วิธีกำหนด KPI ให้แต่ละแผนกนั้นเป็นขั้นสำคัญที่ควรให้ความสำคัญ โดยมีวิธีการกำหนด KPI อย่างไรบ้าง มาดูกันในบทความนี้

บทความเกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ :

วิธีกำหนด KPI ของแต่ละแผนก

หลายคนทราบอยู่แล้วว่า KPI คืออะไร และในแต่ละบริษัทและธุรกิจจะมีเกณฑ์ในการวัด Key Performance Indicator หรือการประเมินผลการทำงานของพนักงานที่แตกต่างกัน และเกณฑ์การวัด KPI ในแต่ละแผนก ก็จะมีความแตกต่างกันไปอีก เพราะ แต่ละแผนกในองค์กรมีบทบาทและภาระงานที่แตกต่างกัน ดังนั้นการกำหนด KPI แยกเป็นแผนกจึงช่วยให้มองเห็นประสิทธิภาพและผลการทำงานของแต่ละแผนกได้อย่างชัดเจน และเหมาะสมกับลักษณะงานและเป้าหมายของแผนกนั้นๆ ได้ดีขึ้น ทำให้สามารถวัดผลและประเมินความสำเร็จต่างๆ ได้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยวิธีกำหนด KPI ของแต่ละแผนกนั้น ประกอบด้วย 7 เทคนิคดังนี้

1. ทำความเข้าใจคำว่า KPI

อันดับแรกต้องทำความเข้าใจว่า KPI หรือ Key Performance Indicator เป็นดัชนีชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของงาน โดยเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐานหรือเป้าหมายที่ได้ตกลงกันไว้ ซึ่งงานที่จะกำหนดให้แต่ละฝ่าย แต่ละแผนก แต่ละตำแหน่งนั้น จะต้องสามารถกำหนดตัวชี้วัดที่สามารถวัดผลได้ และกำหนดลักษณะเป้าหมายในการรบรรลุผลให้ชัดเจน และควรมีรายละเอียดหัวข้อการประเมินผล และกำหนดคะแนนให้แต่ละหัวข้อไว้ด้วย

2. ตั้งคำถามเพื่อกำหนด KPI

การกำหนด KPI แต่ละแผนกนั้น อาจเริ่มจากการตั้งคำถาม เช่น ผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไร ทำไมผลลัพธ์นี้จึงมีความสำคัญ, หัวหน้าสามารถวัดความก้าวหน้าได้อย่างไร หัวหน้าและทีมมีอิทธิพลต่อผลลัพธ์ได้อย่างไร ใครคือผู้รับผิดชอบกับผลลัพธ์นี้ รู้ได้อย่างไรว่าบรรลุเป้าหมายและสำเร็จแล้ว หัวหน้าควรตรวจสอบความคืบหน้าของผลลัพธ์บ่อยแค่ไหน เป็นต้น ซึ่งคำถามเหล่านี้จะต้องเป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายด้วย

3. กำหนดการวัดผลทางตรงและทางอ้อม

ในด้านดัชนีชี้วัดความสำเร็จของ KPI นั้น สามารถแบ่งออกเป็นการวัดผลทางตรง และทางอ้อม ซึ่งการวัดผลทางตรง คือการใช้ตัวเลขบอกตามความเป็นจริง สามารถตรวจสอบได้ มาตรวัดอยู่ในระดับ Ratio Scale เช่น จำนวนผลงาน จำนวนสินค้า เป็นต้น และการวัดผลทางอ้อม คือวัดโดยผ่านกระบวนการทางสมองเพิ่มเติม เช่น ทัศนคติ ความรู้ บุคลิกภาพ เป็นต้น มาตรวัดจะอยู่ในระดับ Interval Scale โดยวัดแบบช่วง ให้คะแนนตามเกณฑ์ส่วนตัวที่แตกต่างกัน

4. มุมมองในการวัดผล KPI

มุมมองในการวัดผล KPI นั้นสามารถวัดได้หลายมุมมอง ทั้งเชิงบวก และเชิงลบ โดยดัชนีวัดความสำเร็จในเชิงบวก ได้แก่การกำหนดเกณฑ์ประเมินผลในแง่ดี เช่น ยอดขาย กำไร การผลิต เป็นต้น ส่วน ดัชนีวัดความสำเร็จในเชิงลบ คือการกำหนดเกณฑ์ประเมินผลโดยใช้ข้อบกพร่อง ปัญหา หรือจุดด้อย เช่น เปอร์เซ็นต์ผลผลิตที่ผิดพลาด เกณฑ์ลดอัตราการขาดทุนให้น้อยที่สุด เป็นต้น

5. ใช้ SMART ตรวจสอบตัวชี้วัด

ในการกำหนดตัวชี้วัดและเป้าหมายผลสัมฤทธิ์ของงานด้วยการตั้งค่า KPI ให้เป็นรูปแบบ SMART คือ Specific (S) เจาะจงว่าต้องการทำอะไร ผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไร Measurable (M) วัดผลที่เกิดขึ้นได้ ตัวชี้วัดไม่มากเกินไป Achievable (A) บรรลุผลได้ Realistic (R) สมเหตุสมผล สอดคล้องกับความเป็นจริง สามารถทำให้สำเร็จได้ Timely (T) กำหนดช่วงเวลาชัดเจน ระยะเวลาการทำงานเหมาะสม

6. กำหนด KPI ร่วมกัน

ไม่ว่าจะเป็นระดับผู้บริหารไปจนถึงพนักงาน หากสามารถกำหนด KPI ร่วมกันได้แล้ว จะทำให้ประเมินเป้าหมายร่วมกันได้ มองเห็นภาพตรงกัน สร้างแรงผลักดันร่วมกัน และที่สำคัญคือ จะทำให้เกิดความยุติธรรมในการกำหนดตัวชี้วัด และวิธีในการประเมินผลได้

7. ข้อควรระวัง

ข้อควรระวังในการกำหนด KPI ในแต่ละแผนก ได้แก่

ความลำเอียงในการกำหนด KPI แต่ละแผนก ซึ่งผู้บริหารต้องใส่ใจ และเข้าใจทักษะ เข้าใจความต้องการของพนักงานในแต่ละแผนก
ไม่กำหนด KPI ที่ยากเกินไปจนพนักงานไม่สามารถทำได้
ไม่เปลี่ยนแปลง KPI บ่อยเกินไป
ควรเป็น KPI ในระยะยาว เพื่อใช้เปรียบเทียบได้
ไม่กำหนด KPI จำนวนมากเกินไป
ควรวิเคราะห์และพัฒนา KPI อย่างต่อเนื่อง และเน้นผลลัพธ์มากกว่ากระบวนการ

ตัวอย่างการกำหนด KPI ในแต่ละแผนก

แต่ละแผนกในองค์กรมักจะมี KPI ที่แตกต่างกันตามลักษณะงานและเป้าหมายที่ต้องการให้มีประสิทธิภาพตามความเหมาะสมของแต่ละส่วนงาน ต่อไปนี้คือตัวอย่างการกำหนด KPI ในแต่ละแผนก

แผนกการขาย

KPI : ยอดขายประจำเดือน, อัตราการแปลงลูกค้า, จำนวนลูกค้าที่ใหม่

ตัวอย่าง : การตั้งเป้าหมายยอดขายของทีมขายที่เพิ่มขึ้นทุกๆ ไตรมาส, การเพิ่มอัตราการแปลงลูกค้าจากการสอบถามเป็นการซื้อ 10% ต่อไตรมาส, การเพิ่มลูกค้าใหม่อย่างน้อย 20% ต่อปี

แผนกการเงิน

KPI : กำไรสุทธิ, ค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพ, อัตราการส่งเสริมการเงิน

ตัวอย่าง : เพิ่มกำไรสุทธิให้เพิ่มขึ้น 15% ต่อปี, ลดค่าใช้จ่ายในการผลิตที่มีประสิทธิภาพลง 10%, การส่งเสริมการใช้บริการทางการเงินโดยการเพิ่มลูกค้าที่ใช้บริการทางการเงิน 20% ต่อปี

แผนกบุคคลทรัพยากร

KPI : อัตราการเกิดและการรักษาพนักงาน, อัตราการฝึกอบรม, ความพึงพอใจของพนักงาน

ตัวอย่าง : ลดอัตราการเกิดและสูญเสียพนักงานให้อยู่ในระดับเพียง 5% ต่อปี, การฝึกอบรมพนักงานอย่างน้อย 80 ชั่วโมงต่อปี, ความพึงพอใจของพนักงานที่มีคะแนนเฉลี่ย 4.5/5

แผนกการผลิต

KPI : อัตราการผลิต, ศักยภาพในการใช้ทรัพยากร, คุณภาพของผลิตภัณฑ์

ตัวอย่าง : เพิ่มอัตราการผลิตให้เพิ่มขึ้น 10% ต่อไตรมาส, ลดสูญเสียในกระบวนการผลิตลง 5%, ความถูกต้องของผลิตภัณฑ์ที่มีการผลิตให้มีระดับความถูกต้อง 99.5%

สรุปวิธีกำหนด KPI ของแต่ละแผนก พร้อมตัวอย่าง

ทุกแผนกจะมีการประเมิน KPI ที่เฉพาะตัวและเป้าหมายที่ต้องการให้มีประสิทธิภาพตามความเหมาะสมของงานและภาระงานที่รับผิดชอบ โดยการกำหนด KPI ในแต่ละแผนกนั้น มีไว้เพื่อช่วยให้งานแต่ละส่วนขององค์กรสามารถมุ่งเน้นและวัดผลตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างชัดเจน ดังนั้น วิธีกำหนด KPI ของแต่ละแผนก จึงเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทั้งผู้บริหารไปจนถึงพนักงานควรให้ความสำคัญ เพื่อให้ได้ตัวชี้วัดที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรอย่างดี และเหมาะสมกับทุกๆ ฝ่ายอย่างมากที่สุด

และอีกหนึ่งตัวช่วยหลังจากการกำหนด KPI ของแต่ละแผนกได้อย่างเหมาะสมแล้ว โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft ที่มีฟังก์ชันครอบคลุมในด้านการบริหารจัดการ KPI ได้อย่างอัตโนมัติ โดย HR สามารถตั้งค่าตัวชี้วัดได้อย่างยืดหยุ่น ช่วยให้ผู้บริหารสามารถนำผลลัพธ์ต่างๆ ของ KPI มาวิเคราะห์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย HR สามารถสมัครใช้งานฟรี 30 วัน ครบทุกฟังก์ชัน 100%