“วาระการประชุม” เอกสารประกอบการประชุมที่ฝ่ายเลขานุการต้องรับผิดชอบ มีรูปแบบและแนวทางการเขียนอย่างไรบ้าง HumanSoft มีแบบฟอร์มมาฝาก ดาวน์โหลดฟรีไปใช้งานได้เลย

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม 
แจกฟรี! แบบฟอร์มการเขียนรายงานการประชุม สำหรับมือใหม่
4 Steps เขียนสมัครงานผ่านอีเมลให้ดูเป็นมืออาชีพ และโดนใจ HR
แจกฟรี! "ใบผ่านงาน" และเรื่องที่นายจ้าง ลูกจ้างต้องรู้
Download แบบฟอร์มสัญญาจ้างงาน แจกฟรี! ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ

ความสำคัญของระเบียบวาระการประชุม

ระเบียบวาระการประชุม เป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดประเด็นสำคัญต่าง ๆ สำหรับการนำมาอภิปรายในการประชุมครั้งนั้น ๆ อย่างเป็นลำดับ ซึ่งจะทำให้ผู้ที่เข้าประชุมทราบประเด็นการประชุมล่วงหน้า สามารถตระเตรียมเนื้อหา หัวข้อ คำถาม คำตอบ และข้อมูลสนับสนุนที่มีความเกี่ยวข้องในแต่ละครั้งของการประชุมล่วงหน้า ทำให้การประชุมดำเนินไปตามลำดับขั้นตอน ตลอดจนประธานสามารถจัดสรรเวลาสำหรับการอภิปรายในแต่ละวาระได้อย่างเหมาะสม

รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม
รูปแบบของระเบียบวาระการประชุมอาจมีทั้งรูปแบบที่เป็นทางการ รูปแบบที่ไม่เป็นทางการ และรูปแบบที่หนวยงานกำหนด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละหน่วยงานจะกำหนดใช้ ซึ่งรูปแบบที่หน่วยงานราชการหรือองค์กรเอกชนขนาดใหญ่นิยมใช้โดยทั่วไป คือ รูปแบบที่เป็นทางการ ตามที่สำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แก้ไขเพิ่มเติม พ.ศ. 2548 กำหนด โดยวาระการประชุมจะต้องมี 5 วาระ ดังนี้


- วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
- วาระที่ 2 เรื่องพิจารณารับรองรายงานการประชุม
- วาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
- วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
- วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

แนวทางการเขียนระเบียบวาระการประชุม
แนวทางการเขียนระเบียบวาระการประชุมที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
1. ไม่ควรกำหนดให้มีวาระการประชุมมากเกินไป เพราะจะทำให้สมาชิกเกิดความเหนื่อยล้า การอภิปรายจะได้ผลไม่เต็มที่
2. กำหนดปริมาณเนื้อหาสาระในแต่ละวาระให้เหมาะสมกับเวลา โดยระยะเวลาในการประชุมที่ดีไม่ควรเกิน 2 ชั่วโมง
3. การจัดวาระการประชุมเรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณาควรลำดับความสำคัญของเรื่องตามลำดับก่อนหลัง
4. ควรเขียนระเบียบวาระการประชุมด้วยภาษาทางการที่มีความกระชับรัดกุม
 
ตัวอย่างการเขียนระเบียบวาระการประชุม

 
คลิกเพื่อดาวน์โหลด >> แบบฟอร์มเบียบวาระการประชุม << ได้ที่นี่
 
หมายเหตุ วิธีการ Download นำไปใช้
วิธีที่ 1 ไปที่ File > Download  > เลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ
วิธีที่ 2 ทำการ Copy คัดลอกแบบฟอร์มจากนั้นนำไปวางที่ Microsoft word ของตนเองได้เลย

การส่งระเบียบวาระการประชุม
ระเบียบวาระการประชุมเป็นเสมือนเค้าโครงเนื้อหาสาระสำคัญที่จะกล่าวถึงในการประชุมครั้งนั้น ๆ จึงจำเป็นต้องส่งให้ผู้เข้าประชุมล่วงหน้าพร้อมกับหนังสือนัดประชุม และเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ โดยต้องส่งก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 24 ชั่วโมง สามารถส่งทางโทรสาร สื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือเทคโนโลยีสารสนเทศประเภทอื่น ๆ

สรุป แจกฟรี! แบบฟอร์มระเบียบวาระการประชุม Download ไปใช้งานได้เลย
ในการประชุมแต่ละครั้งจำเป็นต้องมีการเตรียมวาระการประชุมกำหนดขอบเขตประเด็นสำคัญของการประชุมโดยฝ่ายเลขานุการหารือกับประธานการประชุม เพื่อนัดหมายให้ผู้เข้าประชุมทราบประเด็นการประชุมล่วงหน้า ทำให้การประชุมดำเนินไปตามลำดับขั้นตอน และสามารถจัดสรรเวลาสำหรับการอภิปรายได้อย่างเหมาะสม