให้ได้รายละเอียดลึกแค่ไหน แล้วจะได้เป็นเหตุผลว่าองค์กรต้องการฟีเจอร์การทำงานของระบบลงเวลาไหนบ้าง เช่น การลงเวลาเข้า-ออกงาน การจัดการกะเวลาทำงาน การบันทึกวันลางาน เป็นต้น

2. การเชื่อมต่อของระบบ

การพิจารณาว่า ระบบลงเวลานั้นเป็นระบบเปิด (Open System) หรือระบบปิด (Closed System) โดยระบบเปิดจะอนุญาตให้ผู้ใช้ปรับแต่งรูปแบบการใช้งานได้ และสามารถเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบอื่น ๆ ได้ เช่น โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูป HumanSoft ที่มีระบบลงเวลาทำงานออนไลน์ทุกรูปแบบและยังสามารถเชื่อมต่อข้อมูลกับโปรแกรมบัญชีเพื่อส่งต่อข้อมูลสำคัญไปใช้งานต่อไปได้ ในขณะที่ระบบปิดมักมีความเสถียรและง่ายต่อการใช้งาน แต่ไม่สามารถเชื่อมต่อข้อมูลให้กับระบบการทำงานอื่นๆ ที่องค์กรใช้อยู่แล้วได้ ซึ่งทั้งหมดล้วนต้องคำนึงถึงโครงสร้างด้าน IT ขององค์กรด้วย

3. การทำงานนอกสถานที่

หากเป็นองค์กรที่มีพนักงานต้องทำงานออกนอกสถานที่ ก็ควรเลือกระบบที่สามารถลงเวลาทำงานนอกสถานที่ได้ ซึ่งจะต้องเป็นระบบที่ทำงานบน Cloud System เพื่อให้พนักงานที่อยู่นอกสถานที่สามารถลงเวลาทำงานผ่าน Application ได้ในทุกที่ทุกเวลา ดังเช่น แอพลงเวลาเข้างาน เป็นต้น

4. ความปลอดภัย

ในด้านความปลอดภัยนี้ แน่นอนว่าจะต้องเป็นปัจจัยที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นในด้านของการจัดการข้อมูลต่างๆ ของพนักงาน ก็จะต้องสามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ในระบบได้ และในด้านของการใช้เทคโนโลยีตรวจสอบและป้องกันการโกงเวลาทำงานจากพนักงานด้วย เช่น การใช้ระบบสแกนลายนิ้วมือ สแกนใบหน้าและการตรวจสอบ GPS ที่จะช่วยเพิ่มระดับความปลอดภัยในด้านนี้ได้

5. ความซับซ้อนของระบบ

ปัจจัยนี้จะต้องคำนึงถึงโครงสร้างบุคลากรในองค์กรด้วยว่าสามารถรับความซับซ้อนของข้อมูลได้แค่ไหน เช่นเป็นระบบหลังบ้านที่ HR สามารถตรวจสอบและเก็บข้อมูลต่างๆ มาใช้งานได้ และมีระบบหน้าบ้านที่พนักงานสามารถเข้าใจได้ง่าย และสะดวกรวดเร็วในการใช้งาน ซึ่งหากเลือกระบบที่เหมาะสมกับโครงสร้างบุคลากรแล้ว ระบบลงเวลาที่ใช้นั้นก็จะเป็นประโยชน์และตอบโจทย์ให้กับองค์กรได้อย่างมากที่สุด

6. การพัฒนาของระบบ

ปัจจัยหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม คือการพัฒนาของระบบอยู่เสมอ เพราะการเปลี่ยนแปลงของโลกใบนี้นั้น เป็นไปอย่างรวดเร็วในแบบที่คาดไม่ถึง ดังนั้นจึงควรเลือกระบบลงเวลาทำงานที่รองรับการพัฒนาในอนาคตได้

7. ค่าใช้จ่าย

เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดเลยก็ว่าได้ เพราะทุกความสามารถต่างๆ ที่กล่าวมานั้นจะต้องถูกกำหนดด้วยราคาและค่าใช้จ่ายต่างๆ ในการใช้งาน และระบบลงเวลานี้จะเป็นหนึ่งในต้นทุนขององค์กรไปด้วย ดังนั้นควรพิจารณาค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบ ค่าซื้อระบบและค่าบริการปรับปรุงระบบต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตให้สอดคล้องกับความต้องการและประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับให้มากที่สุด

สรุปวิธีเลือกระบบลงเวลาทำงานให้เหมาะกับองค์กรคุณ

การวิเคราะห์ปัจจัยทั้งหมดนี้จะช่วยให้เลือกระบบลงเวลาได้อย่างเหมาะสมและตอบโจทย์กับความต้องการขององค์กรได้อย่างมากที่สุด และเมื่อได้ระบบลงเวลาที่เหมาะกับองค์กรแล้วก็จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพทั้งในการทำงานของพนักงานและการบริหารงานต่างๆ ในองค์กรได้ด้วย

และระบบลงเวลาทำงานของ โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft เป็นอีกหนึ่งระบบที่องค์กรสามารถเลือกใช้เฉพาะฟังก์ชันที่เหมาะสมกับองค์กร โดยมีแพคเก็จให้เลือกหลากหลาย เพื่อสอดคล้องกับงบประมาณและความต้องการขององค์กร และเพื่อให้องค์กรได้ใช้ระบบลงเวลาทำงานที่ตอบโจทย์และคุ้มค่าอย่างมากที่สุด