สงสัยกันไหมคะว่า Job Description คืออะไร เขียนอย่างไรให้น่าดึงดูด เคลียร์ และเข้าใจง่าย บทความนี้เรามีสาระดี ๆ เกี่ยวกับ Job Description นำมาฝาก ไปดูกันเลย

อ่านบทความเกี่ยวกับการรับสมัครงานเพิ่มเติม
4 Steps เขียนสมัครงานผ่านอีเมลให้ดูเป็นมืออาชีพ และโดนใจ HR
เทคนิคการหาคนเข้าทำงานของ HRM ในองค์กรยุคใหม่
ประกาศรับสมัครงานยุคใหม่ ด้วยโปรแกรม HR

Job Description คืออะไร


   กระบวนการรับสมัครงานหรือการสรรหาบุคลากรเป็นอีกหนึ่งหน้าที่ที่ HR Recruitment จะต้องทำ เพื่อสรรหาบุคลากรและเลือกคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานภายในบริษัท เพราะฉะนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องมีการอธิบายหรือให้รายละเอียดงานแก่ผู้สมัครต่าง ๆ เพื่อให้ผู้สมัครได้ตัดสินใจว่าจะสมัครหรือมีคุณสมบัติตรงตาม Job Description ที่ HR ให้มาหรือไม่

    Job Description หรือที่เรียกโดยทั่วไปว่า JD คือการเขียนบรรยายรายละเอียดของงานในแต่ละตำแหน่งงาน เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการอธิบายว่าตำแหน่งงานนั้นมีลักษณะอย่างไร ต้องทำอะไรบ้าง ในตำแหน่งงานนั้น ๆ ให้ชัดเจน ซึ่ง Job Description เป็นกระบวนการสำคัญในการสรรหางานและการจ้างงาน

    Job Description มีวัตถุประสงค์เพื่อนำเสนอบทบาทของลักษณะงานในตำแหน่งนั้น ๆ ทุกด้านทั้ง หน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ คุณสมบัติของผู้ที่จะต้องทำงานตำแหน่งดังกล่าว โดยจะต้องอธิบายให้ผู้สมัครเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่ง Job Description เรียกได้ว่ามีความสำคัญทั้งต่อตัวของนายจ้าง และผู้สมัคร

ทำไม HR จึงต้องให้ความสำคัญกับ Job Description
    ปัจจุบันฝ่าย HR หลาย ๆ บริษัทหันมาใส่ใจและให้ความสำคัญกับการเขียน Job Description มากขึ้น เนื่องจาก Job Description ที่ดีควรทำให้ผู้สมัครเข้าใจงานและบริษัทอย่างชัดเจน เมื่อมี Job Description ที่ดีก็จะดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณสมบัติ และระดับประสบการณ์ที่ต้องการตรงกับ Job Description ที่ระบุไว้ อีกทั้งยังได้ผู้สมัครที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานภายในบริษัทได้นั่นเอง


    หาก HR ไม่ให้ความสำคัญในการเขียน Job Description หรือเขียน Job Description แล้วไม่เคลียร์ไม่เข้าใจ อาจส่งผลให้ผู้สมัครไม่เข้าใจในบทบาทหน้าที่ของตำแหน่งงานนั้น ๆ และยังไม่น่าดึงดูดผู้สมัครอีกด้วย แน่นอนว่าการเขียน Job Description ไม่ได้เป็นการเขียนเพื่อสร้างความประทับใจ แต่ก็ควรที่จะเขียนให้ดึงดูดและน่าสนใจเพื่อให้ได้พนักงานหรือผู้สมัครที่ตรงสเปก (Spec) ดังนั้นจึงเป็นเหตุผลที่ HR ควรให้ความสำคัญในการเขียน Job Description

ส่วนประกอบสำคัญของ Job Description
    ในการเขียน Job Description จำเป็นที่จะต้องเขียนให้ละเอียดและเข้าใจ ซึ่งการเขียน Job Description นั้นควรประกอบไปด้วยส่วนสำคัญดังนี้


ชื่อตำแหน่งงาน (Job Title) : ชื่อที่เป็นทางการ ฝ่ายงาน หรือแผนกของตำแหน่งงานนั้น เช่น ตำแหน่งนักบัญชี ผู้จัดการฝ่ายการตลาด เป็นต้น
คุณสมบัติของผู้สมัคร (Qualifications) : การศึกษา ประสบการณ์ ทักษะ และใบรับรองที่จำเป็นในการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงคุณสมบัติทางการศึกษา ระบุปีที่มีประสบการณ์ในการทำงานในตำแหน่งดังกล่าว และทักษะความสามารถที่ผู้สมัครควรมี
หน้าที่และความรับผิดชอบ (Responsibilities and Duties) : เขียนอธิบายในส่วนของรายละเอียดของงานและความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน นอกจากนี้ควรระบุช่วงเวลาที่ต้องทำต่อสัปดาห์ หรือยะระเวลาของสัญญาจ้างให้ชัดเจน
โครงสร้างของตำแหน่งงาน (Structure) : ควรระบุโครงสร้างของตำแหน่งงานให้ชัดเจน เช่น สายงานบริหาร เป็นต้น
สรุปหน้าที่และวัตถุประสงค์ของงาน (Job Summary/Objective) : อธิบายสั้น ๆ ที่เกี่ยวกับภาพรวมของงานและเป้าหมายหลักของงานนั้น ๆ ช่วยผู้สมัครเข้าใจความสำคัญของตำแหน่งนี้ในองค์กร
เงินเดือนและสวัสดิการ (Salary and Benefits): ระบุข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนหรือสวัสดิการที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน เพื่อเป็นตัวช่วยในการประกอบการตัดสินใจของผู้สมัคร

Job Description ที่ดีควรเป็นอย่างไร


   ระบุลักษณะงานอย่างชัดเจน
   ควรระบุบทบาทและหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบในตำแหน่งงานนั้น ๆ อย่างชัดเจน และควรเขียนรายละเอียดในครบถ้วน เพื่อป้องกันความสับสนและการทำงานที่ซับซ้อน
 
   เขียนจากผู้ชำนาญการในตำแหน่งหรือผู้ทำงานจริง
   Job Description ที่เขียนโดย HR ไม่ได้หมายความว่าเป็น Job Description ที่ละเอียดและดีเสมอไป เพราะไม่มีทางที่ HR จะรู้รายละเอียดงานของทุกฝ่ายหรือทุกตำแหน่งหมดแน่ ๆ ดังนั้นการเขียน Job Description ที่ดีและมีประสิทธิภาพควรเขียนจากผู้ที่ปฏิบัติงานจริงในตำแหน่งนั้น ๆ หรือควรเขียนจากหัวหน้างานในตำแหน่งนั้นโดยตรง
 
   ใช้คำที่เข้าใจง่าย
   Job Description ที่ดีไม่จำเป็นที่จะต้องใช้คำสวยหรู และไม่ควรใช้คำที่กำกวม ซับซ้อน เข้าใจยาก เลี่ยงใช้คำที่อาจทำให้ผู้อ่านเกิดความสับสนหรือเข้าใจผิด ควรใช้คำที่สื่อสารแล้วเข้าใจง่าย
เพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจความหมายและรายละเอียดของตำแหน่งงานอย่างถูกต้อง
 
   ไม่ใช้คำย่อหรือตัวอักษรย่อ
	การเขียน Job Description ไม่ควรใช้คำย่อหรือตัวอักษรย่อต่าง ๆ เพราะส่งผลให้เกิดความสับสนและการตีความที่ต่างออกไป เนื่องจากผู้สมัครอาจไม่คุ้นชินกับคำย่อหรือตัวอักษรย่อดังกล่าว หากใช้ตัวอักษรย่อก็ควรมีวงเล็บชื่อเต็มหรือคำอธิบายกำกับตัวย่อนั้น ๆ
 
   กระชับ ได้ใจความ
	Job Description ที่ยืดยาวก็ไม่ได้หมายความว่าเป็น Job Description ที่ดี หากเนื้อหาสาระสำคัญที่แท้จริงมีอยู่เพียงไม่กี่บรรทัด ดังนั้นควรเขียนบรรยาย Job Description ที่กระชับ ได้ใจความ และตรงประเด็น นอกจากนี้ควรเขียนเพียงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

สรุปความสำคัญของ Job Description
    Job Description เป็นเครื่องมือที่สำคัญในกระบวนการสรรหาบุคคล โดย Job Description    เป็นการเขียนบรรยายรายละเอียดของงานในแต่ละตำแหน่งงาน ว่ามีบทบาทหน้าที่อะไร ต้องรับผิดชอบงานในส่วนไหนบ้าง ซึ่ง Job Description ที่ดีควรเขียนจากผู้ที่มีความรู้และความชำนาญในตำแหน่งนั้น ๆ นอกจากนี้ควรเขียนให้กระชับ เข้าใจง่าย และครบถ้วน เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในตำแหน่งงานนั้น ๆ