เจ้าของธุรกิจหรือ HR ที่กำลังมองหาหรือต้องการแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อออกให้กับพนักงาน เข้ามาอ่านบทความนี้เลย

ทำความรู้จักกับแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน

        แบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน เป็นเอกสารสำคัญที่บริษัทหรือเจ้าของกิจการ ทำการออกให้กับพนักงาน เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันในการรับค่าตอบแทนของทุก ๆ เดือน พนักงานสามารถนำแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้ในเชิงธุรกรรมทางการเงินต่าง ๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของการขอสินเชื่อ หรือขอยื่นกู้ต่าง ๆ เป็นต้น หรือสามารถนำไปใช้ในการสมัครงานได้อีกด้วย ซึ่งในส่วนของอัตราเงินเดือนในเอกสารจะต้องเป็นยอดเงินเดือนเต็มโดยไม่ผ่านการหักเงิน ๆ เช่น ภาษี ประกันสังคม เป็นต้น

สร้างแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนจากโปรแกรมคำนวณเงินเดือนอย่างไร

         ปัจจุบันโปรแกรมคำนวณเงินเดือนได้ถูกพัฒนาเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับ HR และพนักงานในหลาย ๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของการลงเวลาการทำงาน การคำนวณเงินเดือน หรือแม้กระทั่งในเรื่องของการออกแบบฟอร์มต่าง ๆ ซึ่งโปรแกรม HumanSoft สามารถสร้างแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานได้อัตโนมัติ โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้
 
พนักงานยื่นเอกสารผ่านแอปพลิเคชัน

      พนักงานสามารถยื่นขอเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนได้ด้วยตนเอง โดยเข้าไปที่แอปพลิเคชัน HumanSoft จากนั้นเข้าไปที่เมนู “ยื่นเอกสาร” เพื่อทำการยื่นขอแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน


     เมื่อคลิกเข้ามาจะแสดงหน้าเมนูเอกสารต่าง ๆ ให้เลื่อนมาที่ยื่นเอกสารส่งฝ่ายบุคคล และเลือก “เอกสารรับรองเงินเดือน” เมื่อคลิกเข้ามาให้ทำการขอเอกสารรับรองเงินเดือน จากนั้นทำการกรอกวัตถุประสงค์ หมายเหตุ/การจัดส่งที่เอกสาร เลือกภาษาที่ต้องการ และกด “บันทึก”


      เมื่อกดบันทึกเรียบร้อยถือเป็นการสิ้นสุดกระบวนการในการขอเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนและรอในส่วนของฝ่ายบุคคลทำการอนุมัติและจัดส่งเอกสารผ่านช่องทางที่ได้ระบุไว้

Tips! สามารถศึกษาคู่มือเพิ่มเติมได้ที่ >>> การขอเอกสารรับรองเงินเดือน

การอนุมัติเอกสารผ่านเว็บเบราว์เซอร์
      เมื่อพนักงานดำเนินการขอเอกสารต่าง ๆ เข้ามาจะแสดงให้ HR หรือเจ้าของบริษัททำการอนุมัติ/ไม่อนุมัติเอกสารผ่านโปรแกรม HumanSoft ได้โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบเอกสาร
      HR หรือเจ้าของบริษัทสามารถเข้าไปที่เมนูจัดการเอกสารและเลือกเอกสารรับรองเงินเดือนเพื่อทำการตรวจสอบเอกสารที่พนักงานได้มีการยื่นขอเข้ามา


ขั้นตอนที่ 2 อนุมัติ/ไม่อนุมัติเอกสาร
     มาในส่วนของการอนุมัติเอกสาร HR หรือเจ้าของบริษัทสามารถเลือกอนุมัติหรือไม่อนุมัติเอกสารให้กับพนักงานได้ ซึ่งหากอนุมัติเอกสารจะมีหน้าต่างขึ้นมาให้ทำการกรอกข้อมูลลายเซ็นหรือเลือกลายเซ็น (กรณีที่มีการตั้งค่าลายเซ็นเรียบร้อยแล้ว) 


ขั้นตอนที่ 3 จัดส่งเอกสาร
     เมื่ออนุมัติเอกสารให้กับพนักงานเรียบร้อยแล้วขั้นตอนต่อมาคือขั้นตอนการจัดส่งเอกสารให้กับพนักงาน โดยสามารถจัดส่งเอกสารไปตามที่อยู่การส่งเอกสารตามที่พนักงานประสงค์เข้ามา เช่น จัดส่งผ่าน Email จัดส่งตามที่อยู่ หรือรับที่บริษัท เมื่อส่งเอกสารเรียบร้อยให้คลิกที่เครื่องหมายจัดส่งสีเขียว เพื่อให้แสดงสถานะ “ส่งเอกสารแล้ว” ถือเป็นการสิ้นสุดกระบวนการ


Tips! สามารถศึกษาคู่มือเพิ่มเติมได้ที่ >>> การอนุมัติเอกสารผ่านแอปและผ่านเว็บ

HR หรือเจ้าของธุรกิจสามารถขอเอกสารให้กับพนักงานได้หรือไม่
       หากพนักงานแจ้งความประสงค์มา แต่ไม่ได้ยื่นเอกสารผ่านแอปพลิเคชันเข้ามา HR หรือเจ้าของธุรกิจสามารถขอเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนแทนพนักงานบนโปรแกรม HumanSoft ได้ โดยสามารถเข้าไปที่เมนูจัดการเอกสารเลือกเอกสารรับรองเงินเดือน จากนั้นเลือก “ขอเอกสาร” และเลือกชื่อพนักงานที่ต้องการ เลือกวัตุประสงค์ในการออกเอกสาร เลือกภาษาที่ต้องการจากนั้นกดบันทึก และทำการอนุมัติเอกสารตามขั้นตอนการอนุมัติเอกสารได้เลย
  
พนักงานสามารถออกแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้หรือไม่
      คำตอบคือ ไม่ได้! เนื่องจากแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนจะต้องออกโดยบริษัท HR หรือเจ้าของธุรกิจ หรือผู้มีอำนาจเท่านั้น หากพนักงานดำเนินการออกแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนเอง จะถือว่าเป็นการปลอมแปลงเอกสาร หรือให้ข้อมูลอันเป็นเท็จนั้นเอง ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อการทำธุรกรรม หรือดำเนินการต่าง ๆ ได้ นอกจากนี้ยังส่งผลให้ลดความน่าเชื่อถือในการดำเนินการต่าง ๆ ในอนาคตได้อีกด้วย 
 
ข้อดีของการออกแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนผ่านโปรแกรมคำนวณเงินเดือน
ภาระการทำงานของ HR ในการสร้างแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน
ไม่ต้องเปิดหาข้อมูลของพนักงาน เช่น ข้อมูลเงินเดือน วันเริ่มงาน แผนก ตำแหน่ง เป็นต้น เนื่องจากระบบทำการดึงข้อมูลมาแสดงให้เรียบร้อย
พนักงานสามารถติดตามเอกสารของตนเองผ่านแอปพลิเคชันได้
สะดวก รวดเร็ว

สรุปสร้างแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนด้วยโปรแกรม HumanSoft
       แบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน เป็นเอกสารสำคัญที่บริษัทออกให้กับพนักงาน เพื่อนำไปใช้ในธุรกรรมต่าง ๆ ซึ่งนับได้ว่าเป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับ HR โปรแกรม HumanSoft จึงเป็นหนึ่งในโปรแกรมที่สามารถสร้างแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานได้ ช่วยให้การทำงานของ HR ง่ายขึ้น เนื่องจากโปรแกรมได้รับรวมในส่วนของข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลของพนักงานไว้ในระบบ สะดวก รวดเร็วต่อการใช้งาน