ไขข้องข้องใจ Exit Interview สำคัญกับองค์กรอย่างไร วันนี้เรามีเกร็ดความรู้ดี ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้มาฝากทุกท่าน สามารถหาคำตอบได้จากบทความนี้เลย

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

Exit Interview คืออะไร?

Exit interview คือการสัมภาษณ์หรือสอบถามความคิดเห็นกับพนักงานที่ได้แจ้งความประสงค์ว่าจะลาออก โดยมีจุดประสงค์เพื่อเก็บข้อมูล ความพึงพอใจ ปัญหา และคำแนะนำ จากพนักงานที่จะลาออก เพื่อใช้ในการปรับปรุงและพัฒนาสภาพแวดล้อมการทำงาน ซึ่งก็จะเป็นแนวทางในการรักษาพนักงานให้อยู่กับเราได้นานขึ้นด้วย

ความสำคัญของ Exit Interview

เข้าใจสาเหตุที่พนักงานลาออก:

ข้อมูลจาก Exit Interview ช่วยให้ HR เข้าใจถึงสาเหตุที่แท้จริงที่พนักงานลาออก ข้อมูลเหล่านี้ ช่วยให้ HR ระบุปัญหาภายในองค์กร นำไปสู่การแก้ไขที่ตรงจุด

นำไปพัฒนาองค์กร:

ข้อมูลจาก Exit Interview ช่วยให้ HR ระบุจุดอ่อนขององค์กร นำไปสู่การแก้ไขและพัฒนาองค์กร

ตัวอย่าง:

หากพนักงานลาออกเพราะเรื่องเงินเดือน องค์กรควรพิจารณาปรับโครงสร้างเงินเดือนให้มีความเหมาะสมกับตำแหน่ง และภาระงานของพนักงาน
หากพนักงานลาออกเพราะรู้สึกหมดไฟในการทำงาน หรือรู้สึกว่าการทำงานไม่ท้าทายกับตนเองแล้ว องค์กรควรพิจารณาสร้างโอกาสในการเรียนรู้ทักษะในด้านอื่น ๆ หรือจัดการฝึกอบรม เพื่อให้พนักงานได้เรียนรู้และทำกิจกรรมที่แปลกใหม่ สิ่งนี้อาจทำให้บรรยากาศในการทำงานกลับมาสดใส และพนักงานอาจมี Passion ในการทำงานมากขึ้นอีกด้วย

นอกจากจุดอ่อนแล้ว พนักงานอาจพูดถึงจุดแข็งขององค์กร เป็นสิ่งที่พนักงานพึงพอใจในขณะที่ทำงานอยู่กับองค์กร ข้อนี้เป็นสิ่งที่ HR สามารถนำข้อมูลจุดแข็งมาต่อยอดเพื่อพัฒนาให้องค์กรแข็งแรงและประสบความสำเร็จต่อไป

สร้างภาพลักษณ์ที่ดี:

การจัด Exit Interview แสดงให้เห็นว่าองค์กรให้ความสำคัญกับความรู้สึกของพนักงาน ถือเป็นอีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่สามารถดึงดูดผู้สมัครที่มีความสามารถ ให้เข้ามาร่วมงานกับองค์กรได้

เป็นการรักษาพนักงาน:

ข้อมูลจาก Exit Interview ช่วยให้ HR ระบุปัจจัยที่ทำให้พนักงานลาออก นำไปสู่การปรับปรุงสภาพการทำงาน

ตัวอย่าง:

หากพนักงานลาออกเพราะรู้สึกไม่มีโอกาสเติบโตในสายงานนี้ องค์กรควรพิจารณาสร้างโปรแกรมการพัฒนาพนักงาน อาจจะจัดการฝึกอบรม หรือสัมมนานอกสถานที่ ก็ได้เช่นกัน
หากพนักงานลาออกเพราะมีภาวะเครียด องค์กรควรพิจารณาสร้างโปรแกรมลดความเครียด หรือจัดกิจกรรม Outing พาพนักงานไปพักผ่อน พร้อมจัดกิจกรรมผ่อนคลายความเครียดให้กับพนักงานได้อีกทางหนึ่ง

ประโยชน์อื่น ๆ:

ข้อมูลจาก Exit Interview ช่วยให้ HR คาดการณ์อัตราการลาออกของพนักงาน
ข้อมูลจาก Exit Interview ช่วยให้ HR วางแผนและพัฒนาแผนการสรรหาและรักษาพนักงานได้อย่างสมบูรณ์

แนวทางการสัมภาษณ์ Exit Interview

เตรียมตัว / เตรียมสถานที่

กำหนดวัตถุประสงค์ของ Exit interview
เตรียมคำถามสัมภาษณ์

สร้างบรรยากาศ

ต้อนรับพนักงานด้วยความอบอุ่น
อธิบายวัตถุประสงค์ของ Exit interview
แจ้งว่าการพูดคุยวันนี้จะเก็บเป็นความลับ

เริ่มพูดคุย ถามคำถาม

ควรคำถามปลายเปิด
ถามเกี่ยวกับสาเหตุที่ลาออก
ถามเกี่ยวกับสุขภาพที่เกิดขึ้นจากการทำงาน
ถามเกี่ยวกับข้อเสนอแนะ

รับฟังอย่างตั้งใจ

ฟังคำตอบของพนักงานอย่างตั้งใจ
ถามคำถามเพิ่มเติมเพื่อขยายความ
ไม่ขัดจังหวะระหว่างที่พนักงานกำลังตอบคำถาม

จบการสัมภาษณ์

ขอบคุณพนักงานที่สละเวลา
สรุปประเด็นสำคัญ
แจ้งวิธีการติดตามผล

ตัวอย่างคำถาม Exit interview:

อะไรคือสาเหตุที่คุณลาออก?
อะไรคือสิ่งที่คุณชอบที่สุดเกี่ยวกับงาน?
อะไรคือสิ่งที่คุณไม่ชอบที่สุดเกี่ยวกับงาน?
คุณคิดว่าอะไรคือจุดอ่อนขององค์กร?
คุณมีข้อเสนอแนะอะไรให้กับองค์กร?

ข้อควรระวัง:

ไม่ควรถามคำถามที่ชี้นำคำตอบ
ไม่ควรวิพากษ์วิจารณ์พนักงาน
ไม่ควรเปิดเผยข้อมูลลับขององค์กร

สรุป Exit Interview เรื่องสำคัญที่องค์กรไม่ควรมองข้าม

เป็นอย่างไรกันบ้างคะ กับเกร็ดความรู้ดี ๆ เกี่ยวกับ Exit Interview บางองค์กรอาจจะยังไม่เห็นความสำคัญของสิ่งนี้ แต่จริง ๆ แล้วการพูดคุยกับพนักงาน ก็ทำให้ HR ทราบถึงความรู้สึกและความคิดของพนักงาน ว่าพนักงานต้องการอะไรจากองค์กร HR ็สามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปประกอบการพัฒนาพนักงานคนอื่น ๆ ได้ หากว่าองค์กรพร้อมที่จะปรับปรุงแก้ไขในส่วนต่าง ๆ องค์กรก็จะเติบโตและพนักงานก็จะทำงานอย่างมีความสุข อีกทั้งการทำ Exit Interview ยังสามารถช่วยลดอัตราการสูญเสียบุคลากรที่ดีขององค์กรได้อีกด้วย