ระบบ HR ผู้ช่วยอัจฉริยะที่เข้ามาพลิกบทบาทด้านการทำงานของ HR ยุคใหม่ เปลี่ยนงานที่ซับซ้อนให้เป็นเรื่องง่าย โดยระบบ HR เข้ามาพลิกบทบาทงาน HR ในด้านใดบ้าง มาดูกัน

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:

การทำงานของ HR

เป็นที่ทราบกันดีว่าเรื่องภาระงานของ HR นั้นค่อนข้างที่จะยากและมีความซับซ้อนหลายขั้นตอนเป็นอย่างมาก อีกทั้งยังต้องใช้ทั้งความละเอียดอ่อน ความแม่นยำ และรวดเร็ว แค่คิดก็พาปวดหัวไม่น้อยเลยทีเดียว โดยภาระงานของ HR ที่ต้องจัดการนั้นมีทั้งเรื่องของ

การสรรหาบุคลากร เพื่อเข้ามาเป็นสมาชิกใหม่ขององค์กร
ฝึกอบรมพนักงานและพัฒนาบุคลากร
ประเมินพนักงาน
จัดการเวลาการทำงานของพนักงาน
บริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการที่พนักงานจะได้รับ

นอกจากที่กล่าวไปข้างต้นแล้วนั้นยังมีงานอื่น ๆ อีกมากที่ HR ต้องจัดการ ซึ่ง HR เองนั้นก็ต้องจัดลำดับความสำคัญว่าควรทำงานไหนก่อน งานไหนควรทำทีหลัง แต่ดู ๆ แล้วก็สำคัญไปเสียทุกงานเลยทีเดียว หลาย ๆ องค์กรจึงได้หันมาใช้ “ระบบ HR” ในการช่วยบริหารจัดการและแบ่งเบาภาระงานของ HR ให้ HR ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น บทความนี้ HumanSoft จะพามารู้จักกับ ระบบ HR ว่าคืออะไร เข้ามาช่วยเหลืองาน HR อย่างไรได้บ้าง

ระบบ HR คืออะไร?

ระบบ HR หรือ Human Resources Management System (HRMS) คือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยในการจัดการงานด้านทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยระบบ HR ช่วยให้ฝ่ายบุคคลหรือ HR สามารถจัดการข้อมูลพนักงาน บริหารเงินเดือน สวัสดิการ การสรรหาบุคลากร การจัดฝึกอบรม และงานด้านอื่น ๆ ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว แม่นยำ และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

โดยทั่วไปแล้ว ระบบ HR นั้นมีการทำงานที่อยู่ในรูปแบบของออนไลน์หรือ On Cloud ซึ่ง HR สามารถเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ บนระบบ HR ได้ทุกที่ทุกเวลา เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างสะดวก

พลิกบทบาทการทำงานของ HR ด้วยระบบ HR

อย่างที่ได้กว่าไปข้างต้นว่าในอดีตงานของ HR มักต้องทำงานในรูปแบบของการแมนนวล (Manual) และต้องผ่านหลายโปรแกรม ซึ่งใช้เวลาในการจัดทำที่นาน ยุ่งยาก และมีโอกาสผิดพลาดได้สูง แต่เนื่องจากปัจจุบันนั้น ระบบ HR เข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำงานของ HR ทำให้รูปแบบการทำงานของ HR เปลี่ยนแปลงไป ดังนี้

พลิกบทบาทจากงานธุรการสู่งานเชิงกลยุทธ์

ระบบ HR ช่วยให้ HR สามารถจัดการงานธุรการต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ และมีประสิทธิภาพ ทำให้ HR มีเวลาเหลือเพิ่มมากขึ้น และนำเวลาที่เหลือมาวิเคราะห์ข้อมูลสำหรับการทำงานเชิงกลยุทธ์ เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลบริษัท การวางแผนกลยุทธ์ การพัฒนาองค์กร พัฒนาพนักงาน เป็นต้น

พลิกบทบาทจากงานที่เน้นเอกสารสู่งานที่เน้นข้อมูล

เชื่อว่าการทำงานของ HR ต้องอยู่กับกองเอกสารทั้งเอกสารเกี่ยวกับข้อมูลเงินเดือน เอกสารการลาของพนักงาน และเอกสารอื่น ๆ อีกมาก ที่จัดเก็บในรูปแบบของกระดาษและแฟ้มเอกสาร แต่ในส่วนของระบบ HR นั้นช่วยให้ HR สามารถจัดเก็บข้อมูลของพนักงาน ข้อมูลการลา ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลการอบรมของพนักงานได้อย่างเป็นระบบและเป็นหมวดหมู่ โดยผ่านแค่โปรแกรมเดียว HR สามารถเรียกดูข้อมูลต่าง ๆ ย้อนหลังได้ นอกจากนี้ยังสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์ เพื่อพัฒนาองค์กรต่อไปในอนาคตได้

พลิกบทบาทจากงานออฟไลน์สู่งานออนไลน์

ระบบ HR มักทำงานในรูปแบบของออนไลน์หรือบนคลาวน์ (Cloud-based) ดังนั้น ทำให้ HR สามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ หรือผ่าน HR Application บนมือถือ ก็ทำให้ HR สามารถจัดการงานของฝ่ายบุคคลได้อย่างรวดเร็วและสะดวก

สร้างประสบการณ์ทำงานที่ดีให้แก่พนักงาน

พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับตัวเองได้สะดวก รวดเร็ว และง่ายดายผ่านแอปพลิเคชันของระบบ HR ก็สามารถตรวจสอบได้ทั้ง ข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลการลา การลงเวลา และอื่น ๆ อีกเพียบ

สร้างวัฒนธรรมองค์กรในเรื่องของการเรียนรู้

ระบบ HR รองรับการเรียนรู้แบบออนไลน์ โดย HR สามารถสร้างแหล่งเรียนรู้ออนไลน์ให้พนักงานเข้ามาเรียนรู้เพื่อ Upskill&Reskill ของตัวเองได้สะดวกยิ่งขึ้น และที่สำคัญ HR สามารถติดตามผลการเรียนออนไลน์ของพนักงาน และสร้างแบบทดสอบเพื่อทดสอบความรู้ และความเข้าใจของพนักงานได้อีกด้วย

ตัวอย่างระบบ HR ที่เข้ามามีบทบาทเกี่ยวกับการทำงานของ HR

ระบบ HR HumanSoft เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่หลาย ๆ องค์กรนิยมเลือกใช้ เนื่องจากเป็นระบบ HR ที่เข้ามาซัพพอร์ตการทำงานของ HR ได้อย่างครบ จบ ในระบบเดียว และช่วยให้คุณ สบายใจในทุกวันทำงาน ที่มาพร้อมกับฟังก์ชัน Payroll และ HRM Solution แบบจัดเต็ม ไม่ว่าจะเป็น

การรับสมัครพนักงาน
การลงเวลาการทำงานได้หลากหลาย
คำนวณเงินเดือนง่าย ๆ ในคลิกเดียว
ยื่น-อนุมัติเอกสารออนไลน์ได้รวดเร็วทันใจ
การประเมินพนักงานที่ครอบคลุม
คำนวณเงินเดือนได้อย่างอย่างหลาย ทั้งคำนวณเงินเดือน คำนวณภาษี คำนวณโอที และอื่น ๆ อีกเพียบ
Upskill&Reskill พนักงานด้วยการแหล่งเรียนรู้ออนไลน์ ผ่าน E-Learning, E-Library

ช่วยให้ทั้งธุรกิจสตาร์ทอัพ และ SME สามารถบริหารงานบุคคลได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สามารถทดลองใช้งานฟรี 30 วันได้เลย

สรุประบบ HR ตัวช่วยสำคัญที่เข้ามาพลิกบทบาทการทำงานของ HR

ระบบ HR เรียกได้ว่าเป็นเครื่องมือสำคัญที่เข้ามาพลิกบทบาทการทำงานของ HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ซึ่งการนำระบบ HR เข้ามาใช้ในองค์กรนั้นเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาวเป็นอย่างมาก เนื่องจากช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของ HR ลดกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน และทำให้การบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบมากขึ้น