กรณีในองค์กรมีเหตุพนักงานทำความผิด แต่เหตุการณ์ได้ล่วงเลยมานานแล้ว นายจ้างหรือ HR จะสามารถออกหนังสือเตือนย้อนหลังได้หรือไม่ มาไขคำตอบในบทความนี้กันเลย
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
- Q&A ไขข้อสงสัย นายจ้างออกใบเตือนซ้ำกี่ครั้ง จึงเลิกจ้างได้?
- องค์ประกอบสำคัญบนใบเตือนพนักงาน และข้อควรระวังที่ HR ควรรู้
- ส่งจดหมายเตือนพนักงานได้ทันใจ ด้วยโปรแกรม HR
- เมื่อพนักงานกระทำผิด HR ตักเตือนพนักงานอย่างไรได้บ้าง?
- Q&A พนักงานลากิจเกิน นายจ้างหักเงินได้ไหม
Q: หนังสือเตือนสามารถออกย้อนหลังได้หรือไม่?
อย่างที่ทราบกันดีว่าเมื่อพนักงานทำความผิดวินัยภายในองค์กร ซึ่งถ้าเป็นเรื่องที่เคยตักเตือนด้วยวาจาแล้วแต่ยังทำผิดซ้ำ หรือเป็นเรื่องที่ถือเป็นความผิดร้ายแรง นายจ้างหรือ HR ก็จะมีการออกหนังสือเตือนแจ้งแก่พนักงานเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อตักเตือนให้พนักงานตระหนักในความผิดของตนและปรับปรุงแก้ไขต่อไป แต่หากเป็นกรณีที่พนักงานกระทำความผิดซึ่งเหตุการณ์ได้ล่วงเลยมานานแล้ว นายจ้างจะสามารถออกหนังสือเตือนย้อนหลังได้หรือไม่
A: นายจ้างไม่สามารถออกหนังสือเตือนหรือลงโทษพนักงานย้อนหลังได้
การออกหนังสือเตือนหรือลงโทษพนักงานที่กระทำความผิดทางวินัย นายจ้างหรือ HR ควรพิจารณาการลงโทษทันทีหลังจากทราบเหตุอันเป็นความผิดนั้น หากทราบเหตุแล้วแต่เพิกเฉย ไม่ได้ออกหนังสือเตือนหรือลงโทษพนักงานภายในระยะเวลาอันสมควร ให้ถือว่านายจ้างไม่ติดใจจะลงโทษพนักงานแล้ว ดังนั้นหนังสือเตือนที่ออกย้อนหลังในทำนองดังกล่าวจึงถือว่าไม่มีผลทางกฎหมาย นายจ้างจึงไม่อาจกล่าวโทษพนักงานย้อนหลังได้
กรณีนายจ้างต้องการกล่าวโทษพนักงานย้อนหลัง หากเป็นคดีความที่ต้องตัดสิน ทางชั้นศาลก็จะมีหลักเกณฑ์ในการพิจารณาว่านายจ้างไม่ติดใจลงโทษหรือออกใบเตือนพนักงานแล้วหรือไม่ ดังนี้
1. ปรากฏข้อเท็จจริงชัดเจนว่า นายจ้างทราบเหตุอันเป็นความผิดทางวินัยของพนักงานแล้ว
2. นายจ้างมีพฤติการณ์ที่ไม่ติดใจจะลงโทษหรือออกหนังสือเตือนหรือไม่
ตัวอย่างเหตุการณ์ที่ไม่สามารถออกหนังสือเตือนย้อนหลังได้
นายขวัญดีเป็นพนักงานที่มาสายเกิน 3 ครั้ง เมื่อมาสายครั้งที่ 4 ตามกฎของบริษัทคือจะต้องมีหนังสือเตือนแจ้งแก่พนักงาน แต่นายจ้างได้เรียกนายขวัญดีมาตักเตือนด้วยวาจาแทนการออกหนังสือเตือน เมื่อเวลาผ่านไป 1 เดือน นายขวัญดีได้กระทำผิดวินัยด้วยการมาสายถึง 4 ครั้งในเดือนถัดมาอีก ครั้งนี้นายจ้างจึงพิจารณาออกหนังสือเตือนแจ้งแก่นายขวัญดี
กรณีนี้หากนายจ้างต้องการออกหนังสือเตือนย้อนหลังความผิดครั้งก่อนหน้าของนายขวัญดีด้วยเพื่อพิจารณาลงโทษทางวินัยจะไม่สามารถกระทำได้ เพราะในเหตุครั้งก่อนหน้านายจ้างไม่ได้ออกหนังสือเตือนทันที จึงถือว่านายจ้างไม่ติดใจจะลงโทษหรืออกหนังสือเตือน
สรุป หนังสือเตือนพนักงานสามารถออกย้อนหลังได้หรือไม่
หากพนักงานกระทำความผิดทางวินัยอันเป็นเหตุสมควรต้องได้รับหนังสือเตือน นายจ้างต้องออกหนังสือเตือนแจ้งแก่พนักงานทันทีหลังจากทราบเหตุ หากนายจ้างปล่อยให้เวลาล่วงเลยนานเกินสมควรแล้วจะไม่มาสมารถออกหนังสือเตือนย้อนหลังได้ เพราะถือว่านายจ้างไม่ติดใจจะลงโทษหรืออกหนังสือเตือน