ผู้เริ่มต้นทำธุรกิจหน้าใหม่ที่กำลังมองหา Template บัญชีรายรับรายจ่ายไว้กรอกข้อมูลการเงินของบริษัท เข้ามาอ่านที่บทความนี้เลย พร้อมให้โหลดใช้งานได้ฟรี

การทำบัญชีรายรับรายจ่าย
การทำบัญชีรายรับรายจ่าย คือ การบันทึกข้อมูลในส่วนของรายรับและรายจ่าย เพื่อเป็นการสรุปผลและติดตามผลการคำนวณของรายรับรายจ่ายว่าในการประกอบกิจการแต่ละเดือนมีผลกำไรหรือขาดทุนอย่างไร นอกจากนี้การทำบัญชีรายรับรายจ่ายยังสามารถใช้เป็นหลักฐานในการประกอบธุรกรรมทางการเงิน หรือใช้สำหรับการยื่นภาษีได้อีกด้วย

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเบื้องต้นที่ผู้เริ่มต้นทำธุรกิจควรรู้
กรมสรรพากรได้กำหนดรูปแบบในการทำบัญชีรายรับรายจ่าย ซึ่งผู้ที่เริ่มต้นทำธุรกิจสามารถศึกษารายละเอียดได้ดังนี้

1. สร้างรายงานบัญชีรายรับรายจ่าย
ในส่วนของการสร้างรายงานบัญชีรายรับรายจ่าย จะต้องมีรายการและข้อความต่าง ๆ ตามที่รูปแบบของกรมสรรพากรกำหนด 

2. จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นรูปแบบภาษาไทย
การทำบัญชีรายรับรายจ่าย ผู้ประกอบการจะต้องทำการจัดทำในรูปแบบภาษาไทยเท่านั้น กรณีที่เป็นภาษาต่างประเทศจะต้องมีภาษาไทยกำกับอยู่ด้วย

3. บันทึกรายการภายใน 3 วัน
การบันทึกรายการรายรับรายจ่ายจะต้องทำการบันทึกภายใน 3 วันทำการ นับตั้งแต่วันที่มีรายรับหรือจ่าย เพื่อป้องกันไม่ให้ยอดเงินคลาดเคลื่อน

4. รายละเอียดของรายการในรายงานบัญชีรายรับรายจ่าย
ต้องมีเอกสารประกอบการลงรายงาน เช่น ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เป็นต้น
รายจ่ายที่นำมาลงในรายงานรายรับรายจ่าย จะต้องเป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือกิจการโดยตรง
ลงรายการรายรับและรายจ่ายเป็นยอดรวมของแต่ละวันทำการ โดยมีเอกสารประกอบ หรือหากต้องการลงรายละเอียดรายการรายรับรายจ่าย หรือแยกเป็นรายการก็ได้เช่นกัน
ในส่วนของภาษีที่เกิดจากรายจ่าย สามารถลงเป็นต้นทุนของสินค้าได้ กรณีที่ผู้ประกอบการไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
หากมีการขายสินค้า/ให้บริการ ซื้อสินค้า หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เป็นเงินเชื่อ (เงินค่าสิ่งของที่ยอมให้ชำระภายหลังเมื่อซื้อขาย) ให้บันทึกรายการในวันที่ได้รับ/จ่ายสินค้า หรือบริการ โดยอธิบายเพิ่มเติมในช่อง “หมายเหตุ”

5. สรุปยอดรายรับ-รายจ่ายเป็นรายเดือน
การสรุปยอดรายรับ-รายจ่าย ให้ทำการสรุปยอดเป็นรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

 ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดา จะต้องทำการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาครึ่งปี (ภ.ง.ด.94) หรือภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี (ภ.ง.ด.90) โดยสามารถนำรายการบัญชีรายรับรายจ่าย มาแสดงยอดเงินได้พึงประเมินจากการทำธุรกิจ และนำมาหักค่าใช้จ่ายตามจริงได้

บัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตามรูปแบบของสรรพากร
       การจัดทำรายการเงินสดรับ-จ่าย หรือบัญชีรายรับรายจ่ายนั้น จะต้องมีรายการตามรูปแบบที่กรมสรรพากรประกาศกำหนด โดยมีรายละเอียดดังนี้

   1. ช่องของ “วัน เดือน ปี” :
        เพื่อใช้บันทึกวันที่ เดือน ปี ที่มีรายการรายรับและรายจ่ายเงิน
   2. ช่องของ “รายการ” :
        เพื่อใช้บันทึกรายละเอียดของรายการรายรับและรายจ่าย เช่น ค่าซื้อสินค้า ค่าน้ำ ค่าบริการ เป็นต้น
   3. ช่องของ “รายรับ” :
        เพื่อสำหรับบันทึกจำนวนเงินที่ได้รับตามรายละเอียดของรายการในช่อง “รายการ”
   4. ช่องของ “รายจ่าย (ซื้อสินค้า)” :
        ในส่วนของรายจ่ายที่เป็นประเภทซื้อสินค้าใช้สำหรับบันทึกจำนวนเงินที่ทำการจ่ายในการซื้อสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือกิจการโดยตรง
   5. ช่องของ “รายจ่าย (ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ )” : 
        ใช้สำหรับบันทึกเงินค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าขนส่ง เป็นต้น ที่มีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือกิจการ
   6. ช่องของ “หมายเหตุ” : 
        ใช้สำหรับอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติม กรณีมีการขายสินค้า/ซื้อสินค้า หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เป็นเงินเชื่อ โดยบันทึกรายการในวันที่ได้รับ/จ่ายสินค้านั้น

 กรณีที่ผู้ประกอบการต้องการเพิ่มในส่วนของช่องรายการอื่น ๆ นอกเหนือจากที่สรรพากรกำหนดนั้น สามารถทำได้เช่นกัน ผู้ประกอบการสามารถเพิ่มได้ตามความเหมาะสมหรือตามรูปแบบของธุรกิจของตนเองได้

หมายเหตุ: รายงานเงินสดรับ-จ่าย หมายถึง บัญชีรายงานแสดงรายได้และรายจ่าย

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย


Tips! สามารถดาวน์โหลด Template: บัญชีรายรับรายจ่าย

ความสำคัญของการทำบัญชีรายรับรายจ่าย

1. เพื่อให้ทราบถึงข้อมูลรายรับ-รายจ่ายของกิจการ
ในการประกอบกิจการต่าง ๆ จำเป็นจะต้องมีการบันทึกข้อมูลรายรับและรายจ่ายของกิจการนั้น ๆ เพื่อให้ทราบว่าในแต่ละเดือนกิจการมีรายรับและรายจ่ายเท่าไหร่ 

2. ใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษี
บัญชีรายรับรายจ่ายสามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบในการยื่นภาษี โดยบัญชีรายรับรายจ่ายที่ใช้เป็นหลักฐานนั้น จะต้องจัดทำรูปแบบให้ถูกต้องตามประกาศของกรมสรรพากร เพื่อให้จัดการในเรื่องของภาษีได้ง่ายขึ้น
 
3. ติดตามผลการคำนวณกำไร/ขาดทุน
สิ่งสำคัญในการทำบัญชีรายรับรายจ่าย ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถติดตามผลการคำนวณของกำไร/ขาดทุน ในแต่ละเดือนหรือในแต่ละปีว่าเป็นอย่างไร และนำไปวางแผนงานในอนาคตได้
 
4.  ใช้ในการวางแผนกิจการ
เมื่อทราบในส่วนของผลกำไร/ขาดทุนของกิจการแล้ว สิ่งต่อมาที่ควรดำเนินการคือการวางแผนในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งบัญชีรายรับรายจ่ายนั้นนับว่าเป็นเอกสารที่ใช้ในการวางแผนกิจการได้เป็นอย่างดี เช่น วางแผนงานเพื่อเพิ่มกำไรให้มากขึ้น เป็นต้น


 
สรุปบัญชีรายรับรายจ่าย สำหรับผู้เริ่มต้นทำธุรกิจ
อย่างไรก็ตาม การเริ่มต้นทำธุรกิจทำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาข้อมูลและวางแผนงานต่าง ๆ เป็นอย่างดี นอกจากนี้สิ่งสำคัญในการทำธุรกิจที่ขาดไม่ได้เลยคือการทำบัญชีรายรับรายจ่าย เพื่อให้ทราบถึงสถานภาพทางการเงินของกิจการว่ามีสภาพคล่องตัวเป็นอย่างไร และเป็นที่น่าพึงพอใจหรือไม่ อีกทั้งยังสามารถช่วยในเรื่องของการวางแผนในการประกอบกิจการได้เป็นอย่างดี