แนวคิดการทำงานแบบ Agile กำลังเป็นที่นิยมในปัจจุบัน แต่หลายคนที่ยังไม่ทราบว่า Agile เป็นอย่างไร มีข้อดีข้อเสียอะไรบ้าง มาทำความรู้จักไปพร้อมๆ กันในบทความนี้

บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :

แนวคิดการทำงานแบบ Agile คืออะไร

การทำงานในยุคปัจจุบันนั้น บอกได้เลยว่าไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะทุกอย่างเปลี่ยนแปลงไปแบบรวดเร็วมาก การทำงานแบบเดิม ๆ อาจไม่ตอบโจทย์ เนื่องจากใช้เวลา และกว่าจะเห็นผลลัพธ์อาจใช้เวลานานพอสมควร หากองค์กรยังคงปรับตัวไม่ทัน อาจกลายเป็นองค์กรที่ล้าหลัง และปิดตัวลงในที่สุด ดังนั้น แนวคิดการทำงานแบบ Agile จึงเป็นอีกหนึ่งแนวคิดที่ช่วยให้องค์กรปรับตัวได้รวดเร็ว ทำงานได้อย่างคล่องแคล่ว ว่องไวมากขึ้น

Agile คือการทำงานที่เน้นความยืดหยุ่น มีความคล่องตัว พร้อมปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานได้ตลอดเวลา เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายด้วยทีมงานที่เหมาะสม จบงานได้ในทีมเดียว ตรงกันข้ามกับการทำงานแบบลำดับขั้นในยุคก่อน โดยมีลักษณะดังนี้

Agile เน้นผลลัพธ์มากกว่าขั้นตอน ด้วยการนำพนักงานจากส่วนงานต่างๆ มารวมกันเป็นทีมเล็กๆ แล้วทำการ Sprint off ออกมา (Cross-functional Team) โดยไม่สนว่าใครอยู่แผนกไหน อยู่ตำแหน่งไหนก็ร่วมทีมกันได้หมด

Agile เน้นการรับผิดชอบเฉพาะโครงการเล็กๆ หรืองานที่กำหนดเป้าหมายระยะสั้นเป็นหลัก เพื่อให้จบงานได้ไวขึ้น ทั้งหมดนั้นก็เพื่อให้องค์กรรับรู้ข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว และแก้ปัญหาได้ทันท่วงที

Agile เน้นการทำงานร่วมกันในแนวราบระหว่างทีม กระจายงานอย่างทั่วถึงมากขึ้น ทำให้สามารถทำงานต่างๆ ได้หลายอย่างในเวลาเดียวกัน ไม่ต้องรอการอนุมัติการสั่งการจากคนที่มีตำแหน่งสูงกว่า โดยลดขั้นตอนการทำงานแบบบัญชาการเป็นขั้นๆ และขั้นตอนการใช้เอกสารอนุมัติลง

Agile ไม่ได้เหมาะสำหรับทุกองค์กร เพราะแต่ละองค์กรจะมีวัฒนธรรมที่แตกต่างกันไป ดังนั้นการจะนำแนวคิด Agile ไปปรับใช้จึงไม่มีรูปแบบสำเร็จตายตัว แต่ละองค์กรจะต้องหาวิธีนำมาปรับใช้งานให้เหมาะสมกับวัฒนธรรมขององค์กรเอง

โดยที่มาของแนวคิด Agile นี้เกิดจากกลุ่มนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ต้องการการทำงานอย่างรวดเร็วและตอบสนองลูกค้าให้ได้มากที่สุด จนกระทั่งในปัจจุบันถูกนำมาปรับใช้กับอย่างแพร่หลายในวงการสตาร์ทอัพ และสุดท้ายก็กระจายไปทั่วโลก ในฐานะแนวคิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพที่สุด

หลักการทำงานของ Agile

มีการทำงานแบบ Cross-functional team

การทำงานแบบ Cross-functional team คือการนำคนที่มาจากหลายสายงาน เข้ามาร่วมทำงานในทีมเดียวกัน ซึ่งจะทำให้ทีมสามารถเข้าใจรายละเอียดงาน และประสานงานได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น

ทีมมีอำนาจในการในการตัดสินใจและกำหนดทิศทาง

การให้อำนาจตัดสินใจที่มากพอกับ Product Owner เพื่อให้การทำงานไม่ต้องผ่านการอนุมัติหลายขั้นตอน จะทำให้การทำงานมีความสะดวกรวดเร็วมากขึ้น

ใช้บุคลากรที่ทำงานเพื่อโครงการนี้โดยเฉพาะ (Dedicated resources)

มีการจัดตั้งบุคคลให้รับผิดชอบส่วนงานโดยเฉพาะ เพื่อจะได้โฟกัสกับ Scope of work ที่ตนเองได้รับเท่านั้น

แบ่งเฟสงานให้เป็นโครงการเล็กๆ กำหนดเป้าหมายที่ใช้ระยะเวลาสั้นๆ

ใช้วิธีการที่เรียกว่า Sprint โดยการส่งมอบโครงการเล็กๆ และประเมินผลให้อยู่ในทิศทางที่ดี แล้วจึงต่อยอดทำเพิ่มไปเรื่อยๆ หากพบข้อผิดพลาดทำให้ต้องมีการเปลี่ยนแปลง ก็สามารถเปลี่ยนแปลงในรอบการทำงานนั้นๆ ให้เหมาะสม

ทุกคนสามารถรับรู้สถานะของโครงการได้อย่างชัดเจน

ทุกคนในทีมจะต้องรับรู้ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการ รวมถึงการรายงานความคืบหน้าของโครงการ เพื่อทำให้เกิดความชัดเจนและการวัดผลได้

เกิดการเรียนรู้อยู่เสมอ

การทำงานเป็นรอบเล็กๆ จะทำให้เรียนรู้ถึงปัญหาข้อผิดพลาดรวมถึงข้อดีจากการทำงานครั้งก่อนได้อย่างรวดเร็ว

การสร้างวัฒนธรรมองค์กรให้เอื้อต่อการทำงานแบบ Agile

จุดประสงค์ที่แท้จริงของ Agile ไม่ใช่การทำงานเพื่อองค์กร แต่เป็นการทำงานเพื่อ “คนในองค์กร” ดังนั้นจึงต้องสร้างวัฒนธรรมในองค์กรเพื่อเอื้อต่อการทำงานแบบ Agile ดังนี้

เคารพในความคิดเห็นของคนอื่น

จากหลักการทำงานที่มีความหลากหลายกันอยู่ในทีมแล้ว การเคารพความคิดเห็นซึ่งกันและกันจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะในทุกๆ ความคิดเห็นที่แตกต่าง จะช่วยให้เราสามารถสร้างผลงานที่มีคุณค่าและตอบโจทย์ผู้ใช้ในวงกว้างได้

เชื่อมั่นกับการทำงานของคนในทีม

ต้องเชื่อมั่นว่าแต่ละคนจะสามารถทำงานของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมุ่งมั่นที่จะทำงานของตัวเองให้สำเร็จ ภายใต้การบริหารจัดการด้วยตัวเองด้วย

กระตุ้นให้เกิดการสื่อสารภายในทีม

ต้องมีการกระตุ้นให้เกิดการสื่อสารภายในทีม เพื่อให้ทีมรับรู้เป้าหมายและทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ทุกคนต้องเข้าใจกระบวนการซึ่งกันและกัน รับรู้ถึงปัญหาและข้อผิดพลาดภายในทีม เพื่อร่วมมือแก้ไขกันได้อย่างรวดเร็ว

สร้างความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

เพื่อให้ทีมมีการแสดงความคิดเห็นและสร้างแนวคิดในการทำงานใหม่ๆ ร่วมกัน จึงต้องอาศัยความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ด้วยการแชร์เรื่องที่ชอบ เรื่องที่อยากจะชื่นชมกัน หรือการแชร์ปัญหาก็ตาม เพื่อกระตุ้นให้เปิดใจและสร้างกำลังใจในการทำงานต่อไป

กระตุ้นให้สมาชิกปรับปรุงและพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ

การได้รับความคิดเห็นไม่ว่าจะจากคนในทีม หรือนอกทีม จะช่วยกระตุ้นให้สมาชิกมีการปรับปรุงตัวอยู่เสมอ และควรเปิดใจให้กว้างเพื่อเรียนรู้ข้อผิดพลาดของตนเองและทีมเสมอ

ข้อดีและข้อเสียของ Agile

หลังจากที่เห็นภาพรวมของการทำงานแบบ Agile กันไปแล้ว ต่อไปเป็นข้อดีและข้อเสียต่างๆ ของ Agile กัน เพื่อประกอบการตัดสินใจขององค์กรว่าจะนำแนวความคิดนี้ไปปรับใช้ดีหรือไม่ และตอบโจทย์กับองค์กรได้แค่ไหน

ข้อดีของการทำงานแบบ Agile

มีความยืดหยุ่นสูง

Agile ที่เน้นการทำงานเป็นกลุ่มเล็กๆ ช่วงสั้นๆ เช่น Sprint ใน Scrum มีการแบ่งงานเป็นส่วนย่อยๆ ไม่เน้นวิธีการ รูปแบบการทำงานจึงสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา ทำให้ทีมสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว

ลดภาระผู้บริหารได้

Agile มีการปรับเปลี่ยนอยู่ตลอดเวลา ตั้งทีมแบบข้ามแผนกได้ ตัดสินใจเองได้ จบโปรเจกต์ได้ภายในทีม ซึ่งถ้าจัดการได้ดีจะสามารถลดภาระผู้บริหารลงได้มาก

ได้ผลลัพธ์รวดเร็ว

เพราะ Agile ลดกระบวนการอนุมัติงาน มีการทำงานเป็นแนวราบ ทำให้ทุกคนมองเห็นปัญหาและเสนอแนวทางการแก้ไขโดยไม่จำเป็นต้องผ่านการอนุมัติแบบซ้ำซ้อน เน้นการส่งมอบงานเป็นระยะสั้นๆ ทำให้สามารถปรับแก้ไขได้รวดเร็ว พัฒนางานให้ตรงกับความต้องการมากขึ้น และสุดท้ายได้ผลลัพธ์ได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

มีการสื่อสารมากขึ้น

เมื่อเน้นการทำงานเป็นทีมเล็กๆ ทำให้สมาชิกในทีมต้องสื่อสารกันบ่อยมากขึ้น แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ส่งเสริมให้เกิดความสามัคคีและมีบรรยากาศการทำงานที่ดี

แสดงศักยภาพได้เต็มที่

เมื่อได้ทำงานกับคนหลากหลายแผนก ทำให้พนักงานได้ฝึกทั้งการปรับตัวและการสื่อสาร รวมถึงได้โอกาสนำศักยภาพ ความสามารถหรือทักษะในด้านอื่นๆ มาปรับใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อทีมได้ จึงเป็นช่วงเวลาที่พนักงานสามารถแสดงศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มที่

มีความโปร่งใสในการทำงาน

ทุกคนในทีมต้องติดตามความคืบหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอ ทำให้ทุกคนทราบถึงสถานะของโครงการและปัญหาที่เกิดขึ้น

ประหยัดทรัพยากร

เมื่อ Agile มีการทำงานแบบมุ่งเน้นผล ไม่เน้นวิธีการ ทำให้สามารถได้ผลลัพธ์ที่มีคุณค่าต่อลูกค้าอย่างรวดเร็ว ไม่เสียเวลาทำในสิ่งที่ไม่จำเป็น จึงสามารถประหยัดทรัพยากรไปได้

ข้อเสียของการทำงานแบบ Agile

ทุกอย่างขึ้นอยู่กับทีม

Agile ประสบความสำเร็จได้ ขึ้นอยู่กับทีมงานล้วนๆ สมาชิกในทีมต้องมีทักษะการสื่อสาร ทำงานร่วมกันเป็นทีมได้ดี มีวินัย รับผิดชอบงานของตัวเองได้เป็นอย่างดี

ลูกค้าต้องมีส่วนร่วม

การทำงานของ Agile นั้นต้องมี Feedback บ่อยครั้งเพื่อการตัดสินใจและการแก้ไข พัฒนาให้ตรงตามความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว จึงจำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือจากลูกค้าด้วยเช่นกัน

ไม่เหมาะกับโครงสร้างองค์กรที่ไม่ยืดหยุ่น

สำหรับองค์กรที่มีโครงสร้างที่ไม่ยืดหยุ่น มีลำดับขั้นชัดเจน จะไม่เหมาะกับการทำงานแบบ Agile เพราะการปรับทีมไปมา อาจทำให้เกิดความวุ่นวาย หรือเป็นจุดอ่อนให้งานเสียหายมากกว่าเดิมได้ เช่น งานราชการ หรืองานที่ขั้นตอนเฉพาะเจาะจง

พนักงานไม่ให้ความร่วมมือ

เพราะ Agile ต้องมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ และพนักงานบางคนอาจไม่สามารถรับมือได้ หากต้องสลับทีมไปมา อาจทำให้เกิดความเครียดมากกว่าเดิม

สรุปแนวคิดการทำงานแบบ Agile

แนวความคิด Agile เป็นอีกหนึ่งทางเลือกขององค์กรในการปรับตัวให้เข้ากับสภาวะโลกที่มีความผันผวน ไม่แน่นอน VUCA World ซึ่งการประยุกต์ใช้งาน Agile นั้นมีทั้งข้อดีและข้อเสียที่องค์กรต้องนำมาพิจารณาให้ดี เลือกสิ่งที่เหมาะสมกับองค์กรให้มากที่สุด เพราะความสำเร็จนั้นมีปัจจัยหรือองค์ประกอบอีกมากมายที่ต้องนำมาพิจารณาเพิ่มเติม แล้วองค์กรจะเติบโตไปตามเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว