เอกสารอะไรบ้าง ที่ HR ต้องจัดทำข้อมูลไว้สำหรับการบริหารจัดการงานต่างๆ มาดูกันในบทความนี้

บทความเกี่ยวกับ HR ที่คุณอาจสนใจ
HR คืออะไร ทำหน้าที่อะไรบ้าง พร้อมคุณสมบัติ HR ที่ดี
ทำความรู้จักสายงาน HR
HR มีกี่ประเภท แล้วองค์กรคุณเป็น HR ประเภทไหน?


หน้าที่ HR กับเอกสารที่ต้องทำ

	หน้าที่ของสายงาน HR นั้น มีหลายด้าน แต่ละด้านก็การทำงานที่ต้องเชื่อมโยงกันทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นการสรรหา อบรมและพัฒนาบุคลากร การวางแผน หรือการบริหารค่าตอบแทน และหนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบในการปฏิบัติงาน นั่นคือ งานทะเบียน หรือการจัดทำเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อสนับสนุนการบริหารงานและพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กร โดยมีบางส่วนเป็นเอกสารที่ต้องการตลอดเวลาและบางส่วนอาจเป็นเอกสารที่จะต้องทำเมื่อจำเป็น ซึ่งในแต่ละองค์กรอาจมีเอกสารเพิ่มเติมที่เป็นไปตามความต้องการและข้อกำหนดของพนักงานและกฎหมายที่ใช้บังคับ การจัดทำเอกสารเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคลเพื่อให้การทำงานในองค์กรเป็นไปอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
 
	สำหรับใครที่ยังไม่ทราบว่างาน HR คืออะไร และมีหน้าที่อะไรบ้าง สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความนี้ >> HR คืออะไร

เอกสารที่ HR ต้องทำเพื่อการบริหารงานในองค์กร

	ข้อมูลที่จะใช้ในการบริหารงาน บริหารคนและบริหารองค์กรนั้น จำเป็นต้องมีการจัดทำและประกาศใช้เพื่อแจ้งให้พนักงานทุกคนทราบอย่างชัดเจนและตรงกัน ซึ่งนั่นก็คือเอกสารที่ HR ต้องทำทั้งหมดนั่นเอง ดังเช่นเอกสารดังต่อไปนี้
 
การประกาศวันหยุดประจำปีในองค์กร


	การประกาศวันหยุดประจำปีในองค์กรเป็นข้อมูลสำคัญที่มีผลต่อความพึงพอใจและความสมดุลในการทำงานของพนักงาน สามารถสร้างบรรยากาศที่ดีในที่ทำงานได้ ซึ่งการวางแผนวันหยุดประจำปีนั้นนอกจากจะต้องอยู่ภายใต้กรอบวันหยุดของกฎหมายแรงงานแล้ว ยังต้องรับฟังความคิดเห็น และความต้องการของพนักงานด้วย เพื่อให้ได้วันหยุดประจำปีที่เหมาะสมกับทั้งองค์กรและพนักงาน เสริมสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่นการวางแผนวันหยุดประจำปีตามกฎหมายดังนี้

วันหยุดประจำปีตามกฎหมายกำหนดคือ 13 วัน/ปี แต่องค์กรสามารถเพิ่มวันหยุดมากกว่าที่กฎหมายกำหนดได้ เช่น 14 วัน/ปี  15 วัน / ปี 16 วัน/ปี หรือ 17 วัน/ปี เป็นต้น
 
กฎระเบียบในการทำงานตามกฎหมายแรงงาน


	กฎระเบียบในการทำงานตามกฎหมายแรงงานก็เป็นข้อมูลสำคัญที่พนักงานทุกคนในองค์กรควรทราบไว้ เพราะเป็นเป็นผลประโยชน์กับพนักงานโดยตรง และเป็นข้อมูลที่สามารถช่วยกำหนดกรอบและข้อกำหนดต่างๆ ในการดำเนินงานขององค์กร ให้สอดคล้องกับกฎหมายแรงงาน อีกทั้งยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จในการบริหารจัดการ และส่งเสริมการสร้างสภาวะการทำงานที่ดีให้กับพนักงานอีกด้วย โดยกฎระเบียบตามกฎหมายแรงงานที่ควรแจ้งให้ทราบ ดังเช่น

วัน – เวลาสำหรับการทำงานปกติ
วันหยุดตามประเพณีประจำปี
วันลา และหลักเกณฑ์สำหรับการลาต่างๆ
วินัยและการลงโทษ
กฎระเบียบ ข้อบังคับและการแต่งกาย
สวัสดิการต่างๆ 
โครงการและกิจกรรมประจำปี
ข้อควรทราบอื่นๆ
 
การประกาศกฎระเบียบต่างๆ ภายในองค์กร


	การประกาศกฎระเบียบในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญที่ส่งผลต่อการดำเนินงานและบรรยากาศในที่ทำงาน ดังนั้นควรดำเนินการอย่างรอบคอบและมีการวางแผนให้เป็นไปอย่างเหมาะสม เพื่อให้การประกาศกฎระเบียบเป็นไปอย่างดี และในด้านการวางแผนข้อกำหนด กฎระเบียบต่างๆ ภายในองค์กรนั้นก็เป็นกระบวนการที่สำคัญ เพราะกฎระเบียบนั้นต้องสอดคล้องกับนโยบาย วัฒนธรรมขององค์กร และสร้างความเข้าใจให้พนักงานสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างถูกต้อง ชัดเจน ซึ่งกฎระเบียบข้อบังคับในแต่ละองค์กรจะแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจ หรือแนวทางการบริหารขององค์กรนั้นๆ ด้วย  ตัวอย่างกฎระเบียบ ข้อบังคับภายในองค์กรที่ชัดเจน เช่น

การสแกนลายนิ้วมือ/สแกนใบหน้า ขณะเข้า-ออกงานตามเวลาโดยมีกำหนดเกณฑ์ต่างๆ เพื่อใช้ในองค์กร
การลืมบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน ต้องมีเอกสารต่างๆ อ้างอิง
การเดินทางออกนอกสถานที่ ต้องมีใบรับรอง
การใช้รถยนต์ของบริษัท ต้องลงทะเบียนการใช้งาน
การเบิกจ่าย ค่าน้ำมัน อ้างอิงจากเลขไมล์หรือแผนที่
การเบิกจ่ายในองค์กร ยืม-คืน
ข้อกำหนดอื่นๆ
 
สวัสดิการสำหรับพนักงานในองค์กร


	การประกาศสวัสดิการต่างๆ ในองค์กรให้กับพนักงานทราบนั้น เป็นสิ่งสำคัญลำดับต้นๆ เลยก็ว่าได้ เพราะจะทำให้พนักงานเข้าใจและตระหนักถึงสิ่งที่องค์กรให้ และยังเสริมสร้างความพึงพอใจ ส่งเสริมการรักษาพนักงานให้มีความสุขและมีความผูกพันต่อองค์กรได้ ดังนั้นสวัสดิการจึงเป็นแรงจูงใจในการทำงาน และยังเป็นแรงจูงใจที่สำคัญในการตัดสินใจเข้าร่วมงานกับองค์กรได้อย่างมากที่สุดอีกด้วย โดยตัวอย่างสวัสดิการที่ได้รับความนิยมมายาวนานและยังคงเป็นสวัสดิการยอดฮิตในปัจจุบัน ได้แก่
 
การจัดเลี้ยงสังสรรค์ปีใหม่
ตรวจสุขภาพประจำปี
สัมมนาประจำปี
โบนัสประจำปี
ปรับฐานเงินเดือน
เงินกู้ยืมยามฉุกเฉิน
อาหารว่าง ขนม นม เนยต่างๆ
ของขวัญเยี่ยมไข้
ชุดยูนิฟอร์มพนักงาน

 
การวางแผนค่าใช้จ่ายต่างๆ ประจำปี


	การวางแผนค่าใช้จ่ายประจำปีในองค์กรเป็นกระบวนการที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรมีทรัพยากรเพียงพอในการดำเนินงาน เพื่อการบริหารงานและการตรวจสอบ เพื่อทราบที่มาที่ไปของค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้ เพื่อการควบคุมและการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งเป็นกระบวนการที่ทุกฝ่ายจำเป็นต้องจัดทำขิ้น ต้องมีความรอบคอบและพิจารณาองค์กรในมุมมองรวม จะช่วยให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายและยุทธศาสตร์ที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยตัวอย่างค่าใช้จ่ายในด้านงาน HR ได้แก่

ค่าใช้จ่ายการจัดงานสังสรรค์ปีใหม่
ค่าจัดฝึกอบรมประจำปี
ค่าการตรวจสุขภาพพนักงานประจำปี
ค่าจัดกิจกรรมภายในทั้งปี
ค่าการสรรหาพนักงาน ในสถานที่ต่างๆ รวมถึงออนไลน์
อื่นๆ อีกมากมาย
 
การฝึกอบรบประจำปี


	การจัดทำข้อมูลและวางแผนการจัดฝึกอบรมประจำปี ก็เป็นกระบวนการที่สำคัญในการพัฒนาทักษะและความรู้ของพนักงาน เพื่อพัฒนาศักยภาพของบุคลากร ทั้งในด้านงานทั่วไปและงานเทคนิคต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน ทำให้พนักงานมีความพร้อมในการเรียนรู้และปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงในสภาวะการทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างต่อเนื่อง และยังสามารถสร้างตัวแทนหรือ ทดแทนตำแหน่งงานที่ว่างได้ด้วยเช่นกัน โดยตัวอย่างการฝึกอบรมประจำปี เช่น

หลักสูตรฝึกซ้อมดับเพลิงและอพยพหนีไฟ
หลักสูตรพัฒนาบุคลากรระดับหัวหน้างาน
หลักสูตรทั่วไป อบรมทั้งองค์กร
หลักสูตรอื่นๆ

สรุปเอกสารที่ HR ต้องจัดทำข้อมูลในการบริหารงาน

	เอกสารที่ HR ต้องการจัดทำข้อมูลดังที่กล่าวมานั้น นับได้ว่าเป็นข้อมูลที่สำคัญในการบริหารจัดการงานต่างๆ บริหารบุคลากรและบริหารองค์กร ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการสร้างความเข้าใจและความเสถียรภาพในที่ทำงาน ช่วยให้พนักงานทราบถึงค่านิยม และข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามในองค์กร ให้มีความเข้าใจที่ตรงกัน ภายใต้เป้าหมายการทำงานเดียวกัน พร้อมขับเคลื่อนองค์กรไปด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพ