HR หลายคนกำลังมองหาโปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูป ที่เหมาะกับจำนวนพนักงานในองค์กร ซึ่งในแต่ละขนาดองค์กรก็จะมีความต้องการที่ไม่เหมือนกัน โดยมีหลักเกณฑ์อะไรบ้าง
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรมเงินเดือนเพิ่มเติม
- โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ ตัวช่วยง่ายๆ ในการบริหารบุคคล
- โปรแกรมเงินเดือน อันไหนดี ที่มีฟังก์ชันสำหรับ HR ยุคใหม่
- โปรแกรมเงินเดือนราคาถูก สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ SME ได้หรือไม่
- โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (Payroll) คืออะไร เหมาะสำหรับองค์กรแบบไหน?
การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูป
การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือน เป็นขั้นตอนสำคัญในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลและเงินเดือน เพราะโปรแกรมเงินเดือนที่ดีและเหมาะสมนั้น จะช่วยให้ HR สามารถจัดการกับข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน การคำนวณภาษี สวัสดิการต่าง และการประเมินผลการทำงานของพนักงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ซึ่งจะทำให้การบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น และองค์กรก็จะเติบโตไปได้อย่างราบรื่นด้วยเช่นกัน
โดยการเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือน ในบทความนี้จะแบ่งตามขนาดองค์กรเล็ก และองค์กรใหญ่ว่าหลักๆ การใช้งานในองค์กรแต่ละขนาดนั้น ควรจะพิจารณาเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนจากหลักเกณฑ์ใดบ้าง โดยมีรายละเอียดดังนี้
การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูปให้เหมาะกับองค์กรขนาดเล็ก
อันที่จริงแล้วการพิจารณาเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูปสำหรับองค์กรทั้งขนาดเล็ก กลาง ใหญ่นั้น มีขั้นตอนหรือข้อควรพิจารณาในการเลือกหลักๆ ที่เหมือนกัน แต่ก็มีบางอย่างที่ต้องคำนึงถึงเพิ่มเติมเป็นพิเศษสำหรับองค์ขนาดเล็ก ดังนี้
1. ความซับซ้อนของโปรแกรม
แน่นอนว่าในองค์กรขนาดเล็ก นั้นจะมีปริมาณข้อมูลพนักงานที่ไม่มากนัก ทำให้การคำนวณเงินเดือน หรือการบริหารงานต่างๆ ยังไม่ซับซ้อนมาก ดังนั้นองค์กรอาจไม่จำเป็นต้องเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่มีความซับซ้อน เพราะอาจเพิ่มความยุ่งยากในการทำงานมากขึ้นได้
2. งบประมาณ
สำหรับองค์กรที่มีขนาดเล็ก เรื่องงบประมาณยังคงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องคำนึงถึงเป็นลำดับแรกๆ เพราะปริมาณข้อมูลที่ต้องบริหารจัดการยังมีไม่มากนัก ความซับซ้อนก็ยังไม่มากเช่นเดียวกัน ดังนั้นค่าใช้จ่ายในการใช้โปรแกรมจึงควรเป็นราคาที่เข้าถึงได้ และมีความเหมาะสมด้วย
3. ความเข้ากันได้กับระบบอื่น
ในองค์กรขนาดเล็กนั้น การจัดการงานในบางขั้นตอนก็อาจยังไม่ได้นำระบบเข้ามาช่วย หรือบางขั้นตอนที่มีความยุ่งยาก ก็อาจจะมีโปรแกรมเล็กๆ เข้ามาช่วยบริหารจัดการ ซึ่งการจะนำโปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูปเข้ามาใช้งานเพิ่มนั้น อาจจะต้องาคำนึงถึงความเข้ากันได้ หรือความสามารถในการบูรณาการกับระบบเดิมที่มีอยู่ในองค์กรด้วย เช่น ระบบบัญชี กับ ระบบการบริหารบุคคล เป็นต้น
4. ความสามารถในการปรับแต่ง
ในการบริหารจัดการงานบุคคล ไม่ว่าจะเป็นในองค์กรเล็ก หรือองค์กรใหญ่ ก็จะมีนโยบายหรือวัฒนธรรมในการบริหารงานที่แตกต่างกัน ดังนั้นโปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูปที่เลือกใช้ควรมีความสามารถในการปรับแต่งได้ดีระดับหนึ่ง ให้เพียงพอต่อความต้องการขององค์กรและครอบคลุมปัญหาต่างๆ ที่ HR ต้องเจอมาก่อนใช้โปรแกรมด้วย เช่น การตั้งค่าเบี้ยขยันแบบพิเศษ การจัดกะการทำงานแบบพิเศษ เป็นต้น
5. ความปลอดภัย
ในด้านความปลอดภัยนั้น เป็นข้อคำนึงที่ต้องพิจารณากับทุกขนาดองค์กร เพราะไม่ว่าจะเป็นองค์กรเล็ก หรือองค์กรใหญ่โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูปที่เลือกใช้ก็ควรมีมารตรฐานความปลอดภัยที่เพียงพอในการปกป้องข้อมูลของพนักงานและข้อมูลองค์กร
6. การบริการหลังการขาย
อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องยกมาพิจารณาคือ การบริการหลังการขาย หรือที่เรียกว่าทีมงาน Support ว่ามีระบบการสนับสนุนที่คอยช่วยเหลือเมื่อมีปัญหาการใช้งานหรือไม่ เพราะหากไม่มีทีมงานให้คำแนะนำหรือคอยช่วยเหลือ โปรแกรมนั้นอาจจะกลายเป็นโปรแกรมที่ไม่ตอบโจทย์และไม่คุ้มค่าในการใช้งานไปเลยก็ได้
การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูปสำหรับองค์กรขนาดเล็กนั้น ควรคำนึงถึงความคุ้มค่าต่อราคา ความเข้ากันได้เป็นสำคัญ แต่เมื่อใดที่องค์กรเริ่มขยายตัวแล้ว ก็ควรที่จะพิจารณาการเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนให้เหมาะสมตามการเปลี่ยนแปลงด้วยเช่นกัน
การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูปให้เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่
การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูปในองค์กรขนาดใหญ่ เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น เพราะองค์กรขนาดใหญ่นั้นมีความซับซ้อนในโครงสร้างองค์กร และมีเป้าหมายทางธุรกิจที่มากขึ้นด้วย ข้อควรคำนึงถึงในการเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือน จึงมีมากกว่าองค์กรขนาดเล็ก โดยมีขั้นตอนในการพิจารณาดังนี้
1. วัตถุประสงค์ในการใช้งาน
อันดับแรกควรระบุวัตถุประสงค์และความต้องการในการใช้งานโปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูป เช่น จำนวนพนักงาน, โครงสร้างแผนก, การจัดการเงินเดือน, การรายงาน, การจัดการภาษี และข้อมูลพนักงานอื่น ๆ ที่ต้องการบริหารจัดการ
2. ความน่าเชื่อถือของโปรแกรม
ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของโปรแกรม โดยอาจสำรวจจากตลาดและรีวิวจากผู้ใช้งานจริง เพื่อพิจารณาโปรแกรมเงินเดือนที่มีความน่าเชื่อถือในอุตสาหกรรมเดียวกัน
3. การเปรียบเทียบ
เสนอรายชื่อโปรแกรมเงินเดือนที่เป็นทางเลือกทั้งหมด และเปรียบเทียบคุณสมบัติทั้งหมด เพื่อให้ได้โปรแกรมเงินเดือนที่ตอบโจทย์และคุ้มค่ากับองค์กรให้ได้มากที่สุด
4. ความเข้ากันได้กับระบบอื่น
หาข้อมูลเพื่อตรวจสอบว่าโปรแกรมเงินเดือนนั้นสามารถบูรณาการกับระบบอื่นๆ ที่ใช้อยู่ในองค์กรได้หรือไม่ เช่น ระบบบัญชี ระบบบุคคล หรือระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ เพื่อให้เกิดการเชื่อมโยงข้อมูลและเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุด
5. ความสามารถในการปรับแต่ง
องค์กรใหญ่ ย่อมมีระบบการบริหารจัดการที่ซับซ้อน เพราะฉะนั้น ควรพิจารณาความสามารถในการปรับแต่งโปรแกรมให้ตรงกับความต้องการองค์กร เพื่อให้โปรแกรมเงินเดือนที่เลือกใช้นั้นตอบโจทย์ความต้องการในทุกๆ ด้านให้มากที่สุด
6. ความปลอดภัย
เรื่องสำคัญที่ควรคำนึงถึง คือเรื่องของความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของโปรแกรมเงินเดือน เพราะข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลส่วนตัวของพนักงานที่ความอ่อนไหวนั้น เป็นข้อมูลที่สำคัญอย่างมากในปัจจุบัน
7. การบริการหลังการขาย
พิจารณาว่า โปรแกรมเงินเดือนที่จะเลือกนั้น มีบริการหลังการขายเป็นอย่างไร มีทีม Support สำหรับช่วยในการใช้งานเมื่อโปรแกรมมีปัญหาดีหรือไม่ รวดเร็วแค่ไหน และพิจารณาด้านการฝึกอบรมการใช้งาน (Training) ว่าเพียงพอสำหรับองค์กรใหญ่หรือไม่ เพราะ หากโปรแกรมเงินเดือนที่มีความซับซ้อนตรงความต้องการแล้ว แต่พนักงานในองค์กรเราใช้ไม่เป็น ก็จะทำให้โปรแกรมเงินเดือนที่เลือกมานั้นไร้ประโยชน์ ไม่มีเกิดความคุ้มค่าใดๆ เลยก็เป็นได้
8. การทดสอบใช้งาน
ก่อนการตัดสินใจ ควรเลือกโปรแกรมที่สามารถทดลองการใช้งานได้ในระยะเวลาหนึ่ง เพื่อที่จะทดลองใช้งานโปรแกรมเงินเดือนนั้นจริงๆ ในระยะเวลาที่กำหนด เพื่อตรวจสอบความเหมาะสมและความถูกต้องของโปรแกรม
9. งบประมาณ
สิ่งที่ควรพิจารณาอย่างขาดไม่ได้เลย คือเรื่องของงบประมาณนั่นเอง ควรคำนึงถึงงบประมาณที่สามารถใช้ได้อย่างเหมาะสมกับงานคิดเงินเดือน และเหมาะสมกับความต้องการขององค์กร รวมถึงพิจารณาค่าใช้จ่ายอื่นๆ เพิ่มเติม เช่น ค่าปรับปรุงโปรแกรม หรือการบำรุงรักษาต่างๆ ให้คุ้มค่ากับการใช้งานในระยะยาว
การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนสำหรับองค์กรขนาดใหญ่เป็นกิจกรรมที่ต้องใช้เวลาและความพยายามในการรับรู้ความต้องการขององค์กรและการคำนึงถึงความซับซ้อนในระบบ คุณควรทำการประเมินตัวเองและหาคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการจัดการโปรแกรมเงินเดือนในองค์กรขนาดใหญ่ การตัดสินใจให้ถูกต้องจะส่งผลให้องค์กรของคุณมีระบบการจัดการเงินเดือนที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากขึ้นในระยะยาว
สรุปวิธีเลือกโปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูป ให้เหมาะกับขนาดองค์กร
ไม่ว่าจะเป็นการเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนในองค์กรขนาดใดก็ตาม ย่อมต้องพิจารณาจากเหตุผล และคำนึงถึงประโยชน์การใช้งานในหลายๆ ด้าน และในระยะยาว เพื่อให้องค์กรได้มีระบบการบริหารจัดการเงินเดือนที่มีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และเหมาะสมกับองค์กรในระยะยาว
โปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ตอบโจทย์สำหรับองค์กรทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นด้านการคำนวณเงินเดือน หรือ ระบบงาน HR ทั้งหมด เพราะเป็นโปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูปที่มีความยืดหยุ่น ปรับแต่งได้ และอยู่บนระบบการทำงานที่มีความปลอดภัยระดับสากล ช่วยให้ HR และองค์กรบริหารจัดการงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย