บทความนี้เรามีวิธีการกำหนด KPI อย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรไปสู่ความสำเร็จได้ระยะยาวได้มาแนะนำพร้อมตั้งตัวอย่างของ KPI บริษัท จะเป็นอย่างไรไปดูกันเลย

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:

ความสำคัญของ KPI ต่อบริษัท

ชาว HR อย่างเรา ๆ คงไม่มีใครไม่รู้จัก KPI หรือ Key Performance Indicators เครื่องมือที่มีบทบาทสำคัญสามารถประเมินผลสำเร็จของบริษัทหรือองค์กรว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้หรือไม่ นอกจากนี้ KPI ยังถือว่าเป็นการสรุปภาพรวมการทำงานของบริษัทหรือองค์กรในปีนั้น ๆ องค์กรต้องปรับปรุงในแง่ไหนบ้าง มีจุดอ่อนหรือจุดแข็งอะไรที่ต้องพัฒนาต่อไป

KPI ที่ได้รับการออกแบบมาเป็นอย่างดีจะช่วยทำให้สมาชิกในองค์กรหรือบริษัทตั้งแต่ระดับผู้บริหารไปจนถึงระดับพนักงานสามารถแก้ไขความไร้ประสิทธิภาพที่มีอยู่ และจัดการงานหรือโครงการต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีกำหนด KPI ให้มีประสิทธิภาพ

การกำหนด KPI นั้นควรจะตอบให้ได้ว่าเป้าหมายหลักคืออะไร? ตัวชี้วัดความสำเร็จของงานนั้นคืออะไร? โดยหลักการกำหนด KPI ที่หลาย ๆ องค์กร หรือหลาย ๆ บริษัท นิยมนำมาตั้งเป้าหมาย KPI ได้แก่ หลักการ SMART ซึ่งเป็นหลักการที่ช่วยให้เป้าหมายนั้นมีความชัดเจนและสามารถวัดผลได้ โดยหลักงาน SMART มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

S: Specific ตั้งเป้าหมายให้เฉพาะเจาะจง

ขั้นตอนแรกในการสร้างเป้าหมายของ KPI ด้วยหลักการ SMART คือ การทำให้เป้าหมายนั้นมีความชัดเจน เฉพาะเจาะจง และสามารถวัดผลได้ ไม่ควรมีเป้าหมายที่คลุมเครือเนื่องจากอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ ซึ่งการพิจารณาเป้าหมายของแต่ละองค์กรนั้นควรตั้งคำถามว่า

ต้องการทำอะไรให้สำเร็จ?
เหตุใดเป้าหมายนี้จึงสำคัญ
ใครบ้างที่เกี่ยวข้อง?

M: Measurable ทำให้เป้าหมายสามารถวัดผลได้

ขั้นตอนนี้ช่วยให้องค์กรหรือบริษัทประเมินความสำเร็จหรือความล้มเหลวของ KPI นั้นได้ เป้าหมายควรมีวิธีที่สามารถวัดผลได้ ไม่ว่าจะเป็นกำหนดเวลา ตัวเลข เปอร์เซ็นต์การเปลี่ยนแปลง หรือองค์ประกอบอื่น ๆ ที่สามารถวัดผลได้

จะรู้ได้อย่างไรว่าสำเร็จแล้ว?
เท่าไหร่?

A: Achievable ทำให้เป้าหมายบรรลุผลสำเร็จ

ขั้นตอนนี้เรียกได้ว่าเป็นจุดสำคัญที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่จะบรรลุผลสำเร็จ เป้าหมายหรือตัวชี้วัด (KPI) ควรเป็นไปได้และสามารถบรรลุได้จริง โดยพิจารณาจากทรัพยากรที่มีอยู่และปัจจัยแวดล้อมต่าง ๆ แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ควรที่จะตั้งเป้าหมายที่ง่ายจนเกินไป เพราะอาจทำให้การวัดผลนั้นไร้ประโยชน์

เราจะบรรลุเป้าหมายนี้ได้อย่างไร?
ทรัพยากรเพียงพอต่อการบรรลุผลสำเร็จหรือไม่?

R: Realistic ตั้งเป้าหมายที่เกี่ยวข้อง สมเหตุสมผล

เป้าหมายที่เกี่ยวข้องจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จโดยตรง เป้าหมายหรือ KPI ควรเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์หลักขององค์กรและงานที่ทีมหรือบุคคลต้องทำ อีกทั้งการตั้งเป้าหมายควรคำนึงสภาพความเป็นจริง และความสมเหตุสมผลให้ได้มากที่สุด

เป้าหมายนี้ตรงกับความต้องการขององค์กรหรือไม่
สามารถใช้ได้กับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจและสังคมปัจจุบันหรือไม่?

T: Timely กำหนดช่วงเวลาของเป้าหมาย

ทุกเป้าหมายล้วนต้องมีวันที่บรรลุเป้าหมาย เพื่อให้มีกำหนดเวลาที่ต้องโฟกัสและมีสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จ เป้าหมายหรือ KPI ควรมีกรอบระยะเวลาที่ชัดเจน เพื่อให้สามารถติดตามและประเมินผลได้ การกำหนดเวลาจะช่วยให้มีความรับผิดชอบและการดำเนินการมีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

เราต้องทำอะไรบ้างในเดือนนี้หรือปีนี้?
เป้าหมายนี้ต้องสำเร็จเมื่อไหร่?
KPI นี้มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดเมื่อไหร่?

ข้อควรระวังในการตั้ง KPI

การตั้ง Key Performance Indicators (KPI) เป็นกระบวนที่สำคัญที่มีผลต่อการวัดและบรรลุเป้าหมายขององค์กร ต่อไปนี้คือข้อควรระวังที่ควรพิจารณาในขั้นตอนการตั้ง KPI

ความชัดเจนและเน้นที่เป้าหมาย:

ควรกำหนด KPI ที่มีเป้าหมายชัดเจนและเน้นที่ผลลัพธ์ที่ต้องการบรรลุ การกำหนด KPI ที่ไม่ชัดเจนอาจทำให้ทีมไม่เข้าใจและทำให้การวัดและการประเมินผลมีความผิดพลาด

ไม่ควรมีจำนวน KPI มากเกินไป:

การมีจำนวน KPI มากเกินไปอาจทำให้ทีมหลายคนหลงสับสนและไม่มีการให้ความสำคัญในการปฏิบัติตาม KPI ที่สำคัญที่สุด ควรเลือก KPI ที่เกี่ยวข้องและสำคัญที่สุดต่อธุรกิจ

การตรวจสอบความเป็นไปได้ในการวัด:

ตรวจสอบความเป็นไปได้ในการวัดข้อมูลสำหรับ KPI ที่ตั้งไว้ ควรเรียนรู้ว่าข้อมูลที่ต้องการวัดมีความสามารถในการเข้าถึงและตรวจสอบได้หรือไม่

ความเสี่ยงและตัวชี้วัดที่ไม่ถูกต้อง:

การตั้ง KPI ที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการบรรลุ อาจส่งผลให้ทีมทำงานในทิศทางที่ไม่ถูกต้อง

การประเมินและปรับปรุง:

ไม่ควรละเลยขั้นตอนการประเมิน KPI และการปรับปรุงตามผลการประเมิน การประเมินและปรับปรุงเป็นขั้นตอนสำคัญในการให้ KPI มีประสิทธิภาพ

ความโปร่งใส:

ควรทำให้ KPI และวิธีการวัดเป็นที่เข้าใจและโปร่งใสต่อทุกคนในองค์กร ทุกคนควรรู้ว่า KPI ที่ตั้งไว้มีความสำคัญและทำไมถึงต้องวัด

ตัวอย่าง KPI ของบริษัท

เพิ่มยอดขายของผลิตภัณฑ์ A ที่จำหน่ายในภูมิภาคเหนือ 20% ภายในระยะเวลา 3 เดือน
เพิ่มจำนวนลูกค้าใหม่ 100 ราย ภายในสิ้นปี
ลดอัตราการลาออกของพนักงานลง 10% ภายในสิ้นปี
คะแนนความพึงพอใจของลูกค้ายังคงอยู่สูงกว่า 80% หรือความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มขึ้นเป็น 90-100 เปอร์เซ็นต์ภายในสิ้นปีนี้

สรุปวิธีกำหนด KPI ให้มีประสิทธิภาพ

การตั้ง KPI ตามหลัก SMART จะช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดเป้าหมายหรือตัวชี้วัดที่มีประสิทธิภาพและสามารถบรรลุได้จริง ซึ่งจะส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กรในระยะยาว นอกจากนี้ยังมี OKR ที่เป็นเครื่องมือการวัดผลสำเร็จขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ