เอกสารอะไรบ้าง ที่ HR ต้องจัดทำข้อมูลไว้สำหรับการบริหารจัดการงานต่างๆ มาดูกันในบทความนี้

บทความเกี่ยวกับ HR ที่คุณอาจสนใจ

หน้าที่ HR กับเอกสารที่ต้องทำ

หน้าที่ของสายงาน HR นั้น มีหลายด้าน แต่ละด้านก็การทำงานที่ต้องเชื่อมโยงกันทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นการสรรหา อบรมและพัฒนาบุคลากร การวางแผน หรือการบริหารค่าตอบแทน และหนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบในการปฏิบัติงาน นั่นคือ งานทะเบียน หรือการจัดทำเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อสนับสนุนการบริหารงานและพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กร โดยมีบางส่วนเป็นเอกสารที่ต้องการตลอดเวลาและบางส่วนอาจเป็นเอกสารที่จะต้องทำเมื่อจำเป็น ซึ่งในแต่ละองค์กรอาจมีเอกสารเพิ่มเติมที่เป็นไปตามความต้องการและข้อกำหนดของพนักงานและกฎหมายที่ใช้บังคับ การจัดทำเอกสารเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคลเพื่อให้การทำงานในองค์กรเป็นไปอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

สำหรับใครที่ยังไม่ทราบว่างาน HR คืออะไร และมีหน้าที่อะไรบ้าง สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความนี้ >> HR คืออะไร

เอกสารที่ HR ต้องทำเพื่อการบริหารงานในองค์กร

ข้อมูลที่จะใช้ในการบริหารงาน บริหารคนและบริหารองค์กรนั้น จำเป็นต้องมีการจัดทำและประกาศใช้เพื่อแจ้งให้พนักงานทุกคนทราบอย่างชัดเจนและตรงกัน ซึ่งนั่นก็คือเอกสารที่ HR ต้องทำทั้งหมดนั่นเอง ดังเช่นเอกสารดังต่อไปนี้

การประกาศวันหยุดประจำปีในองค์กร

การประกาศวันหยุดประจำปีในองค์กรเป็นข้อมูลสำคัญที่มีผลต่อความพึงพอใจและความสมดุลในการทำงานของพนักงาน สามารถสร้างบรรยากาศที่ดีในที่ทำงานได้ ซึ่งการวางแผนวันหยุดประจำปีนั้นนอกจากจะต้องอยู่ภายใต้กรอบวันหยุดของกฎหมายแรงงานแล้ว ยังต้องรับฟังความคิดเห็น และความต้องการของพนักงานด้วย เพื่อให้ได้วันหยุดประจำปีที่เหมาะสมกับทั้งองค์กรและพนักงาน เสริมสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่นการวางแผนวันหยุดประจำปีตามกฎหมายดังนี้

วันหยุดประจำปีตามกฎหมายกำหนดคือ 13 วัน/ปี แต่องค์กรสามารถเพิ่มวันหยุดมากกว่าที่กฎหมายกำหนดได้ เช่น 14 วัน/ปี 15 วัน / ปี 16 วัน/ปี หรือ 17 วัน/ปี เป็นต้น

กฎระเบียบในการทำงานตามกฎหมายแรงงาน

กฎระเบียบในการทำงานตามกฎหมายแรงงานก็เป็นข้อมูลสำคัญที่พนักงานทุกคนในองค์กรควรทราบไว้ เพราะเป็นเป็นผลประโยชน์กับพนักงานโดยตรง และเป็นข้อมูลที่สามารถช่วยกำหนดกรอบและข้อกำหนดต่างๆ ในการดำเนินงานขององค์กร ให้สอดคล้องกับกฎหมายแรงงาน อีกทั้งยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จในการบริหารจัดการ และส่งเสริมการสร้างสภาวะการทำงานที่ดีให้กับพนักงานอีกด้วย โดยกฎระเบียบตามกฎหมายแรงงานที่ควรแจ้งให้ทราบ ดังเช่น

วัน – เวลาสำหรับการทำงานปกติ
วันหยุดตามประเพณีประจำปี
วันลา และหลักเกณฑ์สำหรับการลาต่างๆ
วินัยและการลงโทษ
กฎระเบียบ ข้อบังคับและการแต่งกาย
สวัสดิการต่างๆ
โครงการและกิจกรรมประจำปี
ข้อควรทราบอื่นๆ

การประกาศกฎระเบียบต่างๆ ภายในองค์กร

การประกาศกฎระเบียบในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญที่ส่งผลต่อการดำเนินงานและบรรยากาศในที่ทำงาน ดังนั้นควรดำเนินการอย่างรอบคอบและมีการวางแผนให้เป็นไปอย่างเหมาะสม เพื่อให้การประกาศกฎระเบียบเป็นไปอย่างดี และในด้านการวางแผนข้อกำหนด กฎระเบียบต่างๆ ภายในองค์กรนั้นก็เป็นกระบวนการที่สำคัญ เพราะกฎระเบียบนั้นต้องสอดคล้องกับนโยบาย วัฒนธรรมขององค์กร และสร้างความเข้าใจให้พนักงานสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างถูกต้อง ชัดเจน ซึ่งกฎระเบียบข้อบังคับในแต่ละองค์กรจะแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจ หรือแนวทางการบริหารขององค์กรนั้นๆ ด้วย ตัวอย่างกฎระเบียบ ข้อบังคับภายในองค์กรที่ชัดเจน เช่น

การสแกนลายนิ้วมือ/สแกนใบหน้า ขณะเข้า-ออกงานตามเวลาโดยมีกำหนดเกณฑ์ต่างๆ เพื่อใช้ในองค์กร
การลืมบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน ต้องมีเอกสารต่างๆ อ้างอิง
การเดินทางออกนอกสถานที่ ต้องมีใบรับรอง
การใช้รถยนต์ของบริษัท ต้องลงทะเบียนการใช้งาน
การเบิกจ่าย ค่าน้ำมัน อ้างอิงจากเลขไมล์หรือแผนที่
การเบิกจ่ายในองค์กร ยืม-คืน
ข้อกำหนดอื่นๆ

สวัสดิการสำหรับพนักงานในองค์กร

การประกาศสวัสดิการต่างๆ ในองค์กรให้กับพนักงานทราบนั้น เป็นสิ่งสำคัญลำดับต้นๆ เลยก็ว่าได้ เพราะจะทำให้พนักงานเข้าใจและตระหนักถึงสิ่งที่องค์กรให้ และยังเสริมสร้างความพึงพอใจ ส่งเสริมการรักษาพนักงานให้มีความสุขและมีความผูกพันต่อองค์กรได้ ดังนั้นสวัสดิการจึงเป็นแรงจูงใจในการทำงาน และยังเป็นแรงจูงใจที่สำคัญในการตัดสินใจเข้าร่วมงานกับองค์กรได้อย่างมากที่สุดอีกด้วย โดยตัวอย่างสวัสดิการที่ได้รับความนิยมมายาวนานและยังคงเป็นสวัสดิการยอดฮิตในปัจจุบัน ได้แก่

การจัดเลี้ยงสังสรรค์ปีใหม่
ตรวจสุขภาพประจำปี
สัมมนาประจำปี
โบนัสประจำปี
ปรับฐานเงินเดือน
เงินกู้ยืมยามฉุกเฉิน
อาหารว่าง ขนม นม เนยต่างๆ
ของขวัญเยี่ยมไข้
ชุดยูนิฟอร์มพนักงาน

การวางแผนค่าใช้จ่ายต่างๆ ประจำปี

การวางแผนค่าใช้จ่ายประจำปีในองค์กรเป็นกระบวนการที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรมีทรัพยากรเพียงพอในการดำเนินงาน เพื่อการบริหารงานและการตรวจสอบ เพื่อทราบที่มาที่ไปของค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้ เพื่อการควบคุมและการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งเป็นกระบวนการที่ทุกฝ่ายจำเป็นต้องจัดทำขิ้น ต้องมีความรอบคอบและพิจารณาองค์กรในมุมมองรวม จะช่วยให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายและยุทธศาสตร์ที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยตัวอย่างค่าใช้จ่ายในด้านงาน HR ได้แก่

ค่าใช้จ่ายการจัดงานสังสรรค์ปีใหม่
ค่าจัดฝึกอบรมประจำปี
ค่าการตรวจสุขภาพพนักงานประจำปี
ค่าจัดกิจกรรมภายในทั้งปี
ค่าการสรรหาพนักงาน ในสถานที่ต่างๆ รวมถึงออนไลน์
อื่นๆ อีกมากมาย

การฝึกอบรบประจำปี

การจัดทำข้อมูลและวางแผนการจัดฝึกอบรมประจำปี ก็เป็นกระบวนการที่สำคัญในการพัฒนาทักษะและความรู้ของพนักงาน เพื่อพัฒนาศักยภาพของบุคลากร ทั้งในด้านงานทั่วไปและงานเทคนิคต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน ทำให้พนักงานมีความพร้อมในการเรียนรู้และปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงในสภาวะการทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างต่อเนื่อง และยังสามารถสร้างตัวแทนหรือ ทดแทนตำแหน่งงานที่ว่างได้ด้วยเช่นกัน โดยตัวอย่างการฝึกอบรมประจำปี เช่น

หลักสูตรฝึกซ้อมดับเพลิงและอพยพหนีไฟ
หลักสูตรพัฒนาบุคลากรระดับหัวหน้างาน
หลักสูตรทั่วไป อบรมทั้งองค์กร
หลักสูตรอื่นๆ

สรุปเอกสารที่ HR ต้องจัดทำข้อมูลในการบริหารงาน

เอกสารที่ HR ต้องการจัดทำข้อมูลดังที่กล่าวมานั้น นับได้ว่าเป็นข้อมูลที่สำคัญในการบริหารจัดการงานต่างๆ บริหารบุคลากรและบริหารองค์กร ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการสร้างความเข้าใจและความเสถียรภาพในที่ทำงาน ช่วยให้พนักงานทราบถึงค่านิยม และข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามในองค์กร ให้มีความเข้าใจที่ตรงกัน ภายใต้เป้าหมายการทำงานเดียวกัน พร้อมขับเคลื่อนองค์กรไปด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพ