การปฐมนิเทศพนักงานใหม่เป็นสิ่งที่ HR ของทุกๆ องค์กรต้องทำอยู่แล้ว และมีเรื่องใดบ้างที่ HR ควรบอกในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ มาดูในบทความนี้

บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เป็นกระบวนการ หรือหลักสูตรสำหรับการให้ข้อมูลและทราบข้อกำหนดต่าง ๆ เกี่ยวกับบริษัทหรือองค์กรให้กับพนักงานที่เพิ่งเข้าร่วมทีมหรือเข้าทำงานใหม่ในองค์กรนั้น ๆ ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อให้พนักงานที่ใหม่เข้าใจบริษัท, รู้จักนโยบายต่างๆ และกฎระเบียบบริษัท , วัฒนธรรมองค์กร, บทบาทของตำแหน่งงาน, และการทำงานเป็นทีมในองค์กร หรือบางทีอาจเรียกว่า Orientation Program หรือ New Employee Program

โดยบางบริษัทอาจมีการกำหนดหลักสูตรสำหรับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไว้อย่างชัดเจนแล้ว เช่น หัวข้อในการสอน ผู้รับผิดชอบในส่วนต่างๆ ซึ่งวิธีการนี้จะช่วยให้พนักงานใหม่ในแต่ละรุ่นได้รับข้อมูลพื้นฐานและความรู้ต่างๆ ที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เป็นไปในทิศทางเดียวกัน แต่บางองค์กรอาจยังไม่มีหลักสูตรในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ที่ชัดเจน อาจทำให้พนักงานใหม่แต่ละคนได้รับข้อมูลความรู้ที่ไม่เท่ากัน ทำให้เกิดความเสี่ยงในการรับรู้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือต้องเผชิญกับวัฒนธรรมในองค์กรอย่างโดดเดี่ยว ซึ่งอาจทำให้เกิดความไม่ประทับใจและอยู่ในองค์กรได้ไม่นาน

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการรับบุคคลใหม่ในทีม และช่วยให้พนักงานใหม่ได้รับข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทและบทบาทงานของตน เพื่อให้สามารถทำงานได้ทันทีและเข้าใจวัฒนธรรมการทำงานขององค์กรอย่างถูกต้อง โดยเนื้อหาในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่นั้น มักจะแปรผันไปตามบริษัทหรือองค์กรนั้น แต่หลักๆ แล้วควรจะมีขั้นตอนดังนี้

ปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ต้องบอกอะไรบ้าง

ในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ HR ต้องบอกข้อมูลสำคัญให้แก่พนักงานใหม่ที่มีเนื้อหาหลัก ๆ ดังนี้

1. ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับองค์กร

แน่นอนว่าพนักงานใหม่ทุกคนควรได้รับข้อมูลด้านความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับองค์กรหรือความรู้ที่เกี่ยวกับสิทธิต่างๆ สำหรับพนักงานในองค์กร เช่น ประวัติความเป็นมาและวิสัยทัศน์ขององค์กร การกรอกเอกสารเข้างาน หรือแบบฟอร์มต่างๆ เงินเดือนและสวัสดิการต่างๆ การคิด OT กฎระเบียบบริษัท โควต้าวันลางาน ระยะเวลาทดลองงาน เวลาทำงาน เวลาพัก ที่จอดรถของบริษัท ความรู้เกี่ยวกับมาตรฐานของบริษัทหรือระบบต่างๆ ขององค์กร เป็นต้น

2. ความรู้ที่กฎหมายกำหนด

เป็นความรู้ในด้าน พ.ร.บ.ความปลอดภัย อาชีวอนามัยและสภาพแวดล้อมในการทำงาน พ.ศ. 2554 ที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการอบรมให้แก่ลูกจ้างทุกคนสำหรับสถานประกอบการทุกแห่ง เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้ลูกจ้างได้รับบาดเจ็บ สูญเสียชีวิตจากอุบัติเหตุ หรือเกิดการเจ็บป่วยจากโรคของการทำงาน เป็นต้น

3. ความรู้เกี่ยวกับแผนกหรือทีมงาน

การอธิบายลักษณะงานที่จะทำ, บทบาทของตำแหน่ง, และทีมงานที่จะทำงานร่วมกัน รวมถึงการปูพื้นฐานความรู้ Basic Technical Skill ให้กับพนักงานใหม่ก่อนส่งพนักงานให้หน่วยงานต้นสังกัดด้วย เพื่อให้พนักงานเข้าใจใน Process การทำงาน และสามารถเริ่มต้นการทำงานในแผนกนั้นๆ ได้เลย

4. ความรู้ หรือสิ่งที่องค์กรต้องการเน้นย้ำ

บางองค์กรอาจเน้นเรื่องวินัยในการทำงาน เพราะถือว่าเป็นเรื่องพื้นฐานที่องค์กรจะนำไปต่อยอดสู่การพัฒนาไปในด้านอื่นๆ หรือบางองค์กรอาจเน้นเรื่องวัฒนธรรมองค์กร เพราะต้องการเน้นให้พนักงานทุกคนมีจิตสำนึกในการรักษาคุณภาพของงาน และเพื่อโอกาสในการเติบโตในอนาคตได้ เป็นต้น ดังนั้นหากองค์กรมีสิ่งอื่นๆ ที่ต้องการเน้นย้ำเป็นพิเศษก็ควรแยกเนื้อหานั้นออกมาเป็นหัวข้อพิเศษ เพื่อให้พนักงานทราบและตระหนักในเรื่องนั้นๆ ได้อย่างชัดเจน

5. ความรู้ด้านการประเมินและเงื่อนไขต่างๆ

การกล่าวถึงกระบวนการประเมินประสิทธิภาพ, ข้อตกลงทางการทำงาน, และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง ดังเช่นเรื่องเงื่อนไขหรือข้อตกลงในการผ่านทดลองงาน ที่องค์กรจำเป็นต้องชี้แจงรายละเอียดให้ชัดเจนในทุกๆ การประเมิน ว่าปัจจัยใดที่จะทำให้ไม่ผ่าน ปัจจัยใดที่จะทำให้ผ่านการทดลองงาน เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดและไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยไม่ได้ตั้งใจของพนักงานใหม่

ตัวช่วยในการสร้างหลักสูตรการปฐมนิเทศพนักงานใหม่สำหรับ HR

โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยในการสร้างหลักสูตรปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เพื่อแจ้งความรู้ต่างๆ ตามหัวข้อที่กล่าวมา ด้วยฟังก์ชัน E-Library และ E-Learning ที่สามารถสร้างเนื้อหาในการเรียนรู้ แยกเนื้อหาที่จะให้แต่ละแผนกเรียนรู้ แล้วนำมากำหนดเป็นคอร์สเรียนให้กับพนักงาน โดยสามารถวัดผลการเรียนรู้นั้นๆ ได้จากแบบทดสอบหลังเรียน พร้อมการกำหนดระยะเวลาในการเรียนเนื้อหาของแต่ละคอร์สเรียนได้ อีกทั้งพนักงานยังสามารถเข้าเรียนได้ผ่าน 2 ช่องทาง ทั้งทาง Web Browser และ ทาง Application

HR สามารถเรียนรู้วิธีการใช้งาน ฟังก์ชัน E-Library และE-Learning เพิ่มเติมได้ที่

>> คู่มือการใช้งาน E-Library

>> คู่มือการใช้งาน E-Learning

สรุปเรื่องที่ควรบอกในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ตามหลักสูตรหัวข้อที่จำเป็นดังที่กล่าวมานั้น ไม่เพียงแค่ช่วยให้พนักงานใหม่ทำงานได้ทันที แต่ยังเป็นการเริ่มต้นที่สำคัญในการสร้างบรรยากาศการทำงานที่เป็นกันเอง และสร้างความสุขทั้งทางกายและทางใจให้กับพนักงานใหม่ เพื่อที่จะได้อยู่กับองค์กรไปในระยะยาว