โปรแกรม Excel เรียกได้ว่าเป็นโปรแกรมสามัญประจำเครื่องเลยก็ว่าได้ วันนี้ HumanSoft พามารู้จักว่า โปรแกรม Excel ฟรี สามารถนำมาประยุกต์ในการทำงาน HR อย่างไรได้บ้าง

บทความเกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ :
สลิปเงินเดือนคืออะไร ใช้ทำอะไร ต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง
ส่องความต่าง การคำนวณเวลาทำงานระหว่างโปรแกรมออนไลน์ กับ Excel
Q&A คำถามยอดฮิตเกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือน
รวมความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือน

ทำความรู้จักกับโปรแกรม Excel 

    ถ้าจะกล่าวถึงโปรแกรม Excel หรือชื่อเต็ม ๆ คือ Microsoft Excel คงไม่มีใครไม่รู้จัก เพราะโปรแกรม Excel เป็นโปรแกรมพื้นฐานที่หลาย ๆ คน รู้จักและเคยใช้งานกันมาบ้าง โปรแกรม Excel เป็นหนึ่งใน Microsoft Office จัดเป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet ซึ่งผู้คนนิยมนำมาใช้งานในเรื่องของการคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข สามารถป้อนสูตรการคำนวณต่าง ๆ ได้ หรือหากต้องการสร้างกราฟเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลก็สามารถดำเนินการได้เช่นเดียวกัน

โปรแกรม Excel ช่วยเรื่องการคำนวณเงินเดือนพนักงานได้อย่างไร?

    การคำนวณเงินเดือนของพนักงาน เป็นเรื่องที่ HR หนีไม่พ้นในการทำงาน สำหรับการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน โปรแกรม Excel นับได้ว่าเป็นอีกทางเลือกหนึ่งในการคำนวณเงินเดือน ซึ่งเข้ามาช่วยในเรื่องของงาน HR หรือเจ้าของกิจการได้ ดังนี้


1. คำนวณเวลาการทำงานพนักงาน
    ก่อนที่จะถึงขั้นตอนการคำนวณเงินเดือนของพนักงานนั้น แน่นอนว่าจะต้องผ่านขั้นตอนการคำนวณเวลาการทำงานก่อนเป็นอันดับแรก ซื่งขั้นตอนนี้ HR จะต้องดึงเวลาการทำงานจากอุปกรณ์ลงเวลา เช่น เครื่องสแกนลายนิ้วมือ หรือใบหน้า จากนั้นนำข้อมูลมาลงในโปรแกรม Excel แล้วคำนวณเวลาผ่านสูตรการคำนวณที่ตั้งค่าไว้ พร้อมกับตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงานแต่ละคนว่าครบหรือไม่ เวลาขาดไปหรือไม่ การลาตรงกับเอกสารที่ยื่นมาหรือไม่ หากมีพนักงานทำโอทีก็จะต้องคำนวณเวลาโอทีแยกออกมา เพื่อเป็นรายรับ หากพนักงาน ขาด ลา มาสาย จะต้องคำนวณแยกออกมาเพื่อเป็นรายจ่ายของพนักงานคนนั้น เมื่อคำนวณทั้งหมดที่กล่าวมาแล้ว ก็จะได้มาเป็นเวลาการทำงานของพนักงานแต่ละคน เพื่อส่งต่อไปคำนวณเงินเดือนในขั้นตอนต่อไป

2. คำนวณเงินเดือนพนักงาน  
    การคิดเงินเดือนพนักงานนับเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและซับซ้อน เนื่องจากเกี่ยวข้องกับข้อมูลตัวเลขหลายชุด และการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานรายเดือนและพนักงานรายวันก็จะมีข้อแตกต่างกันอยู่บ้าง พนักงานรายเดือนจะได้รับเงินค่าจ้างแม้วันนั้นจะเป็นวันหยุดของพนักงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ ก็ยังคงได้รับเงินเดือน แต่พนักงานรายวันจะได้รับเงินเฉพาะวันที่มาทำงานนั้น หากพนักงานไม่มาทำงานในวันหยุดก็จะไม่ได้นับเงินค่าจ้าง การคิดเงินเดือนให้กับพนักงาน ประกอบไปด้วยส่วนสำคัญต่าง ๆ มากมาย โดยมีรายละเอียดดังนี้
การคำนวณเงินเดือน 
การคำนวณโอที
การคำนวณเบี้ยขยัน
การคำนวณรายรับต่างๆ ของพนักงาน
การคำนวณรายจ่ายต่างๆ ของพนักงาน
การคำนวณภาษี / ประกันสังคม

3. ออกสลิปเงินเดือน
    สิ่งที่มาควบคู่กับการคำนวณเงินเดือนคือ สลิปเงินเดือน เมื่อ HR หรือ เจ้าของกิจการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานเสร็จเรียบร้อยแล้วจะต้องสร้างแบบฟอร์มสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานเพื่อให้พนักงานทราบรายละเอียดหรือตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนของตนเองได้ โดย HR จะต้องลงรายละเอียดรายรับรายจ่ายของพนักงานแต่ละคน พร้อมกับพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารเพื่อแจกให้กับพนักงาน

4. บริหารโควตาการลาของพนักงาน
    ทุกบริษัทล้วนกำหนดโควตาการลาให้กับพนักงานตามสิทธิที่พนักงานสามารถลาได้ตามกฎหมายแรงงาน ซึ่งประเภทการลาต่าง ๆ จะขึ้นอยู่กับเงื่อนไขบริษัทที่ให้พนักงานสามารถยื่นลาได้ เช่น ลาพักร้อน ลากิจ ลาป่วย เป็นต้น ข้อมูลการลาในชุดนี้ล้วนจะต้องมีการจัดเก็บข้อมูลโควตาการลาที่พนักงานจะได้รับ รวมไปถึงการเก็บสถิติโควตาการลาที่พนักงานถูกใช้งานเรียบร้อยแล้ว การสร้างตารางในการจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวจึงนับได้ว่าเป็นส่วนที่จำเป็นอย่างยิ่งในการจัดเก็บข้อมูลการลาของพนักงานแต่ละบุคคล เพื่อให้ HR สามารถทราบได้ว่าพนักงานสามารถลาได้กี่ครั้งและใช้สิทธิการลาดังกล่าวไปกี่ครั้ง

ข้อดีของโปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี 
จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบตารางได้
สามารถคำนวณตามสูตรการคำนวณที่เราได้ป้อนคำสั่งได้
สร้างกราฟ เพื่อเปรียบเทียบข้อมูล แสดงข้อมูล หรือวิเคราะห์ข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น การสร้างกราฟ หรือ Chart ได้
มีเครื่องมือให้เลือกใช้งานอย่างหลากหลาย

ข้อเสียของโปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี 
ต้องใช้พนักงานในการคีย์ข้อมูล ทำให้เพิ่มต้นทุนการจ้างงาน
โอกาสในการเกิดความผิดพลาดสูง
ใช้ขั้นตอนมากมายในการคำนวณแต่ละครั้ง
ใช้เวลาในการคำนวณเยอะ ทำให้การจ่ายเงินเดือนล่าช้า
ต้องใช้ควบคู่กับเอกสาร ทำให้เสียวัสดุสิ้นเปลืองเยอะ
โอกาสเกิดการสูญหายของข้อมูลสูง
สิ้นเปลืองพื้นที่ในการเก็บเอกสาร


สรุปความสำคัญของโปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี 

    โปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี เป็นโปรแกรมพื้นฐานประจำเครื่องที่มีประโยชน์และเป็นหนึ่งทางเลือกสำหรับ HR ในการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน รวมไปถึงในเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลที่ช่วยให้จัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ได้เป็นระเบียบมากขึ้น

    สิ่งสำคัญในการจัดเก็บข้อมูลบนโปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี คือการออกแบบเพื่อสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายและเรื่องของการเขียนสูตร ที่จะช่วยให้สามารถคำนวณได้อย่างถูกต้องมากยิ่งขึ้น ดังนั้นการใช้งานโปรแกรม Excel และการคำนวณเงินเดือนจึงจำเป็นต้องใช้บุคคลากรที่มีความรู้ความชำนาญทั้งในเรื่องของการใช้งานโปรแกรม Excel และในการปฏิบัติงาน HR ควบคู่ไปด้วย ก็จะทำให้การคำนวณเงินเดือนขององค์กรมีความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดี