ตัวช่วยสำคัญที่ HR ควรใช้งานคือ Time Attendance Program ซึ่งก่อนที่จะใช้งานนั้น ควรทำความรู้จักกับอะไรบ้าง มาดูกันเลย

เรื่องเกี่ยวกับการลงเวลาทำงานที่คุณอาจสนใจ

Time Attendance Program คืออะไร

โปรแกรมลงเวลาการทำงาน (Time Attendance Program) คือ โปรแกรมที่ใช้ในการบันทึกเวลาทำงานและการเข้า-ออกของพนักงาน หรือบุคลากรในองค์กรหรือบริษัท โดยทั่วไปแล้วโปรแกรมเหล่านี้จะใช้ในการจัดการเวลาทำงานของพนักงาน เช่น เวลาเข้างาน, เวลาออกงาน, จำนวนชั่วโมงการทำงาน, การลาหยุดพักเที่ยงวัน และการลาหยุดประจำวันหรือวันหยุดพิเศษอื่น ๆ โดยโปรแกรม Time Attendance ช่วยในการทำงานของแผนกบุคคล (HR) ในการบันทึกข้อมูลการทำงานของพนักงานอย่างถูกต้องและรวดเร็ว โดยปกติแล้วโปรแกรมเหล่านี้จะมีระบบที่สามารถอ่านข้อมูลเวลาเข้าออกจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Fingerprint) หรืออุปกรณ์สำหรับลงเวลาการทำงานอื่นๆ ซึ่งช่วยลดการผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการบันทึกข้อมูลด้วยมือหรือการใช้กระดาษในการเขียนลงบันทึกในแบบที่แยกกันได้

เรื่องที่ต้องรู้ก่อนใช้ Time Attendance Program

แม้ว่าทุกวันนี้หลายๆ องค์กรจะมีการเข้างานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น แต่ก็ยังไม่สามารถใช้ได้กับบางแผนกและบางหน้าที่ เพราะยังคงต้องเก็บเวลาการทำงานเพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการคิดเงินเดือนหรือจัดการงานด้านอื่นๆ ต่อไป ซึ่งการเก็บข้อมูลเวลาเข้าออกงานของพนักงานนั้น ดูเหมือนจะเป็นเรื่องง่ายๆ แต่จริงๆ แล้วเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาและความละเอียดในการทำงานสูงทีเดียว ดังนั้น Time Attendance Program จึงถือเป็นโปรแกรมที่สำคัญและเป็นตัวช่วยที่ดีสำหรับ HR แต่ก่อนที่จะใช้งานโปรแกรมนั้น HR อาจต้องคำนึงถึงเรื่องต่าง ๆ เพื่อให้การใช้งานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนี้

1.วัตถุประสงค์

กำหนดวัตถุประสงค์ของการใช้ Time Attendance Program ในองค์กรของคุณ ว่าต้องการบันทึกเวลาทำงานเพื่อใช้ในการเครื่องเงินเดือน, การวิเคราะห์ข้อมูล, หรือการจัดการทรัพยากรบุคคล เป็นต้น เพราะข้อมูลในด้านการลงเวลาทำงานนี้ สามารถนำไปใช้ต่อได้อีกหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น โควตาการลางาน การคิดโอทีเบี้ยขยัน การคิดเงินเดิอน หรือแม้กระทั่งการนำข้อมูลไปวิเคราะห์ประเมินการทำงานต่างๆ ของพนักงาน หากเลือกใช้งานโปรแกรมที่เก็บข้อมูลเวลาได้อย่างเดียว อาจจะทำให้ไม่คุ้มค่าและไม่ครบตามวัตถุประสงค์ ดังนั้นควรเลือกใช้โปรแกรมที่มีฟังก์ชันหลากหลาย ตอบโจทย์วัตถุประสงค์ทั้งหมดขององค์กรได้

2.ระบบการลงเวลา

รู้จักกับระบบการลงเวลาทำงานที่ Time Attendance Program รองรับ เช่น การใช้งานเครื่องสแกนลายนิ้วมือ เครื่องสแกนใบหน้า เครื่องอ่านบัตรประจำตัว หรือระบบเชื่อมต่ออื่น ๆ เพื่อรับข้อมูลเวลาให้เหมาะสมกับระบบการจัดการในองค์กรของคุณ เพราะแต่ละระบบจะมีช่องทางการลงเวลาที่แตกต่างกันและแต่ละองค์กรก็จะมีปัญหาการลงเวลาทำงานที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นหากโปรแกรมที่เลือกใช้สามารถรองรับรูปแบบการลงเวลาที่หลากหลาย โดยเฉพาะการมีแอพลงเวลาเข้างาน ไว้เป็นตัวเลือกใช้งานให้กับองค์กร ก็จะเป็นโปรแกรมที่เหมาะสมและตอบโจทย์ได้เป็นอย่างมาก

3.ระบบการยื่นเอกสาร

หากคุณต้องการใช้งานระบบลาหยุดใน Time Attendance Program คุณควรทราบถึงวิธียื่นเอกสารการลาหยุดและการอนุมัติลาหยุดในโปรแกรม รวมถึงการปรับแต่งกฎและนโยบายการลาต่างๆ เพราะกฎและนโยบายการทำงานในแต่ละองค์กร มีรายละเอียดที่ค่อนข้างซับซ้อนและแตกต่างกันมากหากระบบไม่สามารถปรับแต่งกฎเกณฑ์อย่างยืดหยุ่นได้ ก็จะทำให้การใช้งานโปรแกรมไม่คุ้มค่ากับเวลาการรายจ่ายที่ต้องเสียไปนั่นเอง

4.รายงานและวิเคราะห์

ตรวจสอบว่า Time Attendance Program มีรายงานและฟังก์ชันวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับเวลาทำงานของพนักงานหรือไม่ และรายงานต่างๆ ที่มีนั้น ตรงกับความต้องการของ HR หรือไม่ ซึ่งรายงานเหล่านี้อาจมีการสร้างรูปแบบที่กำหนดเองหรือรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ HR นำไปใช้งานต่อในด้านการวิเคราะห์การทำงานของพนักงานต่อไปได้

5.ความถูกต้องของข้อมูล

ตรวจสอบว่า Time Attendance Program มีมาตรฐานของระบบที่ใช้งานดีแค่ไหน เพราะสิ่งที่จำเป็นมากๆ คือความน่าเชื่อถือของระบบและความถูกต้องของข้อมูลที่ได้รับ หากเสียค่าใช้จ่ายไปแล้ว แต่กลับได้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือคลาดเคลื่อน ก็อาจจะมีปัญหาตามมาภายหลังได้ และไม่คุ้มค่ากับค่าใช้จ่ายที่เสียไป และนอกจากเรื่องของความถูกต้องแล้ว หากโปรแกรมที่เลือกนั้น มีเทคโนโลยีที่ล้าสมัย พนักงานใช้งานระบบได้ยุ่งยาก การตั้งค่าไม่สามารถยืดหยุ่นได้เลย ก็อาจทำให้เกิดปัญหาต่างๆ ตามมาได้เช่นกัน

6.ความปลอดภัยของข้อมูล

ตรวจสอบว่า Time Attendance Program มีมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเวลาทำงานของพนักงานหรือไม่ ดีแค่ไหน เช่น การเข้ารหัสข้อมูล, การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง, หรือการบันทึกล็อกอิน เพราะเรื่องของความปลอดภัยนั้นก็สำคัญไม่แพ้กับความถูกต้องของข้อมูลเลยทีเดียว

7.การบริการหลังการขาย

ตรวจสอบว่ามีการให้บริการหลังการขายสำหรับ Time Attendance Program หรือไม่ และบริการนั้นดีแค่ไหน มีค่าใช้จ่ายจุกจิกตามมาอีกหรือไม่ เช่น การอัปเกรดซอฟต์แวร์, การสนับสนุนทางเทคนิค หรือการอบรมการใช้งาน เป็นต้น เพราะในบางโปรแกรมอาจดูเหมือนราคาถูก แต่เมื่อใช้งานจริงๆ แล้วกลับมีค่าบริการต่างๆ เพิ่มเติมเข้ามา ทำให้ต้นทุนขององค์กรเพิ่มมากขึ้นได้ และนอกจากนั้น ต้องสบายใจได้ว่า เมื่อเสียค่าใช้จ่ายไปแล้ว HR จะได้รับการดูแล การตอบปัญหาและแก้ไขปัญหาต่างๆ ให้ได้อยู่เสมอ เพื่อการใช้งานที่มีประสิทธิภาพ

สรุปเรื่องที่ต้องรู้ ก่อนใช้ Time Attendance Program

การเตรียมความพร้อมด้านเทคนิคและข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับโปรแกรม เป็นสิ่งสำคัญเมื่อองค์กรต้องการใช้งาน Time attendance program ให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์สูงสุดและคุ้มค่ามากที่สุด

และทุกๆ เรื่องที่ต้องตรวจสอบดังที่กล่าวมานั้น โปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft มีให้บริการอย่างครอบถ้วนและครอบคลุมทั้งหมด พร้อมด้วยฟังก์ชันเสริมอื่นๆ เพื่อความสะดวกสบายเพิ่มเติมอีกด้วย จึงเป็นโปรแกรมที่ตอบโจทย์และคุ้มค่าสำหรับ HR ทุกๆ องค์กรอย่างแน่นอน