การจัดกะและตารางงานพนักงานให้ลงตัวเป็นความท้าทายของหลายองค์กร โดยเฉพาะเมื่อมีพนักงานจำนวนมาก การใช้โปรแกรมจัดตารางงานจึงเป็นตัวช่วยสำคัญสำหรับงาน HR

อ่านบทความที่คุณอาจสนใจเพิ่มเติม:

จัดกะพนักงานอย่างไรให้ลงตัว

การจัดตารางงานหรือ “จัดกะ” ของพนักงานเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้พนักงานในองค์กรสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ แต่ทั้งนี้การจัดกะการทำงานให้แก่พนักงานอย่างมีความเหมาะสมและสอดคล้องกับความต้องการขององค์กรนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อองค์กรมีจำนวนพนักงานมาก และต้องทำการจัดการตารางงานของพนักงานตามเงื่อนไขที่ต่างกัน ซึ่งก็เป็นเรื่องที่ยากพอสมควร ดังนั้น การมีโปรแกรมจัดตารางงานพนักงานที่ดีสักโปรแกรมจึงเป็นตัวช่วยให้ HR สามารถจัดกะให้แก่พนักงานได้อย่างลงตัว

โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานช่วยอะไรได้บ้าง?

โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ฝ่าย HR สามารถวางแผนตารางเวลาการทำงานให้แก่พนักงานได้อย่างรวดเร็วและลงตัว โดยความสามารถเด่นของโปรแกรมจัดตารางงานพนักงานมีดังต่อไปนี้

ตั้งค่ากะการทำงานได้อย่างยืดหยุ่น

โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานสามารถตั้งค่ากะการทำงานได้ตามนโยบายบริษัท โดยสามารถกำหนดกะการทำงานได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นกะเช้า กะบ่าย และกะดึก

จัดตารางกะการทำงานให้พนักงานล่วงหน้าได้อย่างสะดวก

HR สามารถจัดกะการทำงานให้แก่พนักงานล่วงหน้าได้ ทำให้การวางแผนการทำงานมีความชัดเจนและลดปัญหาการขาดแคลนพนักงาน

รองรับการสลับกะการทำงาน

พนักงานสามารถขอสลับกะการทำงานได้ไม่ยุ่งยาก โดยพนักงานสามารถดำเนินการยื่นเอกสารการลาผ่านแอปพลิเคชันของโปรแกรมจัดตารางงานพนักงาน จากนั้นระบบจะทำการส่งคำขอไปยังหัวหน้างานหรือ HR เพื่อพิจารณาและอนุมัติคำขอสลับกะการทำงานให้แก่พนักงาน

รองรับการจัดกะการทำงานแบบให้พนักงานวางแผนเองได้ผ่านมือถือ

โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้พนักงานสามารถวางแผนกะการทำงานของตนเองได้สะดวกยิ่งขึ้น ซึ่งก่อนที่พนักงานจะวางแผนกะของตนเองได้ ฝ่าย HR จะเป็นผู้สร้างแผนการทำงานรอบเดือนที่กำหนดช่วงเวลาหรือข้อกำหนดพื้นฐานเอาไว้ หลังจากที่ HR สร้างแผนรอบเดือนแล้ว พนักงานสามารถเข้าไปเลือกกะของตนเองได้ตามความสะดวกและความเหมาะสมผ่านแอปพลิเคชันมือถือหรือระบบออนไลน์ ช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมในการจัดตารางงานอย่างยืดหยุ่นและตรงกับไลฟ์สไตล์

เมื่อพนักงานวางแผนกะเสร็จเรียบร้อย ระบบจะส่งข้อมูลการจัดกะของพนักงานไปยังฝ่าย HR เพื่อพิจารณาและอนุมัติในขั้นตอนสุดท้าย ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบความเหมาะสมและปรับแก้ได้ตามความจำเป็น

ทำไมธุรกิจควรหันมาใช้โปรแกรมจัดตารางงานพนักงาน

การใช้โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน เพิ่มความสะดวกสบาย และสามารถจัดกะการทำงานให้แก่พนักงานได้อย่างลงตัว ลดการเกิดข้อผิดพลาด และช่วยให้พนักงานทุกคนทราบกะการทำงานของตนเองอย่างชัดเจน ส่งผลให้การทำงานของพนักงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ฝ่าย HR มีเวลาในการดูแลและพัฒนาธุรกิจได้มากขึ้น

ข้อดีของการใช้โปรแกรมจัดตารางงานพนักงาน

1. ประหยัดเวลา

การใช้โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานช่วยให้การจัดการกะเป็นเรื่องง่ายและใช้เวลาน้อยกว่าการจัดการด้วยตนเอง HR สามารถใช้เวลาที่เหลือไปทำงานสำคัญอื่น ๆ ได้มากขึ้น

2. ลดข้อผิดพลาด

โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการจัดกะ เช่น การจัดพนักงานซ้ำซ้อนหรือขาดพนักงาน ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้ราบรื่นยิ่งขึ้น

3. สร้างความพึงพอใจให้พนักงาน

เมื่อพนักงานสามารถตรวจสอบและสลับกะได้ด้วยตนเอง และมีตารางงานที่ชัดเจนยืดหยุ่น พนักงานจะมีความพึงพอใจมากขึ้นและทำงานได้อย่างมีความสุข

สรุปจัดกะพนักงานให้ลงตัว ด้วยโปรแกรมจัดตารางงานพนักงาน

การจัดกะการทำงานให้แก่พนักงานจะไม่ยากอีกต่อไปด้วยโปรแกรมจัดตารางงานพนักงานที่มีฟีเจอร์ครบครัน ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการกะได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดขั้นตอนที่ซับซ้อน เพิ่มความแม่นยำในการจัดกะ ลดการเกิดข้อผิดพลาด และช่วยให้พนักงานทราบกะของตนเองได้อย่างชัดเจน สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีทั้งสำหรับ HR และพนักงาน