ทะเบียนทรัพย์สินขององค์กรนั้น เป็นสิ่งที่ต้องดูแล แล้วมีวิธีการอย่างไรในการควบคุมทรัพย์สินขององค์กร มาดูกันในบทความนี้
บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :
- Report ตัวอย่างรายงานฝ่าย HR 5 ประเภท ที่ใช้ในงาน HR
- แนวทาง "ฝึกอบรมพนักงาน" การลงทุนสู่ความสำเร็จขององค์กร
- จัดการภาระหนี้สินพนักงาน ไม่ยากอีกต่อไป ด้วยโปรแกรม HR
- วางแผนการฝึกอบรมให้พนักงาน ด้วยโปรแกรมบริหารงานบุคคล
- พนักงานลาออก! โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วย HR ได้อย่างไรบ้าง
ทำความรู้จักกับทะเบียนทรัพย์สิน
หลายองค์กรยังไม่ได้ให้ความสำคัญกับเรื่องของทะเบียนทรัพย์สิน เพราะเข้าใจว่าทะเบียนทรัพย์สินนั้นถูกทำขึ้นเพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคาในทางบัญชีและภาษีเพียงเท่านั้น แต่ที่จริงแล้ว ทะเบียนทรัพย์สิน (Fixed Asset Register) คือ ข้อมูลสรุปรายละเอียดของทรัพย์สินที่องค์กรมีอยู่ คล้ายกับสต็อกสินค้าที่สามารถตรวจสอบและนับได้ เพื่อให้กิจการนั้นได้รู้ข้อมูลเท็จจริงของทรัพย์สินที่มีอยู่ทั้งหมด และหน้าที่ของทะเบียนทรัพย์สินที่แท้จริง ก็คือ การป้องกันการทุจริตและเพื่อให้สามารถตรวจสอบการมีตัวตนของทรัพย์สินนั้นๆ
ยกตัวอย่างเช่น นาย A เป็นเจ้าของกิจการ A ได้ซื้อคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก เข้ามาใช้งานที่บริษัท เพื่อให้พนักงานใช้ และในวันหนึ่งถ้าไม่มีการตรวจนับทรัพย์สินหรือทำทะเบียนคุมไว้ ก็อาจจะหายไปแบบไม่ตั้งตัวได้ เพราะคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊กในองค์กรนั้นมีมากมายเกินกว่าจะจำได้ทั้งหมด ดังนั้นทำทะเบียนทรัพย์สินไว้จะช่วยให้สามารถตรวจสอบได้ทั้งตัวตนและจำนวนได้อย่างสะดวกและชัดเจนมากยิ่งขึ้น
ประโยชน์ของทะเบียนทรัพย์สิน
- เพื่อยืนยันการมีตัวตนของทรัพย์สิน
- เพื่อป้องกันการทุจริตในองค์กรที่อาจเกิดขึ้น
- เพื่อการตรวจสอบและติดตามสินทรัพย์ได้อย่างสะดวก
- ช่วยให้การคำนวณค่าเสื่อมราคามีความถูกต้องชัดเจน
วิธีการควบคุมทะเบียนทรัพย์สินในองค์กร
การควบคุมทะเบียนทรัพย์สินในองค์กรเป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพย์สินได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีขั้นตอนและวิธีการหลายประการที่สามารถนำมาใช้ดังเช่น
การสร้างระบบทะเบียนทรัพย์สิน
การสร้างระบบทะเบียนทรัพย์สินที่เป็นระบบที่มีโครงสร้างที่ชัดเจน, รายละเอียดทรัพย์สินที่ครอบคลุม, และวิธีการบันทึกข้อมูลที่เป็นระบบครอบคลุมและครบถ้วน, รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับสิทธิ, สภาพ, และข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ
การกำหนดรหัสทะเบียนทรัพย์สิน
การทำทะเบียนทรัพย์สินที่ดี ควรมี Tag หรือป้ายฉลากติดที่ทรัพย์สินนั้นๆ เชื่อมโยงกับการทำระบบทะเบียนทรัพย์สินนั้นเอง โดยกำหนดรหัสหรือระบุสิ่งที่จำเป็นในการติดตามทรัพย์สิน, เช่น รหัสบาร์โค้ด, หมายเลขทรัพย์สิน วันที่เริ่มใช้งานหรืออ้างอิงเอกสารจากข้อมูลฝ่ายบัญชี เพื่อทำให้การติดตามเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
การตรวจสอบและปรับปรุง
ตรวจสอบทะเบียนทรัพย์สินเป็นประจำเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและทำการปรับปรุงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในทรัพย์สินอย่างสม่ำเสมอ เพื่อตรวจสอบว่าทรัพย์สินยังคงอยู่ในสภาพที่ดี, ไม่สูญหาย, หรือไม่เสื่อมสภาพ
การให้สิทธิการเข้าถึง
การกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลทรัพย์สินตามบทบาทและความรับผิดชอบของบุคลากรในองค์กรโดยให้เฉพาะบุคคลที่มีความจำเป็นเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นได้ เพื่อป้องกันการสูญหายและง่ายต่อการตรวจสอบของทรัพย์สิน
การใช้เทคโนโลยี
ใช้ระบบสารสนเทศที่ทันสมัยเพื่อจัดการข้อมูลทะเบียนทรัพย์สิน, ทำให้เกิดความรวดเร็วและแม่นยำ ตัวอย่างเช่น โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft ที่มีฟังก์ชันสำหรับการทำทะเบียนทรัพย์สิน โดยสามารถบันทึกข้อมูลพนักงานที่นำทรัพย์สินนั้นๆ ไปถือครองอยู่ หากต้องการตรวจสอบทรัพย์สินนั้นๆ ก็สามารถเรียกดูข้อมูลออนไลน์ได้ทุกที่ทุกเวลา ทำให้การทำทะเบียนทรัพย์สินขององค์กรถูกควบคุมได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ
การฝึกอบรม
การฝึกอบรมพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการทะเบียนทรัพย์สิน, เพื่อให้พวกเขาเข้าใจวิธีการทำงานของระบบและการบันทึกข้อมูลที่ถูกต้อง รวมถึงการส่งเสริมการเรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับทะเบียนทรัพย์สินต่างๆ ด้วย
การสร้างรายงาน
สร้างรายงานที่สามารถให้ข้อมูลทรัพย์สินที่สมบูรณ์และทันสมัย, เพื่อให้ผู้บริหารและทีมงานมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ประกอบการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ต่อไป
สรุปทะเบียนทรัพย์สินคืออะไร มีวิธีการควบคุมอย่างไรบ้าง
การควบคุมทะเบียนทรัพย์สินในองค์กรเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและทรงประสิทธิภาพ เพื่อให้ทรัพย์สินถูกบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ และป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เช่น การสูญหาย, การใช้ทรัพย์สินไม่เหมาะสม, หรือการทำลายทรัพย์สิน จึงควรเริ่มจัดทำทะเบียนทรัพย์สินอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะทะเบียนทรัพย์สินนี้จะเป็นจุดเริ่มต้นของการจัดทำบัญชีอย่างถูกต้องด้วยเช่นกัน