Payroll System ที่ตอบโจทย์สำหรับ HR แต่ละองค์กร และทำให้การทำงานของทีม HR มีประสิทธิภาพมากขึ้นนั้น ควรมีคุณสมบัติเด่นอย่างไรบ้าง มาดูกันในบทความนี้เลย
บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :
- วิธีเลือกใช้ โปรแกรม Payroll ที่ HR ต้องรู้ก่อนตัดสินใจ
- Q&A ถามตอบข้อสงสัยเกี่ยวกับ Payroll Service
- โปรแกรม payroll ฟรี กับ คำนวณเงินเดือนแบบเก่าต่างกันอย่างไร
- โปรแกรม KBank Payroll ยกระดับการจ่ายเงินเดือนง่าย ๆ
- โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (Payroll) คืออะไร เหมาะสำหรับองค์กรแบบไหน?
- 5 เหตุผลที่องค์กรของคุณควรมีระบบ HR Payroll System
Payroll System คืออะไร
Payroll System หรือ ระบบจ่ายเงินเดือน ที่ใช้ในการบริหารจัดการที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนและสวัสดิการของพนักงาน โดยระบบนี้จะทำหน้าที่หลัก ๆ คือการคำนวณเงินเดือนและกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน เช่น ชั่วโมงทำงาน เงินเดือนหรืออัตราค่าจ้าง หักภาษี สวัสดิการ และการหักลดหย่อนต่าง ๆ เป็นต้น
ระบบจ่ายเงินเดือน หรือ Payroll System มีประโยชน์มากในการลดภาระงานที่มากมายให้กับทีม HR ทั้งลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน ทำให้การคำนวณต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมีความสะดวกรวดเร็วขึ้น และทำให้กระบวนการจ่ายเงินเป็นไปอย่างมีระเบียบและตรวจสอบได้ นอกจากนี้ Payroll System นี้ยังช่วยจัดการข้อมูลเกี่ยวกับการลางาน ไม่ว่าจะเป็นการลาป่วย การลาพักร้อน และการปฏิบัติงานอื่น ๆ ที่ส่งผลต่อการจ่ายเงินเดือนของพนักงานได้อีกด้วย
คุณสมบัติหลักของ Payroll System ที่ช่วยลดภาระงาน HR
ด้วยระบบการบริหารงานของแต่ละองค์กรนั้นมีความแตกต่างกัน Payroll System ที่จะตอบโจทย์สำหรับ HR แต่ละองค์กรก็จะต้องแตกต่างกันไปด้วย แต่อย่างไรก็ตาม Payroll System ก็ยังมีคุณสมบัติหลัก ๆ ที่จะตอบโจทย์ HR สำหรับทุกองค์กรได้ ดังนี้
1. มีความยืดหยุ่น ครอบคลุม และใช้งานง่าย
อย่างที่ทราบกันดีว่า งาน HR มีความหลากหลายและซับซ้อน คุณสมบัติอย่างแรกที่ Payroll System ควรมี คือ ความยืดหยุ่น ความครอบคลุม และการใช้งานที่ง่าย ดังนี้
• ความยืดหยุ่นของระบบ ที่สามารถปรับแต่ง หรือตั้งค่าข้อมูลให้เหมาะสมกับการบริหารงานในแต่ละองค์กรได้
• ความครอบคลุม ควรมีฟังก์ชันสำหรับ HR อย่างครอบคลุมทุก ๆ การทำงานอย่างครอบคลุม เพื่อแก้ไขปัญหาในการทำงานต่าง ๆ ให้กับ HR ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณเงินเดือน คำนวณเวลาการทำงาน ภาษี ประกันสังคม เบี้ยขยัน เงินพิเศษ วิธีคิดค่าโอที หรือแม้กระทั่งการรายงานผลต่าง ๆ เป็นต้น
• การใช้งานที่ง่าย ควรมีรูปแบบที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อนจนเกินไป เพราะจะช่วยให้ HR ลดเวลาในการเรียนรู้โปรแกรม และประหยัดเวลาในการทำงานของ HR ได้อย่างแท้จริง
2. เชื่อมต่อข้อมูลต่าง ๆ กับระบบลงเวลาทำงาน
หนึ่งเรื่องที่ยุ่งยากและมักมีปัญหาในการทำงานอยู่เสมอ สำหรับ HR นั่นคือ การลงเวลาทำงานของพนักงาน หาก Payroll System สามารถเชื่อมต่อข้อมูลเวลาการทำงานของพนักงาน กับการคำนวณต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือนได้แล้ว จะช่วยให้ HR ลดความผิดพลาดและลดภาระขั้นตอนการทำงานได้อย่างมากที่สุด โดย Payroll System ที่ดีควรมีการเชื่อมต่อข้อมูลต่าง ๆ กับระบบลงเวลาทำงานได้ดังนี้
• การคำนวณค่าจ้างที่แม่นยำ ระบบ Payroll สามารถดึงข้อมูลเวลาการทำงาน เช่น ชั่วโมงการทำงาน การทำงานล่วงเวลา การลาออกจากระบบลงเวลาทำงานโดยอัตโนมัติ ทำให้การคำนวณเงินเดือนและค่าล่วงเวลาถูกต้อง ลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยตนเอง
• การจัดการข้อมูลลางานและวันหยุด ระบบ Payroll สามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลการลางานและวันหยุดของพนักงานจากระบบลงเวลาทำงาน เพื่อให้แน่ใจว่าเงินเดือนถูกปรับตามการขาดงานหรือลางานอย่างถูกต้อง
• การอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ ข้อมูลการทำงานของพนักงาน เช่น การลงเวลาทำงาน ขาดงาน หรือลางาน จะถูกอัปเดตไปยังระบบ Payroll ทันที ทำให้สามารถคำนวณเงินเดือนในแบบเรียลไทม์ และช่วยให้ HR สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ทันที
• การรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล ด้วยการรวมข้อมูลจากระบบลงเวลาทำงานและระบบ Payroll เข้าด้วยกัน HR สามารถสร้างรายงานที่เกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน เวลาที่ทำงานจริง หรือลางานได้อย่างง่ายดาย
3. ออกสลิปเงินเดือนได้อย่างรวดเร็ว
อีกหนึ่งเรื่องที่เป็นงานไม่ยุ่งยาก แต่เป็นงานเดิมๆ ซ้ำไปซ้ำมา แต่ใช้เวลาในการทำงานเยอะเหลือเกิน คือการออกสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานนั่นเอง เป็นสิ่งที่ไม่ทำก็ไม่ได้ หาก Payroll System สามารถเชื่อมต่อข้อมูลมาแล้วออกสลิปเงินเดือนให้พนักงานแบบอัตโนมัติได้ จะสามารถช่วย HR ลดเวลาในการทำงานได้อย่างมาก
สรุป3 ข้อที่ Payroll System ต้องมี! เพื่อลดภาระงาน HR ได้อย่างแท้จริง
Payroll System ที่มีคุณสมบัติทั้ง 3 ข้อนี้ ล้วนเป็นโปรแกรมที่จะช่วยให้ HR ทำงานได้อย่างง่าย สะดวกรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างแท้จริง เพราะทั้ง 3 ภาระหน้าที่นั้น เป็นขั้นตอนที่มีความซับซ้อน ใช้เวลาในการทำงานมาก ซึ่งหาก HR ต้องมาเสียเวลาในการทำงานในด้านนี้มาก ก็จะไม่มีเวลาไปบริหารงานด้านอื่น ๆ ที่มีอีกมากมาย ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรจะลดลงตามไปด้วย
และโปรแกรมเงินเดือน HumanSoft ที่มีฟังก์ชันครอบคลุมทุกการทำงานยาก ๆ ของ HR และมีคุณสมบัติทั้ง 3 ข้อนี้อย่างครบถ้วน จึงเป็น Payroll System ที่น่าสนใจ เพราะนอกจากจะช่วยให้ HR ทำงานแบบมืออาชีพได้อย่างแท้จริงแล้ว ยังมีแพ็กเกจให้เลือกใช้งานอีกมากมาย ตอบโจทย์ให้กับทั้งองค์กรเล็ก ไปจนถึงองค์กรใหญ่ โดยสามารถสมัครทดลองใช้งานฟรี 30 วัน ครบทุกฟังก์ชันได้อีกด้วย
